Online bankovníctvo QuickBooks 2019

V tomto článku začneme diskutovaním o funkciách online bankovníctva a platieb účtov QuickBooks a potom sa budeme zaoberať službami Intuit PaymentNetwork, ktoré sú pre niektoré podniky celkom skvelými nástrojmi. Stručne tiež preskúmame niektoré ďalšie online služby, ktoré Intuit poskytuje používateľom QuickBooks.

Elektronické bankovníctvo

Predtým, než budeme diskutovať o používaní online bankových a platobných služieb QuickBooks, musíte zvážiť, či tieto funkcie majú pre vás a vašu firmu zmysel. Online bankovníctvo má pre niektorých ľudí zmysel – možno aj pre vás. Potom to môže byť skôr ako plutvy na Cadillacu z roku 1962: cool, ale nie tak cool.

Tak o čom je ten rozruch?

Pre QuickBooks zahŕňa online bankovníctvo dve časti: samotné online bankovníctvo a online platbu účtov. Online bankovníctvo vám v podstate umožňuje prenášať pokyny na prevod účtu do vašej banky a sťahovať (získať) informácie o účte elektronicky pomocou počítača a internetu. Online platba faktúr vám umožňuje posielať platobné pokyny elektronicky. (V podstate svojej banke poviete, aby napísala, opečiatkovala a poslala šek, aby ste to nemuseli robiť vy.)

A to je, môj priateľ, o online bankovníctve asi všetko.

Niekoľko dôvodov, prečo byť opatrný pri online bankovníctve

Naozaj neviem, či by ste mali bankovať online, ale podelím sa s vami o niekoľko myšlienok. A bez srandy, v priebehu rokov som mal k tejto funkcii výhrady. Je to bezpečné? je to ľahké? Je to len ďalší spôsob, ako na mne softvérová spoločnosť a moja banka zarobiť viac peňazí?

Tu je moja posledná myšlienka na túto tému: Mali by ste používať online bankovníctvo. Je to bezpečné, ak nezdieľate svoje osobné identifikačné číslo (PIN), a ušetrí vám to veľa času. Internetové bankovníctvo by v skutočnosti malo mnohým majiteľom firiem umožniť, aby si svoje knihy spravili sami, len za pár minút práce na konci týždňa.

Ako už bolo povedané, mal by som rýchlo poukázať na tých pár múch v masti, takpovediac:

• Vaša banka musí používať službu Intuit. Ak chcete využívať plnohodnotnú službu online bankovníctva, musíte použiť banku, ktorá sa prihlásila do tejto služby Intuit. Prihlásilo sa veľa, veľa veľkých bánk. Stále sa, samozrejme, prihlasuje viac bánk, ale niektoré ešte nie. Ak teda vaša banka nenaskočila do rozbehnutého vlaku – teda do rozbehnutého vlaku Intuit – nemôžete naskočiť ani vy, aspoň nie ako plnohodnotný člen kapely.

Ak chcete zistiť, či vaša banka poskytuje online bankovníctvo, vyberte Bankovníctvo → Bankové kanály → Zúčastnené finančné inštitúcie. Po pripojení na internet QuickBooks zobrazí zoznam bánk, ktoré podporujú verziu online bankovníctva Intuit.

