Produkty a služby Položky v QuickBooks Online

Zoznam produktov a služieb je QuickBooks Online (QBO) ekvivalentom zoznamu položiek produktu QuickBooks Desktop. Zoznam Produkty a služby zobrazíte výberom položky Gear→Products and Services. Na nasledujúcom obrázku je zobrazený kompaktný pohľad na zoznam, aby ste mohli vidieť viac produktov; zhutnené zobrazenie vyberiete z ozubeného kolieska tabuľky na pravej strane stránky.

Zoznam produktov a služieb.

Zoznam produktov a služieb používate takmer rovnakým spôsobom, ako používate zoznamy zákazníkov a predajcov; napríklad môžete vyhľadať položku podľa jej názvu, SKU alebo obchodného popisu. Stĺpce, ktoré môžete použiť na zoradenie zoznamu, môžete identifikovať, ak prejdete myšou po záhlaví stĺpca; ak sa ukazovateľ myši zmení na ruku, môžete kliknúť na tento stĺpec a zoradiť zoznam podľa informácií v tomto stĺpci.

Ako vytvoriť kategórie v QBO

Kategórie nahrádzajú podpoložky a sú dostupné pre všetky odbery, ktoré používajú podpoložky, s výnimkou tých, ktoré migrujú z aplikácie QuickBooks Desktop. Kategórie môžete použiť na usporiadanie toho, čo predávate, a pomocou rôznych prehľadov produktov a služieb vám snáď pomôžu lepšie pochopiť, čo od vás ľudia kupujú. Kategórie neovplyvňujú vaše účtovníctvo ani finančné výkazy a nemôžete priraďovať kategórie k transakciám.

Môžete tiež použiť triedy a/alebo miesta na pomoc pri ďalšej katalogizácii transakcií a finančných informácií.

Pri vytváraní položiek môžete vytvárať nové kategórie, alebo ak chcete, môžete kliknúť na tlačidlo Viac na stránke so zoznamom Produkty a služby a zvoliť Spravovať kategórie na vytvorenie kategórií, aby boli dostupné pri vytváraní položiek. Áno, môžete oboje.

Na stránke Kategórie produktov zobrazenej na nasledujúcom obrázku môžete kliknutím na tlačidlo Nová kategória pridať kategóriu; panel Informácie o kategórii sa zobrazí na pravej strane obrazovky a vy jednoducho zadáte názov kategórie. Ak je kategória podkategóriou existujúcej kategórie, začiarknite políčko Je podkategóriou a vyberte názov existujúcej kategórie. Kliknutím na tlačidlo Uložiť v spodnej časti panela nastavte kategóriu.

Môžete vytvoriť podkategórie až do hĺbky štyroch úrovní. To znamená, že môžete vytvoriť kategóriu s názvom Oblečenie a potom vytvoriť podkategóriu Oblečenie s názvom Obuv. Pre podkategóriu Topánky môžete vytvoriť podkategóriu s názvom Dámska obuv a pre kategóriu Dámska obuv môžete vytvoriť poslednú podkategóriu s názvom Tenisky. Nemôžete vytvoriť podkategóriu pre Tenisky, ale môžete vytvoriť inú podkategóriu pre Dámsku obuv s názvom Obuv na šaty.

Stránka Kategórie produktov.

V prípade potreby môžete upraviť existujúcu kategóriu; kliknite na odkaz Upraviť vedľa kategórie, ktorú chcete upraviť v tabuľke na stránke Kategórie produktov. Opäť sa zobrazí panel Informácie o kategórii, ktorý zobrazuje aktuálne informácie o kategórii. Vykonajte zmeny a kliknite na tlačidlo Uložiť; prípadne môžete kliknúť na Odstrániť a odstrániť kategóriu.

Účinok odstránenia kategórie na položky závisí od toho, či odstránite podkategóriu alebo kategóriu. Ak odstránite podkategóriu, QBO presunie položky k nej priradené o jednu úroveň vyššie. Ak odstránite kategóriu (bez podkategórií), QBO preklasifikuje položky ako nezaradené.

Ako nastaviť dane z obratu v QBO

Nezľaknite sa; je to oveľa jednoduchšie, ako si možno predstavujete. QBO obsahuje sprievodcu, ktorý vás doslova prevedie celým procesom a položí vám jednoduché otázky, ako je vaša adresa a či potrebujete účtovať daň z obratu mimo vášho štátu.

