Spracovanie miezd pomocou QuickBooks 2003

Ak chcete použiť QuickBooks na mzdy, pretože chcete ušetriť peniaze, nebojíte sa trocha papierovania alebo možno chcete extra flexibilitu, ktorá prichádza s tým, že si to urobíte sami, musíte sa zaregistrovať do jednej zo mzdových služieb QuickBooks: Základná mzdová služba alebo Deluxe mzdová služba.

Ak sa chcete prihlásiť do ktorejkoľvek služby, pripravte sa na pripojenie k internetu. Nasleduj tieto kroky:

1. Zvoľte príkaz Zamestnanci –> Nastaviť mzdy.

Alebo vyberte Zamestnanci v zozname Navigátori a potom kliknite na ikonu Nastaviť mzdy.

QuickBooks sa pripojí na internet a zobrazí prvú stránku viacstranového webového formulára, ktorý vám umožní nastaviť buď základnú službu miezd alebo službu miezd Deluxe.

2. Postupujte podľa pokynov na obrazovke.

Ako je to úplne, bezbolestne jednoduché?

Riešenie daní

Ak chcete viesť mzdy správnym spôsobom, potrebujete niekoľko vecí: identifikačné číslo zamestnávateľa, štátne identifikačné číslo zamestnávateľa, ak zrážate štátne dane z príjmu, identifikačné číslo pre daň v nezamestnanosti a niektoré daňové formuláre W-4.

Získanie identifikačného čísla zamestnávateľa

Ak chcete získať identifikačné číslo zamestnávateľa, musíte úradu Internal Revenue Service (IRS) podať formulár SS-4 alebo žiadosť o identifikačné číslo zamestnávateľa, aby ste mohli získať identifikačné číslo zamestnávateľa. Tento formulár môžete získať na IRS alebo zavolaním na IRS a požiadaním o jeden.

O identifikačné číslo zamestnávateľa môžete požiadať a získať ho aj telefonicky. Stále však musíte vyplniť formulár SS-4, aby ste mohli odpovedať na otázky, ktoré vám IRS kladie počas krátkeho procesu telefonickej žiadosti. (Po krátkom telefonickom rozhovore musíte formulár poslať aj poštou alebo faxom IRS.)

Aby zamestnanci urobili svoju časť

Musíte tiež urobiť niečo iné, kým budete vedieť, ako zaobchádzať so všetkými tými daňami – musíte nechať každého z vašich zamestnancov vyplniť formulár W-4, ktorý vám povie, aký stav podania použije a koľko osobných výnimiek má. budem tvrdiť. Hádajte, kde získate prázdne W-4? Od vášho priateľského agenta IRS alebo webovej stránky IRS .

Platiť svojim zamestnancom

Po predplatení služby QuickBooks Payroll Service, nastavení mzdových účtov a získaní identifikačného čísla zamestnávateľa ste pripravení niekomu zaplatiť. Táto sekcia vám vyrazí z hlavy, najmä ak ste mzdy robili manuálne. Vďaka tomuto procesu sa celé vaše rozhodnutie použiť QuickBooks na spracovanie miezd vyplatí. Tu je postup:

1. Spustite proces vyúčtovania miezd výberom položky Zamestnanci –> Platiť zamestnancom.

Alebo vyberte Zamestnanci v zozname Navigátori a kliknite na ikonu Platiť zamestnancov. Zobrazí sa okno Výber zamestnancov na výplatu. Ak v tomto zozname nevidíte meno, ktoré hľadáte, potom ste zamestnanca nikdy nepridali do svojho zoznamu zamestnancov.

2. Zmeňte ľubovoľné nastavenia.

Na zmenu spôsobu, akým QuickBooks robí mzdy, by ste nemali potrebovať žiadne z políčok a tlačidiel okna Select Employees to Pay. Môžete však urobiť niekoľko zmien:

• • Ak sa nechystáte tlačiť šeky – možno ich píšete ručne alebo na uchovávanie kníh používate QuickBooks – ponechajte začiarknuté políčko To Be Printed.

• V rozbaľovacom zozname Bankový účet potvrďte bankový účet, z ktorého sú zamestnanci vyplácaní.

• Zvyčajne chcete pre každý prípad ponechať vybratú možnosť Zadať hodiny a skontrolovať náhľad pred vytvorením. Keď je vybratá táto možnosť, QuickBooks zobrazí súhrnný náhľad pre každú výplatu, ktorú vytvoríte. Ak vyberiete druhú možnosť, Vytvoriť šek bez ukážky s použitím nižšieho a posledného množstva, QuickBooks vám nedovolí najskôr skontrolovať svoju prácu – QuickBooks len vytvorí šeky.

• Vhodne nastavte dátum kontroly a dátum ukončenia výplatného obdobia.

3. Vyberte zamestnancov, ktorých platíte, a kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

Ak platíte všetkým uvedeným zamestnancom, stačí kliknúť na tlačidlo Označiť všetkých na pravej strane obrazovky Výber zamestnancov na výplatu. Ak potrebujete označiť zamestnancov jednotlivo, stačí kliknúť vedľa každého v ľavom stĺpci — stĺpec so zaškrtnutím v záhlaví. Potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť, aby aplikácia QuickBooks vytvorila „návrhové“ verzie každého mzdového šeku, ktorý potrebujete pre zamestnancov. QuickBooks ďalej zobrazí okno Náhľad výplaty, ak ste v kroku 2 uviedli, že chcete zobraziť ukážku výplatných šekov. V okne sa tiež zobrazuje daň zo mzdy a sumy zrážok, ktoré za vás vypočítal QuickBooks.

4. Podľa potreby vyplňte mzdové údaje.

V poli Zárobky vyplňte počet hodín, ktoré osoba odpracovala, a v prípade potreby tieto hodiny aplikujte na zákazníka alebo zákazku. Do poľa Iné mzdové položky zadajte provízie, príplatky (napríklad sprepitné, bonusy a náhrady výdavkov), zrážky (napríklad odborové príspevky a príspevky 401(k)) a príspevky spoločnosti (napríklad poistné plnenie alebo 401(k) zodpovedajúce sumy). V prípade potreby môžete tiež zmeniť mzdovú položku alebo sadzbu alebo pridať ďalšiu mzdovú položku.

Sleduj. QuickBooks vypočítava dane spoločnosti a zamestnancov a výšku čistého šeku. Ak sú niektoré informácie nepresné, jednoducho kliknite na sumu a zmeňte ju, či už ju vymažete alebo ju nahradíte správnymi informáciami.

Môžete si tiež všimnúť, že QuickBooks uchováva súčty pre aktuálnu kontrolu aj za rok k dnešnému dňu.

5. Kliknutím na tlačidlo Vytvoriť zaznamenáte výplatnú transakciu.

Po skontrolovaní výplat všetkých zamestnancov sa aplikácia QuickBooks vráti do dialógového okna Výber zamestnancov na výplatu.

6. Vytlačte šeky.

Šeky môžete vytlačiť z okna Výber zamestnancov na výplatu kliknutím na tlačidlo Tlač výplatných šekov. QuickBooks tlačí výplatné pásky rovnako ako bežné šeky.