Pár slov o tom, ako funguje QuickBooks 2012

QuickBooks 2012 robí väčšinu zápisov do denníka za vás. Napríklad, keď použijete QuickBooks na zaznamenanie šeku v hodnote 1 000 USD, ktorý platí spoločnosti Acme Supplies za niektoré papierové produkty, ktoré ste si zakúpili, QuickBooks automaticky odpočíta náklady na spotrebný materiál (pokiaľ uvediete, že ide o šek na spotrebný materiál) a potom pripíše hotovosť.

Podobne, keď vytvoríte faktúru, ktorá zaznamená predaj, QuickBooks urobí tieto zápisy do denníka za vás. Ak ste napríklad predali párky v rožku a žemle za 13 000 USD a tieto párky v rožku a žemle vás v skutočnosti stáli 3 000 USD, QuickBooks odpíše hotovosť vo výške 13 000 USD, pripíše výnosy z predaja vo výške 13 000 USD, odpíše náklady na predaný tovar za 3 000 USD a pripíše zásoby vo výške 3 000 USD.

Inými slovami, pre väčšinu vašich bežných transakcií QuickBooks spracováva denníkové záznamy za vás v zákulisí.

To však neznamená, že sa vždy môžete vyhnúť práci s účtovnými zápismi. Akákoľvek transakcia, ktorú nemožno spracovať prostredníctvom štandardného formulára QuickBooks – ako je formulár faktúry alebo formulár šekov – sa musí zaznamenať pomocou zápisu do denníka.

Napríklad, ak si kúpite nejaký fixný majetok vypísaním šeku, QuickBooks automaticky zaznamená nákup fixného majetku. Odpisy, ktoré sa použijú na zaúčtovanie majetku počas jeho odhadovanej ekonomickej životnosti, sa však musia zaznamenať účtovnými zápismi, ktoré si vytvoríte sami a zadáte ich iným spôsobom.

Ďalší skutočne dôležitý bod: Informácie o skúšobnej bilancii poskytujú nespracované údaje, ktoré potrebujete na zostavenie finančného výkazu. V skutočnosti nemusíte brať tento druh nespracovaných údajov a pripravovať svoje finančné výkazy. Predvídateľne, QuickBooks ľahko, rýchlo a bez námahy vytvára vaše finančné výkazy pomocou týchto informácií o skúšobnej bilancii.

QuickBooks automaticky vytvorí väčšinu účtovných záznamov za vás, vytvorí skúšobnú bilanciu pomocou informácií účtovných záznamov a na požiadanie vytvorí finančné výkazy. Väčšina práce v podvojnom účtovníctve teda prebieha v zákulisí. Nemusíte si robiť starosti s mnohými zápismi do denníka zo dňa na deň.

A ak nechcete nikdy vidieť skúšobnú bilanciu, nemusíte. V skutočnosti, ak používate QuickBooks na vytváranie faktúr a vypisovanie šekov, ktoré platia účty, takmer všetky informácie, ktoré potrebujete na zostavenie účtovnej závierky, sa zhromažďujú automaticky. Tak to je naozaj pekné.

Nie všetky informácie, ktoré sú potrebné na vytvorenie dobrých a presných finančných výkazov, sa však zhromažďujú automaticky. Stretnete sa s niekoľkými dôležitými prípadmi, ktoré by sa mali riešiť špeciálne prostredníctvom účtovných záznamov, ktoré si vy alebo vaša CPA vytvoríte a zadáte.