Nastavenie daní z obratu pred nastavením položiek vám uľahčí život. prečo? Pretože QBO používa informácie o dani z obratu, ktoré poskytnete pri nastavovaní položiek. Ak nenastavíte dane z obratu pred nastavením položiek, budete sa musieť vrátiť a upraviť všetky položky z hľadiska zdanenia. Fuj!

QBO sleduje a vykazuje daň z obratu automaticky pre spoločnosti fungujúce na akruálnom základe účtovníctva. Okrem toho QBO automaticky vypočíta daň z obratu z transakcií, ak nastavíte účtovný základ spoločnosti QBO na Akruálne.

Čo by ste teda mali robiť, ak vaša spoločnosť vedie účtovníctvo na hotovostnom základe? Pred nastavením daní z predaja nastavte účtovnú metódu vašej spoločnosti na Akruálne (kliknite na položku Gear→ Account and Settings→Advanced). Potom nastavte daň z obratu a potom zmeňte spôsob účtovania späť na Hotovosť. Uvedomte si, že Centrum dane z predaja bude sledovať vašu daňovú povinnosť na základe časového rozlíšenia, ale na identifikáciu správnej sumy dane z obratu, ktorú treba zaplatiť, môžete použiť zostavy daňovej povinnosti z predaja.

Keď prvýkrát kliknete na Dane, QBO vás vyzve, aby ste nastavili dane z predaja. Kliknite na tlačidlo Nastaviť daň z obratu. Ak ste ešte nezadali adresu vašej spoločnosti v QBO, sprievodca vás vyzve, aby ste zadali svoju adresu. Ak ste už zadali svoju adresu, QBO ju zobrazí na obrazovke na overenie. Kliknite na položku Vyzerá dobre, keď je vaša adresa správna, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

Sprievodca sa potom opýta, či potrebujete účtovať daň z obratu mimo vášho domovského štátu; podľa potreby vyberte Nie alebo Áno; ak kliknete na Áno, identifikujete ďalšie štáty, v ktorých účtujete daň z obratu. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

QBO sa vás potom spýta, kedy začína váš aktuálny daňový rok, ako často podávate daňové priznania k dani z obratu a dátum, kedy ste začali vyberať daň z obratu pre vašu daňovú agentúru. Kliknite na Rozumiem! a je to – vaše dane z predaja sú nastavené.

V rámci procesu nastavenia QBO označí všetkých existujúcich zákazníkov ako zákazníkov, ktorí platia dane. Ak máte zákazníkov, ktorí nemusia platiť daň, ako sú vládne agentúry, školy a charitatívne organizácie, upravte týchto zákazníkov (Predaj → Zákazníci → Upraviť) a na karte Daňové informácie v dialógovom okne Podrobnosti o zákazníkovi zrušte začiarknutie políčka Začiarknite políčko Tento zákazník podlieha dani a uveďte podrobnosti o výnimke, ako napríklad dôvod, prečo je zákazník oslobodený od dane z obratu a ID certifikátu o oslobodení zákazníka. Môžete tiež chcieť priložiť kópiu osvedčenia o výnimke zákazníkovi na stránke Podrobnosti o zákazníkovi v QBO.

Pridávanie servisných a neskladových položiek

Môžete vytvárať inventárne, neinventárne a servisné položky a môžete upravovať dávky materiálov a meniť ich typ.

1. Ak chcete zobraziť zoznam Produkty a služby, vyberte Gear–>Produkty a služby.

2. Kliknite na tlačidlo Nový.

QBO zobrazí panel Informácie o produkte/službe na pravej strane obrazovky, kde si môžete vybrať, či vytvárate skladovú položku, neinventárovú položku, službu alebo balík.

Vyberte typ položky, ktorú chcete vytvoriť.

3. Kliknutím vyberte typ.

V tomto príklade sa používa položka mimo zásob. Položku služby vytvoríte rovnakým spôsobom, ako vytvoríte neinventárovú položku, pričom poskytnete rovnaký druh informácií ako v týchto krokoch.

