Práca s čiastočnými objednávkami v QuickBooks Online

Pracujete s čiastočnou objednávkou v QuickBooks Online? Do transakcie môžete pridať iba časť objednávky, aby ste zaplatili za tovar, ktorý ste dostali, a ostatné položky ponechať nevybavené. Predpokladajme, že dostanete iba časť objednávky alebo že chcete zaplatiť len časť objednávky. Žiaden problém. Časť nákupnej objednávky môžete pridať do faktúry, šeku alebo výdavkovej transakcie a neskôr pridať ďalšie k inej faktúre, šeku alebo výdavku – a takto pokračovať, kým nepoužijete celú nákupnú objednávku.

QBO prepojí viaceré transakcie s nákupnou objednávkou a QBO automaticky uzavrie nákupnú objednávku, keď prepojíte všetky riadky v nákupnej objednávke s akoukoľvek kombináciou faktúr, šekov alebo výdavkových transakcií. Ak zistíte, že v nákupnej objednávke nedostanete nejaký riadok, môžete tento riadok manuálne zatvoriť bez toho, aby ste ho prepojili s nejakou inou transakciou. Kliknite na riadok nákupnej objednávky, ktorý chcete uzavrieť, a začiarknite políčko v stĺpci Uzavreté.

Môžete manuálne uzavrieť celú objednávku, ak ju už nepotrebujete; stačí kliknúť na indikátor stavu objednávky pod menom dodávateľa a zmeniť stav z Otvorené na Uzavreté.

Predpokladajme, že máte nákupnú objednávku podobnú tej, ktorá je zobrazená tu a že na nákupnej objednávke dostanete dva riadky, ale stále čakáte na ďalšie dva riadky.

Objednávka s viacerými riadkami.

Môžete vytvoriť transakciu, aby ste zaplatili iba za tie položky, ktoré ste dostali, a zvyšok nechajte otvorený v nákupnej objednávke. Nasleduj tieto kroky:

Otvorte ponuku Vytvoriť (znamienko plus) a vyberte položku Faktúra, Šek alebo Výdavok v závislosti od typu transakcie, ktorú chcete použiť. Pre tento príklad použijeme šek.

Vyberte predajcu.
Dostupné nákupné objednávky pre vybraného dodávateľa sa zobrazia na paneli na pravej strane obrazovky, kde môžete vidieť niektoré riadky na nákupnej objednávke, ako aj jej pôvodné a aktuálne sumy.

Kontrola zobrazujúca dostupnú nákupnú objednávku s viacerými riadkami pre vybratého dodávateľa.

Kliknite na Pridať v objednávke na paneli.
QBO pridá všetky riadky v nákupnej objednávke do sekcie Detail položky alebo Podrobnosti účtu počnúc prvým dostupným riadkom v príslušnej sekcii.

Upravte množstvo alebo sumu pre každý riadok tak, aby odrážala časť, ktorú chcete zaznamenať ako čiastočne prijatú alebo zaplatenú.

Na tomto obrázku boli množstvá v prvom a poslednom riadku nastavené na nulu, čo znamená, že tieto položky ešte neboli prijaté. Tretí riadok je nastavený na čiastočný príjem objednanej položky.

Všimnite si, že môžete čiastočne zaplatiť riadok v objednávke tak, že zmeníte množstvá v tomto riadku z pôvodnej sumy v objednávke na číslo, ktoré dostanete.

Príjem a platba za časť objednávky.

Uložte transakciu faktúry, šeku alebo výdavkov.

Ak znovu otvoríte nákupnú objednávku, uvidíte, že QBO sleduje stav položiek na jednotlivých riadkoch nákupu.

Ak zopakujem proces prijímania niektorých položiek z nákupnej objednávky, objednávka na bočnom paneli indikuje, že celková hodnota a aktuálny zostatok nie sú rovnaké, čo znamená, že časť objednávky bola prijatá. A keď identifikujem ďalšie prijaté položky a uložím faktúru, šek alebo výdavkovú transakciu, pôvodný nákup zobrazí dve prepojené transakcie a ak je to vhodné, ďalšie uzavreté riadky v nákupnej objednávke.

Kliknutím na Prepojené transakcie pod stavom nákupnej objednávky sa zobrazia prepojené typy transakcií, dátumy a sumy; môžete kliknúť na akúkoľvek prepojenú transakciu a zobraziť ju.

Zaujíma vás, ako jednoducho určiť, koľko z konkrétnej objednávky ste dostali alebo zaplatili a koľko je ešte neuhradené? Použite zostavu Podrobnosti otvorených nákupných objednávok.

Prehľad otvorených nákupných objednávok.

Na tomto obrázku je navigačná tabla skrytá kliknutím na tri vodorovné pruhy v ľavom hornom rohu okna QBO.

Ak chcete spustiť tento prehľad, kliknite na položku Prehľady na navigačnej table. Potom pomocou vyhľadávacieho poľa napíšte „Otvoriť nákup“ (nebudete musieť písať viac – QBO zobrazí názov zostavy vo výsledkoch vyhľadávania a môžete naň kliknúť, aby ste zostavu zobrazili). Môžete tiež použiť zostavu Zoznam otvorených nákupných objednávok.