Sledujte debetné, bankomatové a zákaznícke kreditné karty v QuickBooks 2019

Debetné a bankomatové karty, keď sa k tomu dostanete priamo, nie sú vôbec kreditnými kartami. Používanie debetnej karty alebo bankomatovej karty sa viac podobá na vypísanie šeku ako čokoľvek iné. Namiesto výberu peňazí vypísaním šeku však peniaze vyberiete pomocou debetnej karty.

Hoci transakcia debetnou kartou niekedy vyzerá (aspoň pre vašich priateľov a obchodníkov, u ktorých nakupujete) ako transakcia kreditnou kartou, mali by ste s transakciou debetnou kartou zaobchádzať ako so šekom. V skratke, čo musíte urobiť:

• Keď niečo účtujete na debetnú kartu, zaznamenajte transakciu rovnako ako pri bežnej kontrole. Možno budete chcieť zadať číslo transakcie ako kontrolné číslo alebo do riadku Poznámka, aby ste mohli transakciu sledovať.
• Keď vyberáte hotovosť debetnou kartou, zaznamenajte transakciu ako bežný výber (alebo prevod na hotovostný účet), ako keby ste išli do banky s výberovým lístkom.
• Keď uskutočníte vklad prostredníctvom bankomatu pomocou debetnej karty, zaznamenajte transakciu rovnako ako bežný vklad.

A čo zákaznícke kreditné karty?

Ak to ešte neviete, hoci vám vaši zákazníci pravdepodobne radi platia kreditnými kartami, zákaznícke kreditné karty vám spôsobujú bolesť hlavy. Dôvodom je, že vaša obchodná banka alebo spracovateľ kreditnej karty zhromažďuje poplatky za kreditnú kartu zákazníka a potom – možno denne alebo možno každých pár dní – vloží na váš bankový účet veľký balík peňazí. Hotovosť predstavuje súčet nedávnych poplatkov za kreditnú kartu mínus poplatok.

To všetko znie dosť neškodne, ale tu je príklad toho, ako to funguje. Zákazníci A, B a C prídu v pondelok a minú 5 USD, 10 USD a 15 USD. Potom v utorok prídu zákazníci D, E a F a minú 10 USD, 50 USD a 30 USD. V stredu nič nepredáte niekomu, kto používa kreditnú kartu, ale na svojom bankovom účte vidíte vklad 105 USD od spoločnosti vydávajúcej kreditné karty.

Problém je v tom, že sa pozeráte na transakcie kreditnou kartou za posledné dva dni a viete, že ich celková suma je 120 USD, pretože to je celková suma, ktorú ste predali zákazníkom A, B, C, D, E a F. Čo je teda so 105 dolármi? Je chýbajúcich 15 USD servisný poplatok? Oh, nie, počkaj. Možno, že zákazník A zavolal svojej spoločnosti, ktorá vydala kreditnú kartu, a zablokoval prvý poplatok vo výške 5 USD. Alebo to možno bol zákazník B?

Ak akceptujete kreditnú kartu, viete, ako to funguje, však? Je to kráľovská bolesť hlavy.

Myslím, že pravdepodobne máte dva rozumné prístupy, ako sa vysporiadať s týmto šialenstvom:

• Spôsob dobrého účtovníka: Platby zákazníckou kreditnou kartou môžete zaznamenávať obvyklým spôsobom – spôsobom, ktorý QuickBooks očakáva. The Good Accountant's Way produkuje pekné a presné záznamy, no za cenu enormných starostí s vedením účtovníctva. Máte záujem o viac informácií? skvelé! Pomocou príkazu QuickBooks Help môžete vyhľadať online pomocníka QuickBooks pre tému zaznamenávania platby kreditnou kartou.
• Spôsob zlého účtovníka: Môžete len zaznamenať transakcie potvrdenia o predaji, keď spoločnosť vydávajúca kreditné karty vloží čisté sumy poplatkov na váš bankový účet. Inými slovami, namiesto zaznamenávania jednotlivých transakcií pre zákazníkov A, B, C, D, E a F pri predaji môžete zaznamenať transakciu v hodnote 105 USD, keď spoločnosť vydávajúca kreditné karty vloží 105 USD na váš bankový účet. Ak poznáte servisný poplatok spoločnosti vydávajúcej kreditnú kartu, môžete ho zaznamenať aj pomocou zápisu do denníka. (Pravdepodobne budete chcieť požiadať o pomoc svojho účtovníka.)

Mal by som ti povedať niečo iné. Cesta zlého účtovníka pravdepodobne nie je opodstatnená, pokiaľ sa nenachádzate vo veľkom objeme – napríklad v maloobchode – a keď nepoužívate systém pravidelných zásob alebo keď nepredávate zásoby. Ak máte len niekoľko transakcií kreditnou kartou – povedzme jednu každých pár dní – alebo ak sa pokúšate použiť systém permanentných zásob, mali by ste použiť spôsob dobrého účtovníka.