QBO potom zobrazí panel pre typ položky, ktorý ste si vybrali; nasledujúci obrázok znázorňuje panel Bez zásob.

Toto okno použite na vytvorenie položky, ktorá nie je skladom.

4. Zadajte názov položky a prípadne skladovú jednotku (SKU).

Môžete tiež vybrať kategóriu položky.

Obrázok položky môžete nahrať kliknutím na tlačidlo Nahrať a prejdením na miesto, kde obrázok uložíte.

5. V časti Informácie o predaji môžete

a. Začiarknite políčko Predám tento produkt/službu svojim zákazníkom a zadajte predvolený popis,

b. Uveďte cenu, ktorú si účtujete pri predaji tejto položky, a

c. Vyberte príjmový účet spojený s položkou; v prípade potreby si môžete založiť nový účet.

QBO použije tieto informácie, keď vyberiete túto položku pri predajných transakciách.

6. Skontrolujte, či sa v začiarkavacom políčku Is Taxable zobrazuje začiarknutie, ak je to vhodné, a vyberte jednu z preddefinovaných položiek, ktoré sa zobrazia v zoznamoch Kategória dane z predaja a Čo predávate.

7. Ak chcete zobraziť časť Informácie o nákupe, začiarknite políčko Kúpim tento produkt/službu od dodávateľa a potom, ak je to potrebné, kliknite na prepojenie Zobraziť viac v spodnej časti okna.

Pridajte informácie o nákupe položky.

8. Uveďte predvolený popis, cenu, ktorú zaplatíte pri nákupe položky, nákladový účet spojený s položkou, a ak chcete, predajcu, od ktorého chcete položku kúpiť.

QBO používa tieto informácie, keď vyberiete túto položku na výdavkové transakcie.

9. Kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

QBO uloží položku a znova zobrazí zoznam produktov a služieb; nová položka sa zobrazí v zozname.

Ako vytvoriť inventár

Vytvorenie položky zásob obsahuje niekoľko ďalších typov informácií, ktoré musíte poskytnúť.

Dodajte množstvo na sklade a informácie o účte inventára pre položky zásob.

Uveďte množstvo, ktoré máte k dispozícii, a dátum, kedy ste množstvo určili. Musíte zadať dátum k dátumu, inak vám QBO nedovolí uložiť položku. Ak máte v úmysle zadať historické transakcie, ktoré používajú položku, ktorú nastavujete, uistite sa, že ste zadali dátum ku dňu dostatočne skoro, aby sa tieto transakcie zohľadnili – zvyčajne na začiatku vášho fiškálneho roka.

Pamätajte, že predtým, ako budete môcť predať položku, musíte časť z nej vlastniť. Ak v čase vytvárania položky žiadnu nevlastníte, pravdepodobne si časť z nej kúpite pomocou nákladovej transakcie, čím sa aktualizujú vaše množstvá.

Ak používate QBO Plus, môžete zadať bod na zmenu objednávky. Definujte si bod pre objednanie ako minimálne množstvo, o ktorom usúdite, že ho potrebujete mať v danom čase po ruke. QBO používa vami stanovený objednávkový bod na sledovanie množstva položky na sklade, a keď množstvo na sklade klesne na rovnaký alebo nižší bod pre objednanie, QBO vám pripomenie, aby ste si objednali viac.

Po vytvorení položky inventára môžete nastaviť bod zmeny poradia; nájdite položku v zozname Produkty a služby a kliknite na Upraviť v jej stĺpci Akcia. Potom zadajte bod zmeny poradia a kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

Môžete tiež použiť zoznam produktov a služieb na zobrazenie položiek, pre ktoré ste zadali body doobjednania, ktoré sú nízke alebo vypredané. V hornej časti zoznamu, ktorý je znázornený na nasledujúcom obrázku, kliknite na položku Nízke zásoby, aby ste filtrovali zoznam produktov a služieb tak, aby sa zobrazovali iba položky, pre ktoré ste určili bod doobjednania, ktoré sú tiež málo skladom. Kliknutím na položku Nie je na sklade zobrazíte položky, pre ktoré ste zadali bod pre objednanie, ktorý nemáte a mali by ste zvážiť objednanie.

Pomocou tejto grafiky môžete filtrovať zoznam produktov a služieb tak, aby sa zobrazovali iba položky Málo skladom alebo Vypredané položky, pre ktoré ste určili bod pre objednanie.

