Predvoľby správ a grafov QuickBooks 2011

Karta Moje preferencie v nastaveniach Reports & Graphs Preferences v QuickBooks 2011 poskytuje prepínače, ktoré môžete použiť na označenie, ako má QuickBooks aktualizovať zostavy, keď sa v nich zmenia informácie. Predvolená možnosť obnovenia je Prompt Me to Refresh. S touto možnosťou, keď QuickBooks aktualizuje správu, vyzve vás prostredníctvom správy. Môžete tiež vybrať prepínač Refresh Automatically, aby aplikácia QuickBooks automaticky obnovila zostavu pri každej zmene údajov.

Ak máte veľký súbor údajov a veľa prehľadov, nechcete sa automaticky obnovovať, pretože to bude trvať dlho. Môžete tiež vybrať prepínač Neobnovovať, ak nechcete alebo nepotrebujete, aby vám pripomínali obnovenie prehľadu.

Začiarkavacie políčka Iba grafy vám umožňujú ovládať spôsob, akým grafy QuickBooks hlásia informácie. QuickBooks kreslí dvojrozmerné grafy oveľa rýchlejšie, takže možno budete chcieť použiť dvojrozmerné grafy. Sú aj vizuálne presnejšie. Začiarkavacie políčko Použiť vzory povie programu QuickBooks, či má nakresliť graf, ktorý používa vzory krížového šrafovania namiesto farieb pre rôzne časti grafu. Použitie vzorov je dobrý nápad, ak sa chystáte tlačiť grafy na čiernobielej tlačiarni.

Ak je začiarknuté políčko Vyzvať ma na úpravu možností zostavy pred otvorením zostavy, ak je začiarknuté, povie QuickBooks, aby otvorila okno Upraviť zostavu vždy, keď vytvoríte zostavu. Ak nie je začiarknuté políčko Vyzvať ma na úpravu možností zostavy pred otvorením zostavy, QuickBooks vytvorí zostavu pomocou predvolených možností zostavy.

Karta Predvoľby spoločnosti pre množinu Predvoľby prehľadov a grafov poskytuje niekoľko užitočných možností pre predvolené pravidlá vytvárania prehľadov. Prepínače Základ súhrnných výkazov vám napríklad umožňujú vybrať, ktorý predvolený spôsob účtovania sa má použiť. Prepínače Správy o starnutí vám umožňujú určiť, ako sa má vypočítať vek faktúry alebo účtu. Prepínače Reports – Show Accounts By vám umožňujú určiť, ako sa informácie o účte zobrazia v prehľadoch.

Za zmienku stoja najmä dve ďalšie možnosti preferencie spoločnosti. Tlačidlo Klasifikovať hotovosť zobrazí dialógové okno, ktoré vám umožní určiť, či sa zmeny na konkrétnom zostatku účtu majú objaviť v prevádzkovej, investičnej alebo finančnej časti Výkazu peňažných tokov.

Kliknutím na tlačidlo Formát zobrazíte dialógové okno Predvoľby formátu zostavy, ktoré vám umožní prispôsobiť informácie o hlavičke a päte zostavy. Rozbaľovací zoznam Page Layout Alignment (Zarovnanie rozloženia strany) vám umožňuje určiť, ako majú byť informácie na stránke zostavy zarovnané.

Karta Fonts & Numbers (Písma a čísla) v dialógovom okne Report Format Preferences (Predvoľby formátu zostavy) vám umožňuje určiť, aké písmo a formátovanie chcete použiť pre časti informácií zostavy. QuickBooks zobrazí dialógové okno Formátovanie písma, ktoré vám umožní určiť písmo, štýl písma, veľkosť bodu a ďalšie špeciálne efekty.