• Nie je úplne bez papiera. Hoci úplne elektronický systém znie skutočne efektívne a veľmi úhľadne, musíte si uvedomiť, že online platba účtov (kľúčový komponent online bankovníctva) často nie je taká efektívna alebo úhľadná, pretože, aby som bol úprimný, systém nie je úplne elektronický. .
  "Čo …?" pýtaš sa. "Myslel som, že o to ide." Či už je to lepšie alebo horšie, väčšina podnikov je stále nastavená na – a stále očakáva, že bude – dostávať papierové šeky s radami o prevodoch. Pri odosielaní platobných pokynov sa často stáva, že banka alebo online platobná služba vám jednoducho vytlačí šek. Premýšľajte o tom na chvíľu. Ak banka tlačí váš šek, stále máte všetky nevýhody tlačeného šeku vrátane nasledujúcich:
  • Na odoslanie pošty si ešte musíte nechať čas navyše.
  • Stále máte možnosť, že sa šek stratí.
  • Stále máte možnosť, že šek bude nesprávne použitý. Inými slovami, šek na zaplatenie vášho účtu za elektrinu sa môže namiesto toho použiť na účet vášho suseda.
• Je tu väčšia šanca na chybu. A čo viac, máte ďalšiu komplikáciu v tom, že všetky tieto veci zahadzuje vaša banka a nie vy.
• To (zvyčajne) nie je zadarmo. Najhoršie je, že banka si túto službu s najväčšou pravdepodobnosťou účtuje. A rovnako aj Intuit. (Pamätajte, že banky a softvérové ​​spoločnosti si myslia, že online bankovníctvo je pre nich spôsob, ako zarobiť peniaze.)
• Môžete naraziť na možný zmätok dodávateľa. Prijímanie platieb z vašej banky, na rozdiel od priameho prijímania platieb od vás, môže zmiasť vašich predajcov. Dochádza k zmätku, pretože šeky, ktoré dostanú, sú zbalené v týchto roztomilých malých obálkach, ktoré musia byť roztrhnuté pozdĺž perforácie takmer zo všetkých strán. A keďže pri online platbe nemôžete poslať poukázaný lístok, predajcovia môžu ľahko pripísať na váš účet nesprávne, čo môže viesť k problémom. (Moja energetická spoločnosť sa pravidelne vyhráža, že mi vypne plyn do mojej kancelárie, pretože aj keď sú moje poplatky za elektrinu a plyn zahrnuté v tom istom účte, energetická spoločnosť nechce, aby som posielal jeden šek cez online platobný systém QuickBooks. potrebuje dve kontroly: jednu na účet za elektrinu a jednu na účet za plyn.)

Za zmienku stojí ešte jeden problém. Keď používate online bankovníctvo, vytvárate komplexný systém bez jasnej zodpovednosti za riešenie problémov a technickú podporu. A to znamená, že keď máte problémy, nemôžete vždy niekomu zavolať, aby vám pomohol. (Bez srandy. Len nedávno mi nejaký chudák napísal e-mail, pretože jeho online bankovníctvo nefungovalo. Intuit obvinil banku, banka obvinila jeho PC hardvér, PC spoločnosť obvinila Intuit. Tento chlapík má problém, ktorý nikto nedokáže vyriešiť alebo vyriešiť.) Toto je dôležité pochopiť, dovoľte mi preto stručne načrtnúť kroky, ktoré môže online platba vykonať:

Transakciu zadáte do QuickBooks.

Vytvoríte (alebo vytvorí QuickBooks) internetové pripojenie.

QuickBooks používa internetové pripojenie na odoslanie transakcie do banky.

Banka dostane informácie o transakcii a zvyčajne vytvorí šek, ktorý pošle poštou osobe, ktorej platíte.

Osoba, ktorej platíte, dostane šek (dúfate) a pripíše peniaze na váš účet.

Päť jednoduchých krokov, však? zle. Ktorýkoľvek z týchto piatich krokov sa môže pokaziť. A ak áno, v skutočnosti neuskutočníte platbu ani prevod a nebudete vedieť prečo:

• Chyby sa stávajú. Ak má QuickBooks alebo váš počítač chybu, môže to znamenať, že ste zadali a odoslali transakciu, aj keď ste to v skutočnosti neurobili. Toto sa mi stalo.
• Musíš byť online. Ak vaše internetové pripojenie nefunguje alebo nefunguje spoľahlivo, nemôžete odoslať online transakciu. Mal som problémy s online bankovníctvom doma cez káblové modemové pripojenie na internet (výpadky v búrke) a v práci pri použití siete a optického pripojenia (buď nesprávne nakonfigurovaná sieť alebo zlý hardvér).
• Banky sú omylné. Ak banka pokazí tlač alebo posielanie šeku poštou, váš šek sa tam samozrejme nedostane. QuickBooks vám umožňuje zadať päťriadkovú adresu na šek, ale šek vytlačený bankou alebo online platobnou službou môže mať iba štyri riadky. Takže QuickBooks len odstráni piaty riadok bloku adresy.

Kedykoľvek sa vyskytne ktorýkoľvek z týchto problémov, nebudete vedieť, čo sa pokazilo – iba to, že sa niečo pokazilo. A vy budete zodpovední za vyriešenie problému, aj keď to môže byť chyba vašej banky, Intuitu, vášho poskytovateľa internetových služieb, telefónnej spoločnosti alebo niekoho iného.