QBO definuje „nízke zásoby“ ako položku, pre ktorú ste určili miesto na doobjednanie a pre ktorú máte po ruke jeden alebo menej.

Ak chcete objednať tovar, ktorý nie je na sklade alebo nie je na sklade, kliknite na šípku v stĺpci Action (Akcia) a v zobrazenom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť Zmeniť objednávku. QBO vytvorí objednávku s vyplnenými informáciami o položke. Dokončite objednávku a odošlite ju dodávateľovi. Uvedomte si, že QBO vytvára iba jednu nákupnú objednávku pre položky, ktoré vyberiete.

Ak chcete odoslať objednávky viacerým dodávateľom, vyberte položky, ktoré chcete preobjednať pre jedného dodávateľa, kliknite na položku Dávkové akcie – ktorá sa zobrazí nad stĺpcom Akcia po výbere položky – a potom vyberte možnosť Zmeniť poradie. Potom zopakujte proces pre položky, ktoré chcete objednať od iného dodávateľa.

Filter pre položky Málo skladom alebo Vypredané môžete jednoducho zrušiť. Po výbere jedného z týchto filtrov sa v pravom hornom rohu grafiky filtra zobrazí X. Kliknite na toto X a QBO znova zobrazí úplný zoznam produktov a služieb.

Ako pracovať s balíkmi v QBO

Ak používate QBO Essentials alebo QBO Plus, môžete vytvoriť balíky na zoskupenie položiek, ktoré často predávate spolu. Ak ste boli používateľom QuickBooks Desktop, predstavte si balík ako skupinovú položku v produkte pre stolné počítače.

Zväzok nie je zostava; QBO nevytvára kusovník pre balík, ani QBO nesleduje balík ako samostatnú položku s množstvom a samostatnými nákladmi. To znamená, že QBO nesleduje dostupné množstvo balíkov.

Ak ste neboli používateľom aplikácie QuickBooks Desktop, predstavte si balík ako zbierku položiek – produktov aj služieb –, ktoré si od vás zákazník súčasne kúpi. Predpokladajme napríklad, že prevádzkujete záhradkársku firmu, ktorá predáva vodné prvky, ako aj služby osvetlenia, orezávania a hnojenia.

Ak si zákazník kúpi vodný prvok, zvyčajne mu musíte predať samotný vodný prvok, betón na nastavenie vodného prvku a čerpadlo na čerpanie vody cez vodný prvok. Môžete nastaviť tri položky potrebné na vytvorenie vodného prvku – prvok, betón a čerpadlo – ako balík, pretože budete musieť predať všetky tri naraz.

Myšlienkou balíka je uľahčiť predaj umiestnením všetkých položiek v balíku na predajný formulár v jednom kroku, namiesto toho, aby ste museli samostatne pridávať každú položku, ktorá tvorí balík, do rôznych predajných dokumentov.

Môžete použiť balíky pre odhady, faktúry, dobropisy, potvrdenia o predaji, potvrdenia o vrátení platby, oneskorené kredity a oneskorené poplatky. Balíky nie sú k dispozícii na nákup dokumentov, ani nemôžete pridať balík do cenového pravidla.

Ak chcete vytvoriť balík, postupujte takto:

1. Zvoľte Gear→Products and Services, aby ste zobrazili zoznam produktov a služieb.

2. Kliknutím na tlačidlo Nový zobrazíte panel Výber typu.

3. Kliknite na Bundle.

QBO zobrazí tu zobrazený panel Bundle.

Panel, kde vytvoríte zväzok.

4. Uveďte názov, SKU, ak je to vhodné, a popis, ktorý sa zobrazí na predajných formulároch pre balík.

5. V časti Produkty/služby zahrnuté v balíku začiarknite políčko Zobraziť komponenty balíka pri tlači alebo odosielaní transakcií, ak chcete na predajných dokladoch uviesť komponenty zahrnuté v balíku.

6. Pomocou mriežky tabuľky v spodnej časti panelu (pozri nasledujúci obrázok) identifikujte produkty zahrnuté v balíku.

a. Kliknutím na položku Zobraziť viac rozbaľte panel, aby ste do balíka mohli pridať ďalšie položky.

b. Kliknite na prvý riadok stĺpca Produkt/Služba a QBO zobrazí zoznam, ktorý môžete použiť na výber položky, ktorú chcete zahrnúť do balíka.

