Oprava chýb vo faktúre s QuickBooks 2005

Formulár faktúry QuickBooks používate na fakturáciu zákazníkov za tovar, ktorý predávate. Nikto nie je dokonalý, takže sa nemusíte trápiť chybami, ktoré robíte pri zadávaní informácií do faktúr. Ak to však urobíte, tu je niekoľko spôsobov, ako opraviť bežné chyby.

Ak sa faktúra stále zobrazuje na obrazovke

Ak sa faktúra stále zobrazuje na obrazovke, stačí presunúť kurzor na pole alebo tlačidlo, ktoré je nesprávne, a potom chybu opraviť. Pretože väčšina informácií, ktoré zadávate do okna Vytvoriť faktúry, je krátka a príjemná, môžete ľahko nahradiť obsah niektorých polí prepísaním čohokoľvek, čo tam už je. Ak chcete začať odznova, stačí kliknúť na tlačidlo Vymazať. Ak chcete faktúru po vykonaní zmien uložiť, kliknite na položku Uložiť a nové.

Ak potrebujete do stredu faktúry vložiť riadok, kliknutím pravým tlačidlom myši zobrazte ponuku skratiek a v zobrazenej ponuke skratiek vyberte možnosť Vložiť riadok alebo Odstrániť riadok.

Ak sa faktúra nezobrazuje na obrazovke

Ak faktúra nie je zobrazená na obrazovke, ale ešte ste ju nevytlačili, môžete faktúry listovať pomocou tlačidiel Ďalej a Predchádzajúce. Keď sa dostanete k chybe, jednoducho ju opravte podľa popisu v predchádzajúcej časti. Ak pri oprave faktúry urobíte chybu, môžete kliknúť na tlačidlo Vrátiť a vrátiť sa späť na uloženú faktúru. Tlačidlo Vrátiť nahrádza tlačidlo Vymazať, keď si prezeráte existujúcu faktúru – teda faktúru, ktorú ste už uložili.

Ak ste si vytlačili faktúru, môžete tiež vykonať zmeny opísané v predchádzajúcich odsekoch. Môžete napríklad listovať vo faktúrach, kým nenájdete tú (teraz vytlačenú), ktorá obsahuje chybu. A môžete zmeniť chybu a znova vytlačiť faktúru. Možno však nebudete chcieť ísť touto cestou, ak ste už faktúru odoslali. Možno budete chcieť zvážiť opravu faktúry vystavením dobropisu (ak bola pôvodná faktúra prebitá) alebo inej faktúry (ak bola pôvodná faktúra podhodnotená). Dôvod, prečo možno budete chcieť vystaviť dobropis alebo inú faktúru, je ten, že život je hrozne zamotaný, ak vám alebo vášmu zákazníkovi lietajú viaceré kópie tej istej faktúry a spôsobujú zmätok.

Vymazanie faktúry

Môžete tiež vymazať faktúry. Procesne je vymazanie faktúry jednoduché. Faktúru zobrazíte v okne Vytvorenie faktúr a zvolíte Upraviť –> Vymazať faktúru. Keď vás QuickBooks požiada o potvrdenie vymazania, kliknite na Áno. Najprv si však prečítajte nasledujúci odsek. Možno nebudete chcieť vymazať faktúru. . . .

Aj keď je vymazanie faktúr jednoduché, nie je to niečo, čo by ste mali robiť náhodne alebo pre zábavu. Odstránenie faktúry je v poriadku, ak ste ju práve vytvorili; len vy ste to videli a ešte ste to nevytlačili. V tomto prípade nikto nemusí vedieť, že ste urobili chybu. Je to tvoje tajomstvo. Ale zvyšok času – aj keď ste vytvorili faktúru, ktorú neskôr nechcete – by ste si mali kópiu faktúry ponechať v systéme QuickBooks. Máte tak záznam, že faktúra existovala, čo zvyčajne uľahčuje neskoršie zodpovedanie otázok.

"Ale ako opravím svoje knihy, ak nechám falošnú faktúru?" pýtaš sa. Dobrá otázka. K náprave svoje finančné záznamy pre faktúry, ktoré nechcete počítať anymore, jednoducho ruší faktúru. Faktúra zostáva v systéme QuickBooks, ale QuickBooks ju nepočíta, pretože stratí informácie o množstve a sume. Dobrá správa – zrušenie faktúry je rovnako jednoduché ako jej vymazanie. Stačí zobraziť faktúru v okne Vytvoriť faktúry a potom zvoliť Upraviť –> Zrušiť faktúru.