Dávať zmysel online bankovníctvu

Takže, čo by ste mali robiť? Dovoľte mi navrhnúť: Ak používate banku, ktorá poskytuje online bankovníctvo, skúste službu. Absolútne! Nie je to veľmi drahé – možno zadarmo alebo (v najhoršom prípade) len pár dolárov mesačne. Ak sa neskôr rozhodnete, že sa vám služba nepáči, vždy sa môžete vrátiť k bankovníctvu starým spôsobom.

Ak využívate banku, ktorá neposkytuje služby online bankovníctva, a máte z toho naozaj hrôzu, môžete vyskúšať súčasť online bankovníctva na platenie účtov online pomocou služby Intuit online platby účtov. Online platba faktúr je časť, v ktorej posielate pokyny svojej banke (ak poskytuje službu) alebo spoločnosti Intuit, aby za vás napísala a poslala šeky. Službu online platby faktúr môžete použiť s akýmkoľvek účtom. V podstate dávate Intuitu povolenie na automatické strhávanie peňazí z vášho účtu, aby za vás uskutočňovalo platby.

Registrácia do služby

Všetko, čo musíte urobiť, aby ste sa prihlásili do služby online bankovníctva, je vybrať Bankovníctvo→ Bankové zdroje→ Nastaviť účet pre online služby. QuickBooks spustí sprievodcu online aplikáciou, ktorý vás prevedie jednotlivými krokmi, ako požiadať o služby online bankovníctva. Postupujte podľa pokynov na obrazovke a voilà! To je všetko. Ďalšia výhoda gramotnosti.

Ak chcete skutočne začať odosielať online platby alebo zadávať otázky týkajúce sa účtu, musíte vyplniť žiadosť a nechať ju spracovať. Všimnite si tiež, že žiadosť môžete zvyčajne dokončiť vyplnením dokumentov z vašej banky a ich odovzdaním. Možno nebudete musieť použiť proces online žiadosti.

Uskutočnenie online platby

Naplánujte si vytváranie a odosielanie online platieb dobrý týždeň pred ich splatnosťou. Spracovanie vašej žiadosti a následné vytlačenie a odoslanie šeku si vyžaduje určitý čas pre službu platenia účtov online a šek, ktorý vám pošle vaša banka, neprejde poštou rýchlejšie ako šek, ktorý odošlete sami. Neočakávajte teda, že platba faktúr online vám ušetrí čas v porovnaní s odosielaním šekov, ktoré si vytlačíte alebo vypíšete rukou.

Po registrácii do online bankovníctva je uskutočňovanie platieb jednoduché. Postupujte podľa týchto krokov:

1. Vyberte Bankovníctvo → Vypisovať šeky.

Môžete tiež kliknúť na ikonu Zápis šekov na domovskej obrazovke. Ak ste už predtým písali šeky pomocou QuickBooks, pravdepodobne poznáte svojho starého priateľa v okne Write Checks, ako je znázornené.

Okno Kontroly zápisu.

2. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Bankový účet v hornej časti okna a potom vyberte účet, z ktorého chcete vypísať tento šek.

Výber účtu je skutočne dôležitým krokom. Pred vypísaním šeku sa uistite, že máte prístup k správnemu účtu.

3. Začiarknite políčko Platiť online na páse s nástrojmi.

Začiarknutie tohto políčka je ďalším dôležitým krokom. Ak toto políčko nezačiarknete, neuskutočňujete platbu online. vypisujete len bežný šek, ktorý potrebujete vytlačiť alebo napísať rukou.

4. Vyplňte šek.

Ak sa príjemca platby objaví na jednom z vašich zoznamov mien, funkcia Automatické dopĺňanie vyplní meno príjemcu v riadku Platba podľa objednávky po zadaní niekoľkých písmen. Pre online platbu faktúr musíte mať správnu adresu. Ak je adresa neúplná, QuickBooks vás upozorní a požiada vás o opravu. Ak ste pre túto osobu alebo stranu predtým nezadali transakciu alebo ste danú osobu alebo stranu nepridali do zoznamu, QuickBooks vás požiada o rýchle pridanie alebo nastavenie mena príjemcu platby. Urob to.

Mimochodom, QuickBooks vám umožňuje zhromažďovať viac informácií o každom, komu zaplatíte online platbou.

