QuickBooks 2012 Pro a Premier v prostredí pre viacerých používateľov

QuickBooks Pro a Premier 2012 vám umožňujú nastaviť niekoľko hesiel pre dátový súbor QuickBooks. Čo je na tom naozaj pekné, je, že môžete QuickBooks povedať, aby obmedzili určitých používateľov a heslá len na určité veci.

Majiteľ firmy môže mať napríklad heslo, ktoré jej umožňuje robiť čokoľvek. Ale napríklad nový účtovník môže mať heslo, ktoré mu umožňuje iba evidovať účty do systému.

Ak chcete nastaviť ďalších používateľov a heslá vo vydaniach QuickBooks Pro a QuickBooks Premier 2012, postupujte takto:

Vyberte príkaz Spoločnosť→Nastaviť používateľov a heslá→Nastaviť používateľov.

QuickBooks zobrazí dialógové okno User List, ktoré identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup do QuickBooks a ktorí sú momentálne prihlásení do systému.

Povedzte spoločnosti QuickBooks, že chcete pridať používateľa, kliknutím na tlačidlo Pridať používateľa.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu.

Identifikujte používateľa a zadajte heslo.

Každému používateľovi, pre ktorého nastavujete heslo, dajte používateľské meno zadaním krátkeho mena – možno krstného mena používateľa – do poľa Používateľské meno. Po identifikácii používateľa zadáte heslo používateľa do textového poľa Heslo aj do textového poľa Potvrdiť heslo.

Pokračujte kliknutím na Ďalej a potom uveďte, či chcete obmedziť prístup pre nového používateľa.

Keď QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Set Up User Password and Access, uveďte, či chcete obmedziť prístup a práva pre používateľa. Ak chcete obmedziť prístup a práva ( práva sú jednoducho veci, ktoré môže používateľ urobiť), vyberte prepínač Selected Areas of QuickBooks.

Ak chcete, aby používateľ mohol robiť čokoľvek, vyberte prepínač Všetky oblasti aplikácie QuickBooks. Ak uvediete, že nový používateľ by mal mať prístup ku všetkým oblastiam aplikácie QuickBooks, nastavenie hesla používateľa je hotové. Zostávajúce kroky môžete preskočiť.

Kliknite na Ďalej, aby ste pokračovali a potom opíšte prístup k informáciám a úlohám o predaji a pohľadávkach.

Po dokončení kroku 4 zobrazí QuickBooks tretie dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu. Toto je prvé z desiatich dialógových okien, ktoré vás prevedú rozhovorom s podrobnými otázkami o tom, aký druh prístupu by mal mať každý používateľ ku konkrétnej oblasti.

Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom opíšte nákupy a práva na záväzky.

Po dokončení kroku 5 kliknutím na tlačidlo Ďalej zobrazí aplikácia QuickBooks štvrté dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu, ktoré vám umožňuje určiť, aký prístup má tento nový používateľ k oblastiam nákupov a účtov. Môžete vybrať prepínač Žiadny prístup, Úplný prístup alebo Selektívny prístup a jedno z pomocných tlačidiel Selektívny prístup.

Kliknite na Ďalej a potom popíšte zostávajúce používateľské práva a prístup.

Keď kliknete na tlačidlo Ďalej zobrazené v spodnej časti každej verzie dialógového okna Nastaviť používateľské heslo a prístup, QuickBooks zobrazí niekoľko ďalších verzií dialógového okna, ktoré QuickBooks používa na vyžiadanie používateľských práv a prístupu.

Práva v každej z týchto oblastí obmedzujete rovnakým spôsobom, ako to robíte pre oblasti predaja a pohľadávok a nákupov a záväzkov. Pri prechádzaní buďte opatrní a obmedzte možnosti používateľa. Chcete, aby používatelia mali práva potrebné na vykonávanie svojej práce, ale nechcete im poskytnúť viac práv, ako potrebujú.

Zadajte, či môže používateľ zmeniť alebo odstrániť transakcie.

Potom, čo ste prešli zhruba pol tuctom verzií dialógových okien Nastaviť heslo používateľa a Prístup, ktoré sa pýtajú na konkrétne oblasti účtovníctva, QuickBooks zobrazí verziu Zmena alebo vymazanie transakcií dialógového okna Nastaviť používateľské heslo a prístup. Vo všeobecnosti chcete obmedziť možnosti používateľa zmeniť alebo odstrániť transakcie.

Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom skontrolujte svoje rozhodnutia o právach.

Po kliknutí na tlačidlo Ďalej zobrazí aplikácia QuickBooks konečnú verziu dialógového okna Nastavenie hesla používateľa a prístupu. Identifikuje používateľské práva, ktoré ste pridelili alebo povolili. Toto dialógové okno môžete použiť na kontrolu práv, ktoré niekto má. Ak si uvedomíte, že ste práva priradili nesprávne, kliknite na tlačidlo Späť a presuňte sa späť cez dialógové okná tam, kde ste urobili chybu.

Po dokončení kontroly používateľských práv a prístupu kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Od tohto momentu bude nový používateľ môcť používať QuickBooks; jeho práva sú však obmedzené na to, čo ste uviedli.