Používanie náhradných lístkov v Sage Timeslips

Všetky fakturačné opatrenia Sage Timeslips zobrazujú bločky na účtoch, ktoré poskytujú veľa podrobností o účte (pozri nasledujúci obrázok). V niektorých prípadoch možno nebudete chcieť zobraziť takéto detaily. V takom prípade môžete zvážiť použitie náhradných lístkov.

Typický účet zobrazuje podrobnosti o všetkých dokladoch.

Náhradný lístok nahrádza skupinu lístkov na účte klienta jedným záznamom. Náhradné doklady môžete použiť na nahradenie dokladov o čase alebo výdavkoch alebo na nahradenie dokladov, ktoré používajú konkrétnu úlohu, výdavok alebo referenciu.

Ak používate kategórie, môžete definovať náhradné lístky podľa kategórie, aby náhradný lístok nahradil niekoľko rôznych úloh súčasne. Ak chcete použiť náhradné lístky, špecifikujete klienta, na ktorého účte chcete nahradiť údaje náhradným lístkom. Potom nastavíte náhradný lístok a súčasne určíte pravidlá, ktoré by mali použiť časové lístky na nahradenie náhradného lístka za skupinu lístkov.

Pravidlá, ktoré vytvoríte pre jedného klienta, sú špecifické pre daného klienta a neovplyvňujú ostatných klientov.

Ak chcete vytvoriť náhradný lístok, postupujte takto:

Zvoľte Lístky → Náhradné lístky, aby ste zobrazili dialógové okno Zoznam náhradných lístkov, ktoré je zobrazené na nasledujúcom obrázku.

Náhradné doklady, ktoré ste vytvorili pre vybraného klienta.

Otvorte rozbaľovací zoznam Klient a vyberte klienta.

Ak chcete sprístupniť náhradný lístok viacerým klientom, môžete náhradný lístok priradiť klientovi šablóny. Kliknite pravým tlačidlom myši na pole Klient a v kontextovej ponuke vyberte položku Šablóna. Potom vyberte klienta šablóny, pre ktorého chcete vytvoriť náhradný lístok. Ak zmeníte názor a chcete prepnúť späť na konkrétneho klienta, kliknite pravým tlačidlom myši na pole Klient a vyberte možnosť Otvoriť.

Kliknite na tlačidlo Nový.

Zobrazí sa dialógové okno Výmena rozpísaného lístka, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

Definujte parametre pravidla, ktoré majú časové tikety použiť pri nahradení skupiny tiketov náhradným tiketom.

Pomocou sekcie Lístky, ktoré sa zhodujú, identifikujte lístky, ktoré by mali časové lístky nahradiť.

• Ak chcete nahradiť všetky doklady alebo všetky doklady, nastavte Typ dokladu na Čas alebo Výdavok, nastavte rozbaľovací zoznam pod poľom Typ dokladu na Aktivita a potom nastavte hodnotu poľa rozbaľovacieho zoznamu vedľa Aktivita na . Na obrázku vyššie pravidlo nahradí všetky časové tikety náhradným tiketom.

• Ak chcete nahradiť všetky doklady pre určitú úlohu alebo výdavok, nastavte Typ dokladu na Čas alebo Výdavok. Potom nastavte rozbaľovací zoznam pod poľom Typ lístka na Aktivita. Potom otvorte pole rozbaľovacieho zoznamu vedľa aktivity a vyberte úlohu alebo výdavok zo zoznamu.

• Ak chcete nahradiť všetky tikety pre určitú kategóriu, nastavte Typ dokladu na Čas, rozbaľovací zoznam pod poľom Typ dokladu nastavte na Kategória a otvorte pole rozbaľovacieho zoznamu vedľa Kategória a vyberte názov kategórie.

• Ak chcete nahradiť celý čas alebo náklady za určitú referenciu, otvorte rozbaľovací zoznam Referencie a vyberte referenciu.

Do poľa Bude nahradený jedným lístkom s týmto popisom zadajte popis, ktorý chcete, aby sa časové lístky zobrazovali na účte klienta namiesto popisov jednotlivých lístkov.

V časti Dátumy zadajte dátumy, ktoré sa objavia na účte.

Môžete si vybrať:

• Najskorší dátum začatia, ak chcete použiť najskorší dátum začiatku z lístkov Časové lístky sa nahradia náhradným lístkom

• Najneskorší dátum začatia, ak chcete použiť posledný dátum začatia z lístkov Časové lístky sa nahradia náhradným lístkom

• Najskorší dátum ukončenia, ak chcete použiť najskorší konečný dátum z lístkov Časové lístky nahradia náhradným lístkom.

• Najneskorší dátum ukončenia, ak chcete použiť najskorší konečný dátum z lístkov, ktoré Timeslips nahradia náhradným lístkom

• Dátum fakturácie, ak chcete použiť dátum, ktorý ste nastavili pri príprave faktúr

• Dnešný dátum, ak chcete použiť dátum vášho počítača

Označte začiarkavacie políčko Povolené pre tlač na účty, ak chcete použiť náhradný lístok na účtenky pri ich tlači.

Zrušením začiarknutia tohto políčka ponecháte náhradný lístok k dispozícii, ale vyzvete Timeslips, aby ho ignoroval.

Náhradný lístok môžete úplne odstrániť z dialógového okna Zoznam náhradných lístkov. Ak to chcete urobiť, vyberte lístok v zozname a potom kliknite na tlačidlo Odstrániť.

Kliknutím na tlačidlo OK uložíte náhradný lístok a znova zobrazíte dialógové okno Zoznam náhradných lístkov.

Alternatívne môžete použiť tlačidlá Nový, Prvý, Predchádzajúci, Ďalší a Posledný na vytvorenie ďalších náhradných lístkov a navigáciu medzi existujúcimi náhradnými lístkami pre vybraného klienta. Po dokončení vytvárania náhradných lístkov kliknite na tlačidlo OK.

Kliknutím na tlačidlo Hotovo zatvorte dialógové okno Zoznam náhradných lístkov.

Keď pripravíte účet pre klienta s aktívnym náhradným lístkom, Timeslips nahradí náhradný lístok za lístky, ktoré ste identifikovali pri vytváraní náhradného lístka. Nasledujúci obrázok zobrazuje rovnaký účet, aký ste videli na začiatku tohto článku, s výnimkou toho, že tento obrázok používa náhradný lístok pre všetky časové bloky, bez ohľadu na úlohu priradenú časovému lístku.

Faktúra s použitím náhradného dokladu.

Ak na účte zobrazíte hodinovú sadzbu, Timeslips spriemeruje sadzbu. Na obrázku je hodinová sadzba skrytá, aby nedošlo k zámene.

Niekoľko poznámok k náhradným listom:

• Keď zlúčite časové a výdavkové poplatky na účte a použijete náhradný lístok, Timeslips najskôr vyhľadá náhradný výdajový lístok. Ak neexistuje náhradný výdavkový list, Timeslips vyhľadá náhradný časový list.

• Aj keď na účtenku použijete náhradný lístok, ak pre klienta existuje náhradný lístok, Timeslips zobrazí náhradný lístok na účte spolu s náhradným lístkom. Časové sklzy nezahŕňajú prepisovací sklz v sklzoch, ktoré nahrádzajú.

• Keď schválite účet, ktorý používa náhradné lístky, Timeslips označí ako fakturované lístky, ktoré nahradil.