Prečo QuickBooks a prečo nie QuickBooks Online?

Prečo skutočne potrebujete QuickBooks? A čo robí QuickBooks, čo naozaj, naozaj potrebujete urobiť? Sakra, len aby ste boli skutočne cynický, položte si aj otázku „Prečo QuickBooks? Prečo nepoužiť nejaký iný účtovný softvér?

Mali by ste používať počítačovú verziu QuickBooks 2019 alebo potrebujete získať program a používať online verziu QuickBooks? Dobrá otázka. Tento autor navrhuje, aby ste pracovali s počítačovou verziou QuickBooks. Tento návrh je založený na dvoch faktoroch:

• Verzia pre stolné počítače sa pravdepodobne v priebehu rokov, keď používate QuickBooks, stáva výrazne ekonomickejšou. Pozrite si blog o tejto téme na webovej stránke firmy CPA . Problém s týmito cenovými modelmi typu predplatného je, že v priebehu času platíte za položku oveľa viac. To platí pre QuickBooks.
• Prinajmenšom v súčasnosti poskytuje verzia QuickBooks pre stolné počítače viac funkcií a bohatšiu sadu funkcií. Intuit určite zaplní diery v rôznych verziách QuickBooks. Ale medzitým, prečo platiť viac za menej?)

V jednom scenári online verzia nemá zmysel aj napriek jeho vyššie náklady a menšie funkčnosťou. Ak potrebujete mať ľudí na rôznych miestach (v meste, po celej krajine, po celom svete atď.), zdieľajte QuickBooks, online verziu QuickBooks. Je to naozaj skala.

Poznámka: Ak vaša CPA podporuje vaše používanie QuickBooks jednoducho preto, že používate online verziu, môže to odôvodniť dodatočné náklady a ľahšiu sadu funkcií.

Čo robí QuickBooks

Čo robí QuickBooks, aby vám pomohol udržiavať účtovný systém, ktorý meria zisky a straty a ďalšie podobné veci?

QuickBooks skutočne zjednodušuje obchodné účtovníctvo tým, že poskytuje okná, ktoré používate na zaznamenávanie bežných obchodných transakcií. QuickBooks má okno (viete, okno Windows, ktoré sa zobrazuje na obrazovke vášho monitora), ktoré vyzerá napríklad ako šek. Ak chcete zaznamenať šek, ktorý vypisujete, vyplňte prázdne miesta v okne údajmi, ako je dátum, suma a osoba alebo firma, ktorú platíte.

QuickBooks má tiež niekoľko ďalších okien, ktoré používate podobným spôsobom. Poskytuje napríklad okno faktúry, ktoré vyzerá ako faktúra, ktorú môžete použiť na fakturáciu zákazníkovi alebo klientovi. Prázdne miesta v okne faktúry vyplníte zaznamenaním informácií o faktúre, ako je meno klienta alebo zákazníka, suma faktúry a dátum, do ktorého chcete byť zaplatení.

Na týchto kontrolných a fakturačných oknách je úhľadná vec: Keď zaznamenáte obchodné transakcie vyplnením medzier zobrazených na obrazovke, zhromažďujete informácie, ktoré QuickBooks potrebuje na prípravu správ, ktoré sumarizujú vaše zisky alebo straty a vašu finančnú situáciu.

Ak zaznamenáte dve faktúry (každá po 10 000 USD), aby ste ukázali sumy, ktoré ste fakturovali svojim zákazníkom, a potom zaznamenáte tri šeky (každá po 4 000 USD) na zaznamenanie výdavkov na reklamu, prenájom a spotrebný materiál, QuickBooks môže (dvoma alebo tromi kliknutiami myšou vami) pripravte správu, ktorá zobrazuje váš zisk, ako je znázornené.

Výkaz ziskov a strát

Mimochodom, zátvorky označujú záporné sumy. To je vec účtovníctva, ale späť k podstate môjho malého rozprávania.

Vaše účtovníctvo s QuickBooks môže byť rovnako jednoduché. Inými slovami, ak zaznamenáte len niekoľko obchodných transakcií pomocou správnych okien QuickBooks, môžete začať pripravovať zostavy podobné tej, ktorá je uvedená v tabuľke. Takéto správy možno použiť na výpočet ziskov alebo strát za minulý týždeň, posledný mesiac alebo minulý rok. Takéto správy možno použiť aj na výpočet ziskov a strát pre konkrétnych zákazníkov a produkty.

Dobré účtovníctvo vám poskytuje spôsob, ako riadiť svoje podnikanie tak, aby bolo ziskové. A samozrejme, všetky druhy dobrých a úžasných vecí pramenia zo ziskového prevádzkovania vášho podnikania: materiálne pohodlný život pre vás a vašich zamestnancov; finančné tlmenie, ktoré vás dostane cez ťažké záplaty; a zisky, ktoré možno reinvestovať do vášho podnikania, do iných podnikov a do komunitných charitatívnych organizácií.

Dovoľte mi spomenúť niekoľko ďalších sakramentsky užitočných vecí, ktoré QuickBooks (a tiež iné účtovné systémy) robia pre vás, prepracovaných podnikateľov alebo účtovníkov:

• Formuláre: QuickBooks vytvára alebo tlačí formuláre, ako sú šeky a faktúry, pomocou informácií, ktoré zadáte do okien šekov a okienok faktúr, ktoré som spomínal vyššie. Takže to je pekné a skutočne to šetrí čas.
• Elektronické bankovníctvo a fakturácia: QuickBooks prenáša a získava niektoré informácie o finančných transakciách elektronicky. Môže e-mailom vaše faktúry napríklad zákazníkom a klientom, čo vám môže ušetriť čas aj peniaze. A QuickBooks môže zdieľať bankové účtovné informácie s väčšinou veľkých bánk, čo uľahčuje uskutočňovanie platieb a prevod finančných prostriedkov elektronicky.