Výber položky, ktorá sa má zahrnúť do balíka.

c. Dodajte množstvo pre položku.

d. Opakujte kroky b a c pre každú položku, ktorú chcete zahrnúť do balíka.

Balík môže obsahovať až 50 položiek. A môžete zmeniť poradie položiek v balíku potiahnutím grafiky, ktorá sa zobrazí naľavo od každej položky (tá, ktorá vyzerá ako deväť bodiek).

e. Po dokončení pridávania položiek do balíka kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

QBO uloží balík; nájdete ho v spodnej časti zoznamu produktov a služieb. Ak chcete použiť balík, jednoducho ho pridáte do predajného dokladu rovnakým spôsobom, ako pridávate akýkoľvek produkt alebo službu do predajného dokladu. Podrobnosti o pridávaní produktov a služieb do predajných dokladov nájdete v kapitole 6. A keď pridáte balík do predajného dokladu, môžete upravovať položky zahrnuté v balíku a podľa potreby ich pridávať alebo odstraňovať. Cena balíka sa rovná súčtu komponentov balíka. Balík môžete zľaviť, ale nemôžete si ho označiť, ani nemôžete sledovať množstvo, ktoré máte k dispozícii. pamätajte, že zväzok nie je zostava.

Balíky môžete vyhľadávať rovnakým spôsobom, ako hľadáte akýkoľvek produkt alebo službu. Na vyhľadávanie podľa názvu alebo SKU použite pole Hľadať v hornej časti zoznamu produktov a služieb.

Ako používať pravidlá tvorby cien v QuickBooks Online

Pomocou pravidiel určovania cien, ktoré sú momentálne súčasťou beta testovania, no dostupné vo vašej spoločnosti QBO, ak to povolíte, môžete kontrolovať ceny produktov. Napríklad môžete

• Ponúkajte zľavy na konkrétne produkty.
• Zvýšte cenu špecifikovaných produktov.
• Ponúknite špeciálne ceny všetkým alebo niektorým zákazníkom.
• Sprístupnite špeciálne ceny na určité časové obdobie.

Pre bývalých používateľov QuickBooks Desktop sú pravidlá oceňovania podobné cenovým úrovniam; najmä QBO nezaznamenáva zmenu ceny ako zľavu, ale skôr ako prepísanie predajnej ceny.

Do cenového pravidla nemôžete pridať balík, ale tento problém môžete obísť, ak do cenového pravidla pridáte položky zahrnuté v balíku. Potom, keď následne pridáte balík do predajného dokladu, balík bude odrážať cenové pravidlá.

Ak chcete použiť pravidlá určovania cien, zapnite túto funkciu výberom položky Gear–>Účet a funkcie–>Predaj a úpravou sekcie Produkty a služby zapnite pravidlá pre ceny.

Môžete nastaviť toľko cenových pravidiel, koľko chcete, ale menej ako 10 000 funguje najlepšie v QBO. Ak chcete vytvoriť pravidlo tvorby cien, vyberte položku Gear→Lists→All Lists. Na stránke, ktorá sa zobrazí, kliknite na položku Cenové pravidlá a potom kliknite na položku Vytvoriť pravidlo. QBO zobrazí tu zobrazenú stránku Vytvoriť pravidlo ceny.

Túto stránku použite na vytvorenie pravidla určovania cien.

Na tejto stránke zadajte názov pravidla, dátumy začiatku a konca pravidla, zákazníkov, ktorí sa kvalifikujú, a produkty alebo služby, na ktoré má QBO pravidlo uplatniť.

Zadajte spôsob úpravy ceny: pomocou percenta, pevnej sumy alebo vlastnej ceny. Uveďte, či je pravidlom zvýšenie alebo zníženie ceny a ako chcete, aby QBO zaobchádzalo so zaokrúhľovaním. Po dokončení kliknite na Uložiť alebo Uložiť a zavrieť. Keď vytvoríte predajnú transakciu, QBO automaticky aplikuje na transakcie akékoľvek vhodné cenové pravidlo.