QuickBooks: 8 finančných tipov pre majiteľov firiem

Majitelia podnikov by mali zohrávať aktívnu úlohu vo finančnej stránke podniku, aby zabránili akýmkoľvek pokusom o spreneveru alebo falšovanie. Skontrolujte svoje finančné výkazy QuickBooks, pozorne sledujte, kam idú peniaze, a zistite, kto s financiami nakladá. Udržujte svoje podnikanie v bezpečí a v dobrom poriadku dodržiavaním týchto ôsmich finančných tipov.

Podpíšte všetky svoje šeky

Toto nie je útok proti účtovníkom. V malom podniku však ľudia (najmä účtovníci s plným nasadením) majú možnosť vás ľahko oklamať. Tým, že si všetky šeky podpíšete sami, budete držať palce, aby váš hotovostný tok zostal. Áno, táto prax môže byť nepríjemná – musíte sa prehrabávať papierovaním zakaždým, keď podpisujete kopu šekov – ale pamätajte na alternatívu.

Mimochodom, ak ste v partnerstve, mali by ste mať aspoň pár partnerov, ktorí by mali podpísať šeky – alebo aspoň veľké šeky.

Nepodpisujte šek nesprávnym spôsobom

Ak podpisujete veľa šekov, môžete byť v pokušení použiť rýchly a zúrivý (nevyhnutne nečitateľný) podpis. Hoci načmáranie vášho mena nečitateľne dáva veľký zmysel, keď podpisujete bejzbalové lopty, nerobte to, keď podpisujete šeky. Jasný podpis, najmä ten so zmyslom pre osobný štýl, je charakteristický. Vlnovka s krížikom a pár bodkami sa ľahko falšuje.

Skontrolujte zrušené šeky skôr, ako to urobí váš účtovník

Uistite sa, že ste si skontrolovali svoje zrušené šeky (obrázok šeku, ktorý sa zobrazuje na vašom bankovom výpise) skôr, ako ktokoľvek iný uvidí mesačný bankový výpis.

Táto informácia určite nie je o ponižovaní účtovníkov. Majiteľ firmy však môže zistiť, či niekto falšuje podpisy na šekoch, len tak, že ako prvý otvorí bankový výpis a skontroluje každý z podpisov na zrušených šekoch.

Ak nekontrolujete šeky, bezohľadní zamestnanci – najmä účtovníci, ktorí môžu aktualizovať záznamy o bankových účtoch – môžu beztrestne sfalšovať váš podpis. A nechytia sa, ak nikdy neprečerpajú účet.

Nechcete dodržiavať tieto postupy? Potom budete pravdepodobne jesť straty vy, nie banka.

Vyberte si účtovníka, ktorý sa vyzná v počítačoch a mzdových postupoch

Nebojte sa, pri najímaní účtovníka nemusíte žiadať o previerku FBI. V skutočnosti, ak používate QuickBooks, nemusíte najímať ľudí, ktorí sú oboznámení s účtovnými systémami pre malé podniky. Stačí nájsť ľudí, ktorí vedia viesť šekovú knižku a pracovať s počítačom. Nemali by mať problém pochopiť QuickBooks.

Samozrejme, že nechcete niekoho, kto práve spadol z auta s repkou. Ale aj keď si najmete niekoho, kto jazdil do mesta na jednom, nebudete mať veľké problémy s tým, ako túto osobu zoznámiť s QuickBooks.

Účtovník, ktorý vie podvojné účtovníctvo, je super nápomocný. Ale aby som bol spravodlivý, takéto znalosti pravdepodobne nie sú nevyhnutné. Ale pamätajte: Keď prijímate do zamestnania, nájdite niekoho, kto vie, ako robiť mzdovú agendu – a nielen federálnu daň z miezd, ale aj štátnu daňovú opicu.

Pravidelne kontrolujte svoje finančné výkazy

Pravidelne vytvárajte a kontrolujte výkaz ziskov a strát, ktorý QuickBooks bez námahy vytvára. Zvyknite si prezerať si súvahu so zoznamami aktív a pasív. Preskúmajte a nájdite ďalšiu alebo dve správy, ktoré vám poskytnú užitočné informácie o rytmoch a rýmoch vášho podnikania. (Mimochodom, akékoľvek chyby, ktoré urobíte, sa vo vašej súvahe pravdepodobne zobrazia ako hlúpe čísla.)

