Práca s tlačidlami okna zostavy QuickBooks 2018

Okno správy zvyčajne obsahuje desať tlačidiel: Prispôsobiť správu, Komentovať správu, Zdieľať šablónu, Zapamätať, Tlačiť, E-mail, Excel, Skryť hlavičku, Zbaliť a Obnoviť. Experimentovaním môžete zistiť, čo tieto príkazové tlačidlá robia. Ak na to nemáte čas, prečítajte si nasledujúce časti.

Tlačidlo Prispôsobiť správu

Tlačidlo Prispôsobiť správu zobrazí dialógové okno Upraviť správu.

Komentovať tlačidlo Nahlásiť

Kliknutím na tlačidlo Komentár k hláseniu sa zobrazí okno Komentár k hláseniu (zobrazené). Ak chcete použiť dialógové okno Komentár k zostave, kliknite na hodnotu zostavy, ku ktorej chcete pridať komentár. QuickBooks potom otvorí pole komentára v spodnej časti okna, napíšete svoj komentár a potom kliknete na tlačidlo Uložiť.

Okno Komentár k správe.

Keď skončíte s komentovaním správy, musíte anotovanú správu uložiť. Urobte tak kliknutím na tlačidlo OK, keď sa aplikácia QuickBooks opýta, či chcete uložiť komentovanú správu. Neskôr, keď správu vytlačíte, môžete do nej zahrnúť svoje komentáre. (Je to skvelá pomôcka pre účtovníkov a účtovníkov, ktorí chcú ostatným čitateľom účtovnej závierky vysvetliť, čo čísla znamenajú.) Uloženú komentovanú zostavu vytlačíte výberom zostavy z menu Zostavy→Komentované zostavy.

Tlačidlo Zdieľať šablónu

Tlačidlo Share Template (Zdieľať šablónu), ktoré QuickBooks povolí po tom, čo ste nejakým spôsobom prispôsobili zostavu, vám umožňuje zdieľať prispôsobené nastavenia zostavy (nie údaje) s ostatnými používateľmi QuickBooks. Keď kliknete na toto tlačidlo, QuickBooks zobrazí dialógové okno Share Template (nezobrazené). Pomocou dialógového okna pomenujte svoju šablónu prehľadu (ideálne je to , prosím, šikovný názov ), popíšte svoj prispôsobený prehľad niekoľkými vybranými slovami, zadajte svoje meno a e-mailovú adresu a pomocou tlačidiel možností označte, či chcete zostať anonymný. Keď kliknete na Zdieľať, aplikácia QuickBooks odovzdá vašu šablónu správy na webovú lokalitu Intuit, kde si ju môžu vziať a použiť iní ľudia.

Tlačidlo Zapamätať

Tlačidlo Zapamätať zobrazí dialógové okno Zapamätať správu, ktoré je zobrazené tu. Dialógové okno Zapamätať si správu vám umožňuje zapamätať si alebo natrvalo uložiť určitú množinu nastavení vytvárania zostavy. Keď si tieto nastavenia zapamätáte, môžete vytvoriť presne tú istú správu výberom správy uloženej v pamäti z podponuky Správy → Zapamätané správy.

Dialógové okno Zapamätať správu.

Zapamätanú zostavu môžete uložiť do skupiny zapamätaných správ. Ak to chcete urobiť, začiarknite políčko Uložiť do skupiny prehľadov uložených v pamäti. Potom pomocou rozbaľovacieho zoznamu Save in Memorized Report Group vyberte skupinu správ, do ktorej sa má uložená správa uložiť.

Tlačidlo Tlačiť

Príkazové tlačidlo Tlačiť na hornom paneli ponuky zobrazí rozbaľovací zoznam s dvoma možnosťami: Správa a Uložiť ako PDF. Ak kliknete na Report, QuickBooks (niekedy po troche otravovania) zobrazí dialógové okno Print Reports (Tlač zostáv), ktoré je tu zobrazené, v ktorom si môžete vybrať, ako sa má správa vytlačiť a kde sa má vytlačiť. Karta Nastavenia vám napríklad umožňuje vybrať tlačiareň, vybrať orientáciu strany (na výšku alebo na šírku), určiť, či chcete tlačiť iba rozsah strán zostavy, ovládať zalamovanie strán a upraviť rozmery (šírka a výška ) správy. Ak kliknete na položku Uložiť ako PDF, aplikácia QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť dokument ako PDF, ktoré vám umožní vytvoriť dokument správy vo formáte PDF.

