Sledovanie platieb zákazníkov v QuickBooks 2003

Ak vám vaši zákazníci neplatia vždy vopred za svoje nákupy, musíte zaznamenať iný typ platieb – tie, ktoré zákazníci uskutočňujú, aby zaplatili alebo zaplatili to, čo ste im vyfakturovali. Pre evidenciu platieb je samozrejme potrebné najskôr evidovať faktúry pre odberateľa. Ak vydávate dobropisy, ktoré môžu zákazníci použiť na zníženie dlžných súm, musíte tiež najprv zaznamenať dobropisy pre zákazníka. Zvyšok je jednoduchý.

Ak chcete získať prístup k množstvu informácií o zákazníkoch na jednej stránke, vyberte položku Zákazníci –> Zákaznícke centrum. Zobrazí sa zákaznícke centrum so zoznamom nevyrovnaných zostatkov, nevyfakturovaného času a nákladov a zákazníkov podľa ziskovosti.

Ak chcete zobraziť okno Prijímať platby, jednoducho vyberte Zákazníci –> Prijímať platby. Alebo vyberte Zákazníci zo zoznamu Navigátori a potom kliknite na ikonu Prijímať platby. Potom opíšte platbu odberateľa a zaplatené faktúry. Ak chcete získať krvavé podrobnosti, prečítajte si nasledujúce kroky:

1. Vyberte položku Zákazníci –> Prijímať platby.

Zobrazí sa okno Prijať platby.

2. Identifikujte zákazníka a v prípade potreby aj prácu.

Aktivujte rozbaľovací zoznam Zákazník:Úloha a kliknutím naň vyberte zákazníka alebo úlohu. QuickBooks uvádza zoznam otvorených alebo nezaplatených faktúr pre zákazníka vo veľkom zozname Neuhradené faktúry/Výpis Poplatky v spodnej časti okna.

3. Uveďte dátum platby.

Stlačením klávesu Tab presuňte kurzor do textového poľa Dátum a zadajte správny dátum vo formáte MM/DD/RR.

4. Zadajte sumu platby.

Presuňte kurzor na riadok Čiastka a zadajte čiastku platby zákazníka.

5. (Voliteľné) Zadajte spôsob platby.

Aktivujte Pmt. Rozbaľovací zoznam Spôsob a vyberte spôsob platby.

6. (Voliteľné) Uveďte číslo šeku.

Presuňte kurzor na riadok Ref./Check No. Potom zadáte číslo šeku zo šeku zákazníka. Potrebujete dokončiť tento krok? Nie. Táto informácia však môže byť užitočná, ak vy alebo zákazník budete mať neskôr otázky o tom, aké šeky zaplatili za aké faktúry.

7. (Voliteľné) Pridajte popis poznámky.

Použite popis Memo na uloženie niektorých informácií, ktoré vám nejakým spôsobom pomôžu. Všimnite si, že toto pole sa vytlačí vo vyhlásení zákazníka.

8. Rozhodnite sa, ako chcete naložiť s platbou.

Tlačidlá volieb v ľavom dolnom rohu okna by mali vyzerať trochu povedome, pretože sa zobrazujú aj v okne Zadať potvrdenky o predaji. Tieto možnosti vám umožňujú určiť, či chcete platbu zoskupiť s inými nevloženými prostriedkami alebo ju vložiť priamo na účet.

9. Ak má zákazník nejaké nevyrovnané kredity, rozhodnite sa, či ich uplatní pri tejto platbe.

QuickBooks sčítava sumy akýchkoľvek existujúcich kreditov zákazníka. Môže ísť o čokoľvek od preplatku na predchádzajúcej faktúre až po vrátený kredit alebo čokoľvek iné.

Ak chcete použiť dobropis na konkrétnu otvorenú faktúru, vyberte faktúru a potom kliknite na tlačidlo Nastaviť dobropisy. Keď QuickBooks zobrazí kartu Kredity v dialógovom okne Zľava a Kredity, kliknite na dobropis, ktorý chcete použiť.

10. Identifikujte, ktoré otvorené faktúry zákazník platí.

Pokiaľ máte vybratú predvoľbu Automaticky použiť platby, QuickBooks automaticky použije platbu na otvorené faktúry, počnúc najstaršou otvorenou faktúrou. Túto aplikáciu môžete zmeniť zadaním čiastok do stĺpca Platba. Jednoducho kliknite na sumu platby otvorenej faktúry a zadajte správnu sumu.

Ak chcete, časť platby môžete ponechať neuplatnenú. Kliknutím na tlačidlo Vytlačiť dobropis môžete vytvoriť aj dobropis pre neuplatnenú časť zákazníckej platby.

Ak chcete platbu odberateľa aplikovať na najstaršie otvorené faktúry, kliknite na tlačidlo Automaticky použiť. Ak chcete zrušiť použitie platieb, ktoré ste už použili na otvorené faktúry, kliknite na tlačidlo Vymazať výber. Vymazať výber a Automaticky použiť sú rovnaké tlačidlá. QuickBooks zmení názov tlačidla v závislosti od toho, či ste už použili platby.

11. V prípade potreby upravte zľavy za skorú platbu.

Ak ponúkate platobné podmienky, ktoré zahŕňajú zľavu za skorú platbu, QuickBooks zníži pôvodnú sumu otvorenej faktúry (zobrazenú v stĺpci Pôvodná suma) o zľavu za skorú platbu, ktorú určíte, aby sa vypočítala upravená splatná suma (zobrazená v stĺpci Suma splatná ).

Ak chcete zadať zľavu, vyberte otvorenú faktúru so zľavou za predčasné zaplatenie, ktorú chcete zmeniť. Potom kliknite na tlačidlo Informácie o zľave. S malým alebo žiadnym zaváhaním sa zobrazí karta Zľava v dialógovom okne Zľava a kredity. Do textového poľa Výška zľavy zadajte sumu zľavy v dolároch. Potom zadajte výdavkový účet, ktorý chcete použiť na sledovanie zliav za predčasné platby, aktiváciou rozbaľovacieho zoznamu Účet zliav a výberom jedného z účtov. (Výdavky na úroky je pravdepodobne dobrý účet, pokiaľ si nechcete založiť špeciálny výdavkový účet so skorými zľavami nazývaný niečo ako Výdavky na zľavu alebo Poskytnuté zľavy. Koniec koncov, zľavy za predčasné platby predstavujú úrok.)

Po dokončení sa kliknutím na tlačidlo OK vráťte do okna Prijímať platby.

12. Zaznamenajte si informácie o platbe zákazníka.

Keď identifikujete, ktoré faktúry zákazník platí – neuplatnená suma by sa mala pravdepodobne zobrazovať ako nula – ste pripravení zaznamenať informácie o platbe zákazníka. Môžete tak urobiť kliknutím na Uložiť a nový alebo Uložiť a zavrieť. QuickBooks uloží platbu zákazníka zobrazenú na obrazovke. Ak kliknete na Save & New, QuickBooks potom zobrazí prázdne okno Receive Payments, aby ste mohli zadať ďalšiu platbu.

Kliknutím na tlačidlo Predchádzajúce sa môžete vrátiť k platbám zákazníkov, ktoré ste zaznamenali skôr.