Používanie systémov periodickej inventarizácie v QuickBooks 2017

Pomocou aplikácie QuickBooks 2017 môžete použiť jednoduchý prístup k účtovaniu zásob. Namiesto sledovania jednotlivých položiek zásob pomocou systému permanentných zásob – čo jednoducho znamená, že každú položku sledujete, keď sa presúva do vašej firmy a odchádza do auta alebo minivanu zákazníka. — môžete použiť jednoduchý periodický systém. Budete potrebovať vedieť, ako funguje systém periodickej inventarizácie v QuickBooks. Je tiež dobré vedieť, čo je zlé a čo dobré na používaní systému periodickej inventarizácie.

Ako fungujú systémy periodickej inventarizácie v QuickBooks

Ak používate systém pravidelnej inventarizácie, nastavíte si účet typu Iný obežný majetok s názvom Zásoby. Potom pri každom nákupe zásob kategorizujete nákup zásob ako spadajúci do tohto falošného inventárneho účtu. (Účet sa nazýva „falošný“ inventárny účet, pretože to nie je skutočný inventárny účet pre QuickBooks.)

Ak chcete zaznamenať svoje náklady na tovar predaný každý mesiac, pomocou zápisu v denníku presuniete príslušnú časť z falošného účtu zásob na váš účet nákladov na predaný tovar. Ako viete, akú časť by ste sa mali hýbať? Dobrá otázka. Stručne povedané, hádate na základe vašich historických percent nákladov na predaný tovar.

Tu je príklad, ako to funguje: Predpokladajme, že od nepamäti vaše náklady na predaný tovar tvoria 45 percent vašich príjmov z predaja a že minulý mesiac ste predali veci v hodnote 10 000 USD. V tomto prípade by ste si mysleli, že 45 percent z 10 000 USD (4 500 USD) sa rovná nákladom na inventár, ktorý ste predali. V súlade s tým by ste presunuli 4 500 dolárov z účtu falošných zásob do nákladov na predaný tovar.

Ako sa dá predpokladať, tento hrubý a pripravený prístup znamená, že vaše čísla zásob a nákladov na predaný tovar budú nesprávne. Takže na konci roka stále vykonávate fyzickú inventúru, aby ste zistili, čo presne máte v zásobách. V tomto bode by ste upravili zásoby a zostatky nákladov na predaný tovar tak, aby zodpovedali tomu, čo zobrazuje váš fyzický inventár.

Môže sa stať, že v priebehu roka vašich hrubých 45 percent znamenalo, že ste presunuli 5 000 dolárov príliš zo zásob do nákladov na predaný tovar. V tomto prípade by ste presunuli 5 000 USD z nákladov na predaný tovar späť do zásob. Alebo možno zistíte, že ste presunuli 5 000 dolárov príliš málo zo zásob do nákladov na predaný tovar. Ak chcete tento problém vyriešiť, presuniete ďalších 5 000 USD zo zásob do nákladov na predaný tovar.

Posledný rýchly bod o používaní pravidelného inventára: Ak používate pravidelný inventár, nepoužívate položky inventára. Takže to, čo uvádzate na faktúry alebo potvrdenky o predaji, je len všeobecná, neinventárna súčiastka.

Dobré a zlé z pravidelnej inventarizácie

Systém periodických zásob je vhodný pre niektoré typy podnikov. Ak máte napríklad príliš veľa položiek na sledovanie pomocou zoznamu položiek QuickBooks, tu popísaný prístup vám môže zachrániť život.

Pravidelné inventarizačné systémy však spôsobujú určité problémy. Tu sú štyri najväčšie a najhoršie problémy:

• V skutočnosti nebudete vedieť, ktoré položky sa predávajú dobre a ktoré nie, pretože nebudete sledovať predaje podľa inventárnych položiek. To znamená, že nemôžete skladovať viac vecí, ktoré sa predávajú za tepla, a menej vecí, ktoré sa nepredávajú.
• Nebudete vedieť, čo skutočne máte vo svojom inventári, okrem prípadu, keď vykonáte koncoročnú fyzickú inventúru. (Nebudete vedieť, koľko dolárov za inventár držíte, ani aké množstvo položiek držíte.)
• Keďže nebudete vykonávať úpravy na úrovni položiek na základe fyzického inventára, nebudete vedieť, ktoré položky sú náchylné na zmrštenie v dôsledku problémov, ako je krádež, rozbitie a znehodnotenie.
• Budete musieť vykonať zápisy do denníka, ktoré zaznamenávajú presuny dolárov zo zásob do nákladov na predaný tovar. Tieto zápisy do denníka nie sú príliš ťažké, ale môže byť trochu zložité zistiť prvé časy.

Musíte sa rozhodnúť, či chcete alebo potrebujete použiť jednoduchší systém periodickej inventarizácie napriek problémom, ktoré takýto systém predstavuje. Jedna posledná myšlienka: Mnoho malých podnikov, najmä malých maloobchodníkov, úspešne používa systémy periodických zásob.