Používanie QuickBooks na správu zásob vo výrobnej firme

Sledovanie zásob vo výrobnej firme je ťažšie ako v iných typoch podnikov. Keď v QuickBooks zredukujete všetko na jeho podstatu, problém pramení z niekoľkých zložitých účtovných požiadaviek:

• Vo výrobnom prostredí výrobca kombinuje položky surovín do položiek hotového tovaru. To znamená – a to je náročná časť –, že výrobný proces znižuje počet zásob a hodnotu niektorých položiek (surovín alebo komponentov) a súčasne zvyšuje počet a hodnotu iných položiek hotových výrobkov.
• Vo výrobnom prostredí pravidlá hovoria, že v hodnotách zásob hotového tovaru nepočítate len hodnotu položiek. Počítate aj náklady na prácu a výrobné režijné náklady použité pri výrobe položiek.

QuickBooks rieši prvý problém týkajúci sa výrobných zásob, ale nerieši ani nerieši druhý problém. Našťastie, pokiaľ ste malý výrobca, pravdepodobne sa nemusíte príliš obávať druhého problému. Na to by ste sa mali opýtať svojho CPA. Ale nebojte sa – Kongres a Internal Revenue Service poskytli množstvo medzier, ktoré malým chlapom uľahčujú účtovníctvo.

Manipulácia s vyrobenými zásobami jednoduchým spôsobom

Ak používate QuickBooks Pro alebo niektoré staršie verzie QuickBooks Premier, nemáte možnosť účtovať výrobu zásob v QuickBooks. Najlepšie, čo môžete urobiť, je zoskupiť položky a spojiť ich do jednotlivých položiek vo faktúre zákazníka.

Tento prístup znie nedbale, ale nie je až taký zlý, ako by ste si na prvý pohľad mysleli. Môžete si vybrať, aby sa v zákazníckej faktúre zobrazovala iba položka skupiny. To znamená – vráťme sa k príkladu kvetinárstva predávajúceho červené ruže a vázy – že kvetinár môže „vyrobiť“ krištáľovú vázu s tuctom červených ruží a potom vykázať vyrobenú položku ako skupinovú položku na faktúre zákazníka.

Jedna vec, ktorá je problematická na prístupe „použiť len skupinu položiek“ je, že vám neumožňuje sledovať hodnoty zásob hotového tovaru.

Vykonávanie účtovníctva zásob v QuickBooks

Ak chcete zaúčtovať výrobu zásob v QuickBooks Premier alebo QuickBooks Enterprise Solutions, pridáte položky zostavy zásob do zoznamu položiek pre tie položky, ktoré vyrábate. Zaznamenávate aj výrobu predmetov, keď ich ... no, vyrábate .

Predpokladajme, že Pine Lake Porcelain väčšinou len nakupuje a ďalej predáva hrnčeky na kávu a iné porcelánové čačky. Predpokladajme však, že raz do roka Pine Lake Porcelain zostaví kolekciu červených hrnčekov na kávu do darčekovej sady na svätého Valentína v krabici. V tomto prípade môže QuickBooks zaznamenať zostavenie darčekovej sady v krabici, ktorá kombinuje napríklad štyri červené hrnčeky na kávu, kartónovú škatuľu a nejaký obal z hodvábneho papiera.

Pridávanie položiek zostavy zásob

Ak chcete opísať vyrobené položky, postupujte takto:

Vyberte Zoznamy → Zoznam položiek.\

QuickBooks zobrazí okno zoznamu položiek.

Kliknite na tlačidlo Item v okne Item List a vyberte New z rozbaľovacieho zoznamu.

QuickBooks zobrazí okno Nová položka.

Vyberte položku Zostava inventára z rozbaľovacieho zoznamu Typ.

QuickBooks zobrazí verziu Inventory Assembly okna New Item.

Zadajte účet, ktorý sa má použiť na sledovanie ceny tejto položky, keď ju predávate.

QuickBooks navrhuje účet Cost of Goods Sold. Ak ste však pre svoje COGS vytvorili iné účty, vyberte iný vhodný účet.

Popíšte vyrobený predmet.

Zadajte popis položky, ktorá sa má zobrazovať v dokumentoch, ktoré vidia vaši zákazníci, ako sú napríklad faktúry. (QuickBooks predvolene navrhuje rovnaký popis, ktorý ste použili v textovom poli Popis nákupných transakcií.)

