QuickBooks Pro a Premier v prostredí pre viacerých používateľov

Nie ste obmedzení na používanie iba jedného hesla na riadenie prístupu k vášmu dátovému súboru QuickBooks. Ak chcete v QuickBooks Pro a QuickBooks Premier nastaviť ďalších používateľov, postupujte takto:

1Vyberte príkaz Spoločnosť→Nastaviť používateľov a heslá→Nastaviť používateľov.

QuickBooks zobrazí dialógové okno User List, ktoré identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup do QuickBooks a ktorí sú momentálne prihlásení do systému.

2 Povedzte spoločnosti QuickBooks, že chcete pridať používateľa, kliknutím na tlačidlo Pridať používateľa.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu.

3Identifikujte používateľa a zadajte heslo.

Každému používateľovi, pre ktorého nastavujete heslo, dajte používateľské meno zadaním krátkeho mena – možno krstného mena používateľa – do poľa Používateľské meno. Po identifikácii používateľa zadáte heslo používateľa do textového poľa Heslo aj do textového poľa Potvrdiť heslo.

4 Pokračujte kliknutím na Ďalej a potom označte, či chcete obmedziť prístup pre nového používateľa.

Keď QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Set Up User Password and Access, uveďte, či chcete obmedziť prístup a práva pre používateľa. Ak chcete obmedziť prístup a práva (práva sú jednoducho veci, ktoré môže používateľ urobiť), vyberte prepínač Selected Areas of QuickBooks.

Ak chcete, aby používateľ mohol robiť čokoľvek, vyberte prepínač Všetky oblasti aplikácie QuickBooks. Ak uvediete, že nový používateľ by mal mať prístup ku všetkým oblastiam aplikácie QuickBooks, nastavenie hesla používateľa je hotové. Zostávajúce kroky môžete preskočiť.

5 Kliknite na Ďalej a pokračujte a popíšte prístup k informáciám a úlohám o predaji a pohľadávkach.

Po dokončení kroku 4 zobrazí QuickBooks tretie dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu. Toto je prvé zo série dialógových okien, ktoré vás prevedú rozhovorom a budú sa pýtať podrobné otázky o tom, aký druh prístupu by mal mať každý používateľ ku konkrétnej oblasti.

Napríklad, pokiaľ ide o predajnú aktivitu, QuickBooks sa pýta na prístup k transakciám (ako sú faktúry, dobropisy a informácie o pohľadávkach). Výberom prepínača Žiadny prístup môžete určiť, že používateľ by nemal mať žiadny prístup.

Výberom prepínača Úplný prístup môžete určiť, že používateľ by mal mať úplný prístup. Ak by mal mať používateľ čiastočný prístup, vyberte prepínač Selektívny prístup a potom vyberte jedno z pomocných tlačidiel Selektívny prístup: Len vytvárať transakcie, Vytvárať a tlačiť transakcie alebo Vytvárať transakcie a vytvárať zostavy.

6Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom popíšte nákupy a splatné práva.

Po dokončení kroku 5 kliknutím na tlačidlo Ďalej zobrazí aplikácia QuickBooks štvrté dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu, ktoré vám umožňuje určiť, aký prístup má tento nový používateľ k oblastiam nákupov a účtov. Môžete vybrať prepínač Žiadny prístup. Môžete vybrať prepínač Úplný prístup.

Alebo si môžete vybrať strednú cestu výberom prepínača Selektívny prístup a jedného z pomocných tlačidiel Selektívny prístup. Pre oblasť predaja a pohľadávok platia rovnaké pravidlá nastavenia práv a prístupu, aké platia pre oblasť nákupov a záväzkov.

7 Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom popíšte zostávajúce používateľské práva a prístup.

Keď kliknete na tlačidlo Ďalej zobrazené v spodnej časti každej verzie dialógového okna Nastaviť heslo používateľa a prístup, aplikácia QuickBooks zobrazí niekoľko ďalších verzií dialógového okna, ktoré používa na vyžiadanie používateľských práv a prístupu.

Napríklad, keď opíšete, aké práva sú vhodné pre používateľa v oblasti nákupov a platieb, QuickBooks sa opýta na oblasť kontroly a kreditnej karty. Potom sa spýta na oblasť inventára. Ďalej sa pýta na mzdy. Potom sa pýta na všeobecné, citlivé účtovné činnosti. Nakoniec sa QuickBooks pýta na prístup k možnostiam finančného výkazníctva.

8Uveďte, či môže používateľ meniť alebo mazať transakcie.

Potom, čo ste prešli zhruba pol tuctom verzií dialógových okien Nastaviť heslo používateľa a prístup, ktoré sa pýtajú na konkrétne oblasti účtovníctva, QuickBooks zobrazí stránku Zmena alebo vymazanie transakcií v dialógovom okne Nastaviť heslo používateľa a prístup.

Stránka Zmena alebo vymazanie transakcií vám umožňuje uviesť, že používateľ môže alebo nemôže zmeniť transakcie zaznamenané pred dátumom uzávierky. Vo všeobecnosti chcete obmedziť možnosti používateľa meniť alebo odstraňovať transakcie.

9 Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom skontrolujte svoje rozhodnutia o právach.

Keď kliknete na Ďalej, QuickBooks zobrazí konečnú verziu dialógového okna Nastaviť heslo používateľa a prístup, ktoré identifikuje používateľské práva, ktoré ste pridelili alebo povolili. Toto dialógové okno môžete použiť na kontrolu práv, ktoré niekto má.

Ak zistíte, že ste nesprávne pridelili práva, kliknite na tlačidlo Späť a presuňte sa späť cez dialógové okná k tomu, kde ste urobili chybu. Zmeňte priradenie práv a kliknutím na tlačidlo Ďalej sa vráťte do posledného okna dialógového okna Nastaviť heslo používateľa a prístup.

10Keď skončíte s kontrolou používateľských práv a prístupu, kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Od tohto momentu bude nový používateľ môcť používať QuickBooks; jeho práva sú však obmedzené na to, čo ste uviedli.