QuickBooks: 4 spôsoby, ako udržať poriadok vo finančných záznamoch

Spoľahlivosť a užitočnosť vašich údajov QuickBooks 2014 do značnej miery závisí od toho, ako úhľadne a prehľadne vediete svoje finančné záznamy. Zvážte použitie nasledujúcich štyroch techník, ktoré vám alebo vašim zamestnancom pomôžu urobiť v tom lepšiu prácu.

Technika č. 1: Pravidelne zosúlaďujte svoje bankové účty QuickBooks

Keď si nájdete čas na zosúladenie bankového účtu, nielenže zlepšíte presnosť záznamov o svojom bankovom účte (vrátane zostatkov na účte); ale nepriamo kontrolujete aj kopu iných transakcií vrátane všetkých príjmov, ktoré tečú na konkrétny bankový účet. A skontrolujete výdavky zaplatené z konkrétneho účtu.

Takže zhrnutie: Pravidelne si vyrovnávajte svoje bankové účty.

Technika č. 2: Aktualizujte zostatky na úverovom účte

Ak ste si požičali peniaze od banky, mali by ste si ešte raz skontrolovať zostatok na účte. A zostatok na účte by ste mali aktualizovať, ak sa nezhoduje s koncoročnými záznamami veriteľa.

Zostatky úverových účtov sa zvyčajne časom „pokazia“, pretože rozdelenie platieb na ich istinu a úrokovú zložku je mierne posunuté. Táto chyba sa začne časom pridávať.

Zostatky na pôžičkách môžete často opraviť pridaním zápisu do denníka, ktorý „opraví“ chybný zostatok na účte a potom hodí požadovanú debetnú alebo kreditnú kompenzáciu do kategórie úrokových nákladov z pôžičky.

Technika č. 3: Skontrolujte sirotské platby

Ľudia považujú za prekvapivo jednoduché zadávať platby zákazníkom, ale potom ich nikdy nepripíšu na faktúru. Keď dôjde k tejto chybe opomenutia, podnik vynechá výnosy z výkazu ziskov a strát a podhodnotí svoje výnosy a svoje zisky. Takže toto je zlá chyba.

Ktorúkoľvek z týchto osirotených platieb môžete nájsť vo svojom súbore QuickBooks vytvorením súvahy na základe hotovosti. Ak hotovostný zostatok vykazuje zápornú hodnotu pre pohľadávky, znamená to, že ste zadali platby do QuickBooks, ale nikdy ste platbu nepriradili k faktúre.

Ak chcete túto chybu opraviť (alebo opraviť túto chybu viackrát, ak ste urobili viacero chýb), musíte si prezerať svoje zákaznícke platby alebo vytvoriť prehľad transakcií pre zákazníka, aby našiel tie, ktoré ste nepoužili.

Technika č. 4: Skontrolujte svoju súvahu

Viete, kde sa účtovné chyby najčastejšie prejavujú najmarkantnejšie? Vo vašej súvahe.

Z tohto dôvodu si zvyknite pravidelne zostavovať súvahu. Hľadajte divné čísla, napríklad neuložené finančné prostriedky v celkovej výške 40 000 USD (čo znamená, že QuickBooks si myslí, že máte niekde v kancelárii 40 tis. hotovosti) alebo hotovostný zostatok 11 000 USD (čo znamená, že ste svoj bežný účet prečerpali o 11 tis.).

Môžete skúmať vtipné čísla súvahy tak, že dvakrát kliknete na nepárnu hodnotu v okne správy a potom si prezriete údaje o transakciách, ktoré prinesú zjavne nesprávnu hodnotu.

Jeden posledný bod o tejto technike kontroly chýb: Častou chybou, ktorá vytvára šialenú súvahovú hodnotu, nie je nesprávne zadaná transakcia, ale transakcia, ktorá bola vynechaná.