Karta Settings v dialógovom okne Print Reports.

Karta Margins (Okraje) dialógového okna Print Reports (Tlač správ), ktorá je tu zobrazená, vám umožňuje určiť okraje, ktoré by mal QuickBooks použiť na stranách tlačenej správy. Zadáte horný, pravý, spodný a ľavý okraj v palcoch.

Karta Okraje v dialógovom okne Tlačové zostavy.

Kliknutím na tlačidlo Náhľad v dialógovom okne Tlačové zostavy zobrazíte okno Náhľad. Okno ukážky zobrazuje, ako vyzerajú vytlačené strany správy. Okno obsahuje aj tlačidlá, ktoré vám umožňujú listovať na predchádzajúcu a nasledujúcu stranu zostavy, približovať a odďaľovať zostavu a vytlačiť zostavu.

Po použití kariet Settings (Nastavenia) a Margins (Okraje) na určenie, ako má aplikácia QuickBooks vytlačiť zostavu, kliknite na tlačidlo Print (Tlačiť). QuickBooks odošle správu do vašej tlačiarne.

Tlačidlo e-mailu

Príkazové tlačidlo E-mail vám umožňuje poslať e-mailom buď verziu zošita programu Excel alebo verziu zostavy vo formáte PDF niekomu inému ako prílohu e-mailu.

tlačidlo Excel

Ak kliknete na tlačidlo Excel, QuickBooks zobrazí podponuku, z ktorej si môžete vybrať Vytvoriť nový pracovný hárok alebo Aktualizovať existujúci pracovný hárok. Zvoľte Vytvoriť nový pracovný hárok, aby sa zobrazilo dialógové okno Odoslať správu do Excelu, ktoré je zobrazené tu. Dialógové okno Odoslať správu do Excelu vám umožňuje prevziať informácie zo zostavy a skopírovať ich do súboru, ktorý môže jednoducho otvoriť tabuľkový procesor, napríklad Microsoft Excel. Kópiu môžete odoslať do novej excelovej tabuľky, do existujúcej excelovej tabuľky alebo do súboru .csv (hodnoty oddelené čiarkami), ktorý možno otvoriť takmer v akomkoľvek tabuľkovom alebo databázovom programe.

Dialógové okno Odoslať správu do Excelu.

Ak chcete zostavu skopírovať do nového zošita, vyberte prepínač Vytvoriť nový hárok. Odtiaľ máte možnosť vytvoriť úplne novú tabuľku programu Excel (kliknite na možnosť V novom zošite) alebo vytvoriť nový hárok v existujúcom súbore pomocou prepínača V existujúcom zošite; potom zadajte cestu a názov zošita do textového poľa, ktoré QuickBooks otvorí po výbere prepínača. (Ak nepoznáte cestu a názov zošita, kliknite na tlačidlo Prehľadávať a potom pomocou dialógového okna, ktoré zobrazí aplikácia QuickBooks, vyhľadajte súbor zošita.)

Ak chcete skopírovať zostavu do existujúcej tabuľky programu Excel, vyberte prepínač Aktualizovať existujúci pracovný hárok. QuickBooks spôsobí, že Excel obnoví predtým exportovaný zošit.

Ak chcete nahradiť existujúcu tabuľku programu Excel novou zostavou, ktorú odosielate do Excelu, vyberte prepínač Nahradiť existujúci pracovný hárok. Potom, keď QuickBooks otvorí textové pole a pridá tlačidlo Prehľadávať, buď zadajte cestu a názov zošita do textového poľa, alebo kliknite na tlačidlo Prehľadávať, prejdite na zošit a vyberte ho.

