Porovnanie rozpočtov so skutočnými výsledkami v QuickBooks 2011

Po zaznamenaní rozpočtu v aplikácii QuickBooks môžete porovnať svoje skutočné finančné výsledky s rozpočtovými sumami výberom príkazov z podponuky Rozpočty a prognózy. Keď vyberiete Správy → Rozpočty a prognózy, QuickBooks vám poskytne niekoľko správ o rozpočte:

• Prehľad rozpočtu: Tento prehľad sumarizuje sumy vášho rozpočtu. Môžete ho použiť na prezeranie a kontrolu chýb svojho rozpočtu.

• Rozpočet vs. skutočný: Táto zostava vám umožňuje porovnať informácie rozpočtovaného výkazu ziskov a strát so skutočnými informáciami výkazu ziskov a strát. Prehľad vám teda umožňuje porovnať vaše očakávané príjmy a výdavky so skutočnými príjmami a výdavkami.

• Výkonnosť rozpočtu ziskov a strát: Tento prehľad vám umožňuje porovnať vaše skutočné príjmy, výdavky a zisky s rozpočtovými príjmami, výdavkami a ziskami.

• Graf rozpočtu a skutočnosti: Tento graf nie je prehľad. Je to graf, ktorý zobrazuje rozpočtové a skutočné informácie.

• Prehľad predpovedí: Táto správa zhŕňa predpoveď QuickBooks. Prognóza je v podstate predpoveď o vašich budúcich príjmoch a peňažnom toku. Prognózy používate na plánovanie „čo ak“.

• Predpoveď vs. skutočnosť: Tento prehľad porovnáva predpoveď s tým, čo sa skutočne stalo.

S dobre zostaveným a rozumným rozpočtom môžete hľadať rozdiely medzi rozpočtom a skutočnými finančnými výsledkami. Chcete použiť svoj rozpočet na rozpoznanie situácií, v ktorých je napríklad nákladová položka príliš nízka, položka aktív príliš vysoká alebo niektoré číslo výnosu zaostáva za tým, čo očakávate. Neočakávané výsledky často naznačujú problémy alebo príležitosti. Zamyslite sa nad nasledujúcimi príkladmi odchýlky a nad tým, čo môžu odchýlky naznačovať:

• Mesačný príjem je 40 000 USD namiesto 50 000 USD. Ak predaj predstavuje iba 80 percent toho, čo očakávate, pravdepodobne budete musieť okamžite zaviesť nápravné opatrenia.

• Zostatky zásob sú v priemere 50 000 USD na konci mesiaca namiesto 100 000 USD na konci mesiaca. To môže byť dobré alebo zlé. Môže to znamenať, že predávate produkty oveľa rýchlejšie, ako ste očakávali (a preto by ste mali zvýšiť svoje investície do zásob a nákup zásob). Nízka investícia do zásob však môže znamenať aj to, že jednoducho nedostávate materiály od svojich predajcov tak rýchlo, ako by ste potrebovali, a v dôsledku toho vám hrozí veľké riziko straty predaja z dôvodu nedostatočných zásob.

• Náklady na výskum a vývoj sa rovnajú 50 000 USD ročne namiesto 25 000 USD ročne. Výdavky na výskum a vývoj, ktoré sú dvakrát vyššie ako očakávate, sa zdajú byť zlé. Zdvojnásobenie výdavkov na výskum a vývoj však môže byť dobré, ak nečakane investujete do nejakého sľubného nového produktu, nápadu alebo technológie.

• Predaj určitej skupine zákazníkov je o 50 percent vyšší. Predpokladajme, že ste použili triedy na sledovanie predaja zákazníkom v rámci krajiny a mimo nej. Ak celkom neočakávane zistíte, že predaj zákazníkom mimo krajiny je o 50 percent vyšší ako očakávate, tento rozdiel môže naznačovať príležitosť predať ešte viac mimo krajiny.