QuickBooks 2013 Pro a Premier v prostredí pre viacerých používateľov

QuickBooks Pro a Premier 2013 vám umožňujú nastaviť niekoľko hesiel pre dátový súbor QuickBooks. Čo je na tom naozaj pekné, je to, že QuickBooks môžete povedať, aby povolili určitým používateľom a heslám robiť len určité veci.

Majiteľ firmy môže mať napríklad heslo, ktoré jej umožňuje robiť čokoľvek. Ale napríklad nový účtovník môže mať heslo, ktoré mu umožňuje iba evidovať účty do systému.

Ak chcete nastaviť ďalších používateľov a heslá vo vydaniach QuickBooks Pro a QuickBooks Premier 2013, postupujte takto:

Vyberte príkaz Spoločnosť→Nastaviť používateľov a heslá→Nastaviť používateľov.

QuickBooks zobrazí dialógové okno User List. Dialógové okno Používatelia a roly identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup k QuickBooks, a roly, ktoré môže QuickBooks vyplniť pri používaní QuickBooks. Zoznam používateľov na karte Zoznam používateľov v dialógovom okne tiež identifikuje, kto je aktuálne prihlásený do systému.

Povedzte spoločnosti QuickBooks, že chcete pridať používateľa, kliknutím na tlačidlo Pridať používateľa.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu.

Identifikujte používateľa a zadajte heslo.

Každému používateľovi, pre ktorého nastavujete heslo, dajte používateľské meno. Urobíte to zadaním krátkeho mena – možno krstného mena používateľa – do poľa Používateľské meno. Po identifikácii používateľa zadajte heslo používateľa do textového poľa Heslo aj do textového poľa Potvrdiť heslo.

Identifikujte rolu(y) používateľa.

Pomocou zoznamu Dostupné roly vyberte roly (alebo povinnosti), ktoré používateľ plní. Potom pridajte vybratú rolu do zoznamu priradených rolí používateľa kliknutím na tlačidlo Pridať. Ak chcete presunúť rolu od používateľa, vyberte rolu zo zoznamu Priradené roly a potom kliknite na Odstrániť.

Pole Popis v spodnej časti dialógového okna Nový používateľ popisuje rolu podrobnejšie, vrátane typu používateľa QuickBooks, ktorému môže byť zvyčajne priradená vybratá rola.

(Voliteľné) Podľa potreby upravte roly.

Môžete doladiť roly, ktoré s pomocou QuickBooks pridelíte. Ak to chcete urobiť, vyberte kartu Roly v dialógovom okne Používatelia a roly, kliknite na rolu, ktorú chcete zmeniť, a kliknite na tlačidlo Upraviť. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Upraviť rolu, vyberte účtovnú aktivitu alebo oblasť zo zoznamu Oblasť a aktivity a potom použite tlačidlá Úroveň prístupu k oblasti na určenie toho, čo môže používateľ s vybratou rolou robiť.

Výberom prepínača Žiadny môžete určiť, že používateľ by nemal mať žiadny prístup. Výberom prepínača Úplný môžete určiť, že používateľ by mal mať úplný prístup. Ak má mať používateľ čiastočný prístup, vyberte tlačidlo Čiastočné a potom začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčok Vytvoriť, Upraviť, Vymazať, Tlačiť a Zobraziť zostatok. Kliknutím na tlačidlo OK uložte všetky zmeny a vráťte sa do dialógového okna Používatelia a roly.

Ak chcete zistiť, aký prístup má ktorákoľvek rola na začiatku, vyberte jednu z položiek v zozname Oblasť a aktivity. QuickBooks používa tlačidlá a polia Area Access Level na zobrazenie aktuálnych nastavení pre rolu.

(Voliteľné) Skontrolujte svoje používateľské povolenia.

Po nastavení používateľa by ste mali (len aby ste boli opatrní) skontrolovať povolenia, ktoré ste používateľovi udelili. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu Zoznam používateľov v dialógovom okne Používatelia a roly, vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia.

Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno View Permissions (nezobrazené), vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Display pre zobrazenie okna View Permissions, ktoré zobrazuje veľmi podrobný zoznam toho, čo používateľ môže a nemôže robiť.

(Voliteľné) Skontrolujte svoje úpravy roly.

Ak vykonáte zmeny v povoleniach roly, pravdepodobne budete chcieť tieto zmeny tiež skontrolovať. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu Zoznam rolí v dialógovom okne Používatelia a roly, vyberte rolu a kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia. QuickBooks zobrazí inú verziu dialógového okna View Permissions so zoznamom rolí, ktoré ste vy a QuickBooks nastavili.

Vyberte rolu, ktorú chcete skontrolovať, a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia. QuickBooks zobrazuje inú verziu okna View Permissions s podrobným zoznamom toho, čo niekto s rolou môže a nemôže robiť.

Po dokončení kontroly používateľských a rolových oprávnení kliknutím na Zavrieť zatvorte všetky otvorené okná a potom kliknutím na tlačidlo Zrušiť alebo Zavrieť zatvorte všetky otvorené dialógové okná.

Od tohto momentu môže nový používateľ používať QuickBooks; jeho práva sú však obmedzené na to, čo ste uviedli.

Účtovníci často chcú vidieť práva, ktoré majú konkrétni používatelia. Platí to najmä vtedy, ak ste v rámci ročných uzávierok kontrolovaní vašou CPA. (Môžete byť auditovaní, ak banka chce napríklad auditované finančné výkazy.) Okno View Permissions v QuickBooks je úhľadný spôsob, ako zobraziť tieto údaje online, a ak si chcete vytlačiť kópiu informácií o povoleniach, všetko, čo musíte urobiť, je kliknite v okne na tlačidlo Tlačiť.