Nakoniec, ak chcete skopírovať informácie o zostave do súboru .csv (formát súboru, ktorý možno otvoriť v akomkoľvek tabuľkovom alebo databázovom programe), vyberte prepínač Vytvoriť súbor s hodnotami oddelenými čiarkou (.csv).

Ak kliknete na príkazové tlačidlo Rozšírené v dialógovom okne Odoslať správu do Excelu, QuickBooks zobrazí dialógové okno Rozšírené možnosti Excelu, ktoré je zobrazené tu. Toto dialógové okno vám umožňuje ovládať, aké formátovanie QuickBooks skopíruje do Excelu (urobte to pomocou začiarkavacích políčok QuickBooks Options), zapnúť alebo vypnúť určité funkcie formátovania Excelu (urobte to pomocou začiarkavacích políčok Excel Options) a nastaviť predbežnú tlač zošita informácie v Exceli (urobte to pomocou prepínačov Možnosti tlače). Všetky tieto veci súvisia s tým, ako funguje Excel. Ak vám vyhovuje práca s Excelom, pokračujte a vykonajte požadované zmeny. Ak sa vám nepáči práca s Excelom, pokračujte a prijmite predvolené návrhy QuickBooks. Všetky tieto veci môžete neskôr a pomerne jednoducho zmeniť v Exceli.

Dialógové okno Rozšírené možnosti programu Excel.

Ak pracujete s QuickBooks, vedzte, že Excel je skvelý nástroj na hlbšie ponorenie sa do údajov. Upozorňujeme tiež, že pri ďalšom nákupe počítača môžete mať možnosť získať balík Microsoft Office ako súčasť kúpnej ceny. Microsoft Excel sa dodáva s balíkom Microsoft Office.

Tlačidlo Skryť hlavičku

Tlačidlá Hide Header (Skryť hlavičku) a Collapse (Zbaliť) zmenia spôsob, akým sa správa zobrazí v okne správy a ak je vytlačená, na stránke.

Kliknutím na tlačidlo Skryť hlavičku odstránite informácie hlavičky, ako je napríklad názov spoločnosti. Ak hlavičku skryjete, môžete hlavičku nahradiť opätovným kliknutím na tlačidlo Skryť hlavičku.

Tlačidlo Zbaliť

Tlačidlo Zbaliť zbalí podrobnosti v zostave. QuickBooks nezobrazuje podúčty v zbalenej zostave – iba účty.

Ak chcete rozbaliť prehľad, ktorý ste predtým zbalili, kliknite na tlačidlo Rozbaliť. QuickBooks nahradí tlačidlo Zbaliť tlačidlom Rozbaliť, keď sa v okne Správa zobrazí zbalená zostava.

Nestrácajte čas zisťovaním, čo robia tlačidlá Skryť hlavičku a Zbaliť/Rozbaliť. Ak máte otázku, jednoducho zobrazte správu v okne Správa a kliknite na príkazové tlačidlo, na ktoré máte otázku. Zmeny v okne Správa vám ukážu, čo robí príkazové tlačidlo.

Tlačidlo Obnoviť

Tlačidlo Refresh povie spoločnosti QuickBooks, aby aktualizovala informácie správy o zmenách v dátovom súbore QuickBooks. Na prvý pohľad to znie šialene, ale v skutočnosti môžete nechať okná prehľadov otvorené. To znamená, že okno prehľadu môže zobrazovať napríklad výkaz ziskov a strát spred týždňa. Ak ste za posledný týždeň zadali niekoľko transakcií, údaje prehľadu už nemusia byť správne. Keď kliknete na tlačidlo Obnoviť, QuickBooks vie, že má aktualizovať správu o najnovšie zmeny.

QuickBooks vás zvyčajne vyzve, aby ste aktualizovali správu o zmenách v dátovom súbore QuickBooks. Ak sa však nebudete riadiť návrhom QuickBooks na aktualizáciu, môžete neskôr kliknúť na Obnoviť a aktualizovať.