Do poľa Predajná cena zadajte sumu, ktorú za položku účtujete.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Kód dane uveďte, či vyrobený tovar podlieha dani z obratu.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Income Account zadajte účet, ktorý má QuickBooks použiť na sledovanie príjmu z predaja položky.

Identifikujte komponenty, ktoré vstupujú do hotovej položky.

Pomocou zoznamu kusovníka identifikujte jednotlivé komponenty komponentov a množstvá potrebné na zostavenie inventára. Každá položka komponentu je v zozname na samostatnom riadku. Aby to nebolo príliš nadbytočné, všimnite si, že identifikujete položku komponentu aj počet potrebných položiek komponentu.

Identifikujte majetkový účet.

Zadajte ďalšie konto aktuálneho majetku, ktoré má QuickBooks použiť na sledovanie hodnoty tejto položky inventára.

Vyberte stavebný bod.

Pomocou polí Build Point zadajte najnižšie množstvo tejto položky, ktoré môže zostať, kým vyrobíte ďalšiu. Keď úroveň zásob klesne na toto množstvo, aplikácia QuickBooks pridá do zoznamu pripomienok pripomienku, ktorá vás upozorní, že z položky musíte vyrobiť viac.

Ignorujte polia Na ruke a Celková hodnota.

Vidíte tú krabicu On Hand? Nechajte to nastavené na nulu. Ak chcete teraz zadať číslo, znamená to zaznamenať transakciu bez kategórie, a to nechcete. Pokračujte a ponechajte pole Celková hodnota nastavené na nulu.

Pole Ako od ponechajte prázdne alebo zadajte aktuálny dátum.

To je jedno.

Verzia zostavy zásob v okne Nová položka.

Evidencia výroby alebo montáže položiek

Ak chcete zostaviť nejakú zostavu, vyberte príkaz Dodávatelia → Činnosti zásob → Vytvoriť zostavy. QuickBooks zobrazí okno Build Assemblies. Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať si vec, ktorú chcete postaviť, z rozbaľovacieho zoznamu Montážna položka a potom zadať množstvo, ktoré ste vy (alebo nejaký nešťastný spolupracovník) postavili, do poľa Množstvo na zostavenie v pravom dolnom rohu. Potom kliknete buď na tlačidlo Build & Close alebo Build & New. (Ak chcete zaznamenať zostavu niektorých ďalších položiek, kliknite na tlačidlo Vytvoriť a nový.)

Verzia zostavenia zostavy v okne Nová položka.

Tu je niekoľko vecí, ktoré si treba zapamätať o príkaze Build Assemblies:

• V pravom hornom rohu okna QuickBooks zobrazuje množstvo zostavy, ktorú máte k dispozícii, a počet zákazníkov, ktorí zadali objednávky. Je to celkom užitočná informácia, takže pamätajte, že tam je.
• Tabuľka v okne Build Assemblies zobrazuje, čo je súčasťou vášho produktu. Nie že by vás to zaujímalo, ale toto je kusovník.
• V spodnej časti zoznamu kusovníkov vám QuickBooks zobrazuje maximálny počet zostáv, ktoré môžete vyrobiť, vzhľadom na vaše aktuálne zásoby.
• Keď vytvoríte položku, QuickBooks upraví počet položiek inventára. Ak vyrobíte darčekové súpravy v krabici, každý so štyrmi červenými hrnčekmi a dvoma baliacimi vreckovkami, aplikácia QuickBooks zníži počet položiek v červených hrnčekoch a baliacich papierových vreckovkách a zvýši počet položiek v darčekových súpravách v krabici, keď zaznamenáte zostavenie zostavy.

Niektoré komponenty použité v zostave nemusia byť inventárnymi položkami. V zostave môžete použiť neinventárne diely.

Správa viacerých skladových miest

QuickBooks Enterprise Solutions vám umožňuje vysporiadať sa s výzvou vedenia záznamov pri skladovaní zásob na viacerých miestach. Ak chcete zapnúť túto funkciu s názvom Rozšírené sledovanie zásob, vyberte príkaz Upraviť → Predvoľby, kliknite na položku Položky a zásoby, kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti a potom kliknite na tlačidlo Rozšírené nastavenia zásob.

Ak používate verziu QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks zobrazuje dialógové okná, ktoré vám umožňujú zostaviť zoznam lokalít inventára, a tiež pridáva polia do príslušných okien a dialógových okien, aby ste mohli sledovať položky inventára podľa lokality. Ak nepoužívate verziu Enterprise Solutions QuickBooks, QuickBooks zobrazuje informácie o tom, ako môžete inovovať na Enterprise Solutions.