Podnikové riešenia QuickBooks 2012 v prostredí pre viacerých používateľov

QuickBooks 2012 vám umožňuje nastaviť niekoľko hesiel pre dátový súbor QuickBooks 2012. Čo je na tom naozaj pekné, je, že môžete QuickBooks 2012 povedať, aby obmedzili určitých používateľov a heslá len na určité veci.

Majiteľ firmy môže mať napríklad heslo, ktoré jej umožňuje robiť čokoľvek. Ale napríklad nový účtovník môže mať heslo, ktoré mu umožňuje iba evidovať účty do systému.

Ak bude QuickBooks 2012 používať viac ako jedna osoba, budete chcieť nastaviť ďalšie heslá. Ak to chcete urobiť v QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, postupujte takto:

Vyberte príkaz Spoločnosť → Používatelia → Nastaviť používateľov a roly.

Aplikácia QuickBooks 2012 zobrazí dialógové okno Zoznam používateľov, ako je znázornené na obrázku nižšie. Dialógové okno Používatelia a roly identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup k QuickBooks, a roly, ktoré môže QuickBooks vyplniť pri používaní QuickBooks. Zoznam používateľov, ktorý sa zobrazuje na karte Zoznam používateľov v dialógovom okne, tiež uvádza, kto je aktuálne prihlásený do systému.

Povedzte aplikácii QuickBooks 2012, že chcete pridať používateľa, kliknutím na tlačidlo New.

Keď kliknete na toto tlačidlo, QuickBooks zobrazí dialógové okno New User, ako je znázornené.

Identifikujte používateľa a zadajte heslo.

Každému používateľovi, pre ktorého nastavujete heslo, musíte prideliť používateľské meno. Urobíte to zadaním krátkeho mena – možno krstného mena používateľa – do poľa Používateľské meno. Po identifikácii používateľa zadáte heslo používateľa do textového poľa Heslo aj do textového poľa Potvrdiť heslo.

Identifikujte rolu(y) používateľa.

Pomocou zoznamu Dostupné roly vyberte roly (alebo povinnosti), ktoré používateľ plní. Potom pridajte vybratú rolu do zoznamu priradených rolí používateľa kliknutím na tlačidlo Pridať. Nasledujúci obrázok zobrazuje používateľa Susan s účtovníkom, ktorý je uvedený ako priradená rola. Ak chcete používateľovi odstrániť rolu, vyberte rolu zo zoznamu Priradené roly a potom kliknite na Odstrániť.

(Voliteľné) Podľa potreby upravte roly.

Môžete doladiť roly, ktoré s pomocou QuickBooks pridelíte. Ak to chcete urobiť, vyberte kartu Roly v dialógovom okne Používatelia a roly a potom kliknite na rolu, ktorú chcete zmeniť, a na tlačidlo Upraviť.

Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Upraviť rolu (pozri obrázok nižšie), vyberte účtovnú aktivitu alebo oblasť zo zoznamu Oblasť a aktivity a potom použite tlačidlá Úroveň prístupu k oblasti na určenie toho, čo môže používateľ s vybratou rolou robiť.

Výberom možnosti Žiadny, Úplný alebo Čiastočný prístup prostredníctvom príslušného prepínača môžete určiť, že používateľ by nemal mať žiadny prístup. Ak má mať používateľ čiastočný prístup, vyberte tlačidlo Čiastočné a potom začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčok Vytvoriť, Upraviť, Vymazať, Tlačiť a Zobraziť zostatok. Kliknutím na tlačidlo OK uložte zmeny v rolách a vráťte sa do dialógového okna Používatelia a roly.

Vo všeobecnosti platí, že pokiaľ ide o kontroly účtovníctva, chcete poskytnúť minimálny prístup. Ak niekto nepotrebuje prístup k dátovému súboru QuickBooks pre každodenné povinnosti, mali by ste vybrať tlačidlo Žiadne.

Čím viac možností dáte rezancom vo svojom účtovnom systéme, tým väčšie je riziko, že niekto môže do systému zaviesť chyby, a tým ľahšie vám umožní, aby vás niekto ukradol.

(Voliteľné) Skontrolujte svoje používateľské povolenia.

Po nastavení používateľa by ste mali (len aby ste boli opatrní) skontrolovať povolenia, ktoré ste používateľovi udelili. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu Zoznam používateľov v dialógovom okne Používatelia a roly, vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia.

Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Zobraziť povolenia, vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť. Nasledujúca ilustrácia zobrazuje okno Zobraziť povolenia, ktoré zobrazuje veľmi podrobný zoznam toho, čo používateľ môže a nemôže robiť.