Pravdepodobne si môžete udržať celkom pevnú kontrolu nad operáciou tak, že sa pozriete na dve alebo tri ľahko pochopiteľné správy. A pravidelným prezeraním týchto finančných výkazov – povedzme raz alebo dvakrát týždenne – premeníte svoj účtovný systém na nástroj užitočný na odhaľovanie lákavých príležitostí a na vyhýbanie sa nebezpečným pasciam.

Tu je spôsob, ako riadiť svoje podnikanie, keď si pozriete tri prehľady QuickBooks:

• Výkaz ziskov a strát, ktorý porovnáva medziročné čísla za aktuálny a predchádzajúci rok (takže môžete vidieť, ako sa vám darí v aktuálnom roku v porovnaní s predchádzajúcim rokom)

• Súhrnné starnutie pohľadávok (takže môžete vidieť, ktorí klienti a zákazníci sú po splatnosti)

• Súvaha (takže môžete sledovať svoju hotovosť a prevádzkový kapitál a odhaliť akékoľvek vtipné veci).

Vyberte si vhodný účtovný systém

Keď používate QuickBooks, používate buď účtovníctvo na báze hotovosti, alebo účtovníctvo na základe časového rozlíšenia. Účtovanie na hotovostnom základe je v poriadku, keď peňažný tok podniku odzrkadľuje jeho tržby a jeho odtok hotovosti odzrkadľuje jeho výdavky. Táto situácia však v mnohých podnikoch neplatí. Napríklad zmluvný staviteľ rodinných domov môže dostať hotovosť (prostredníctvom pôžičky od bánk), ale nemusí zarobiť žiadne peniaze. Alternatívne môže majiteľ záložne, ktorý požičiava peniaze s 22-percentným úrokom, zarobiť kopy peňazí, aj keď sa z podniku denne valia peniaze.

Vo všeobecnosti platí, že keď nakupujete a predávate zásoby, účtovníctvo na základe časového rozlíšenia funguje lepšie ako účtovníctvo na základe hotovosti. Účtovníctvo na báze hotovosti však zvyčajne odkladá dane z príjmu.

Ak QuickBooks pre vašu firmu nefunguje . . .

QuickBooks je skvelý účtovný program pre malé podniky. Ak sa vám však zdá, že QuickBooks nevyhovuje vašim potrebám – ak napríklad potrebujete program, ktorý funguje lepšie pre výrobcu alebo ktorý obsahuje nejakú špeciálnu odvetvovú funkciu – možno budete chcieť jeden z komplikovanejších (ale aj výkonnejších ) účtovné balíky pre malé podniky.

Skôr než prejdete z QuickBooks Simple Start alebo QuickBooks Pro, nezabudnite si pozrieť verziu Enterprise Solutions QuickBooks, ktorá stojí viac, ale funguje aj pre väčšie podniky. Enterprise verzia QuickBooks vyzerá a funguje takmer identicky ako „bežné“ verzie. Ak poznáte QuickBooks Pro, už poznáte (alebo väčšinou poznáte) QuickBooks Enterprise.

Ak Enterprise verzia QuickBooks nefunguje, možno budete chcieť hovoriť so svojím účtovníkom o balíkoch špecifických pre dané odvetvie. (Napríklad, ak ste komerčná tlačiareň, niektorí predajcovia možno vyvinuli špeciálny účtovný balík len pre komerčné tlačiarne.)

Udržujte veci jednoduché

Pri spravovaní finančných záležitostí pre malé podniky majte veci čo najjednoduchšie. V skutočnosti majte svoje obchodné záležitosti dostatočne jednoduché, aby ste mohli ľahko zistiť, či zarábate peniaze a či je podnikanie zdravé.

Táto rada o jednoduchosti môže znieť čudne, ale niekedy veľmi bystrí ľudia dokážu pre svoje podnikanie vybudovať obludne zložité finančné štruktúry, vrátane komplikovaných lízingových dohôd, labyrintových partnerských a podnikových štruktúr a sofistikovaných dohôd o zdieľaní zisku a nákladov s inými podnikmi. Tieto super-sofistikované finančné opatrenia neprinášajú zisk, keď zvážite všetky náklady. A čo viac, takéto zložité opatrenia sa takmer vždy zmenia na bolesti hlavy s riadením a vedením záznamov.