Zadajte sumu šeku vedľa znaku dolára a potom stlačte kláves Tab. QuickBooks za vás vypíše sumu v riadku Dollars.

5. V prípade potreby vyplňte karty Výdavky a Položky.

6. Kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový alebo Uložiť a zavrieť dokončíte vypísanie šeku.

Kliknite na položku Uložiť a nový, ak chcete napísať ďalší šek, alebo kliknite na položku Uložiť a zavrieť, ak ste práve dokončili vypisovanie šekov. Tu to máte. Váš šek je vypísaný, zapísaný do kontrolného registra a pripravený na odoslanie, aby ho vaša banka alebo Intuit mohla vytlačiť a poslať poštou.

A myslel si si, že to bude ťažké, však?

Ľudia, ktorí si zvykli na Quicken, bratranec od QuickBooks, možno budú chcieť použiť okno Register na uskutočňovanie online platieb. Okno Register môžete použiť aj v aplikácii QuickBooks, aj keď to nie je také hladké. Platbu zadáte bežným spôsobom, ibaže do textového poľa Kontrolné číslo napíšete slovo ODOSLAŤ .

Elektronický prevod peňazí

Peniaze môžete elektronicky prevádzať aj medzi bankovými účtami, pokiaľ sú účty v tej istej banke. (Samozrejme, oba účty musia byť nastavené aj na online bankovníctvo.) Tu je to, čo musíte urobiť:

1. Vyberte Bankovníctvo→ Prevod prostriedkov.

Zobrazí sa okno Prevod prostriedkov medzi účtami.

2. Z rozbaľovacej ponuky Previesť prostriedky z vyberte bankový účet, z ktorého chcete previesť peniaze.

3. Z rozbaľovacej ponuky Previesť prostriedky do vyberte bankový účet, na ktorý chcete previesť peniaze.

4. Vyberte účet, na ktorý chcete dostávať prostriedky.

5. Začiarknite políčko Online prevod prostriedkov.

Ak tak urobíte, poviete spoločnosti QuickBooks, že chcete uskutočniť tento prenos elektronicky. (Toto pole sa nezobrazí, ak nemáte nastavené online bankovníctvo.)

6. Do poľa Čiastka prevodu zadajte čiastku, ktorú chcete previesť, a potom vyplňte textové pole Poznámka.

Jedného dňa možno vstúpite do registra účtu, z ktorého prevádzate peniaze, a budete sa diviť, kam ste tieto peniaze previedli a prečo. Vyplnením riadku Memo sa táto malá záhada vopred vyrieši.

7. Kliknite na Save & Close.

Prevod je zaznamenaný. Po odoslaní pokynov na prevod sa prevodná transakcia pripíše na váš účet – možno nie okamžite, ale tak rýchlo, ako sa odošle telefonický prevod alebo prevod z bankomatu.

Zmena pokynov

QuickBooks v skutočnosti neposiela ani neprenáša pokyny k platbe a prevodu, kým to nepoviete. Táto malá skutočnosť znamená, že môžete meniť alebo upravovať svoje platobné pokyny (to, čo zadáte v okne Zapísať šeky) a pokyny na prevod (ktoré zadáte v okne Prevod prostriedkov medzi účtami), až kým ich skutočne neodošlete. Online platby a prevody účtu upravujete rovnakým spôsobom, ako upravujete bežné platby a prevody účtu.

Odosielanie pokynov

Potom, čo opíšete online platby a prevody na účet, ktoré má QuickBooks uskutočniť, odošlete tieto informácie banke. Ak to chcete urobiť, postupujte takto:

1. Vyberte Bankovníctvo → Bankové kanály → Centrum bankových zdrojov.

Zobrazí sa okno Bankové kanály, ktoré identifikuje bankový účet, s ktorým budete pracovať.

2. Z rozbaľovacej ponuky Finančná inštitúcia na paneli okna na ľavej strane obrazovky vyberte banku, do ktorej posielate pokyny na platbu a prevod.

3. Poslednýkrát si prečítajte pokyny na platbu a prevod.

Naposledy nahliadnite do zoznamu Položky na odoslanie, aby ste sa uistili, že všetky pokyny na platbu a prevod, ktoré odosielate, sú správne. Ak máte otázky týkajúce sa konkrétneho pokynu, kliknite naň a potom kliknite na tlačidlo Upraviť. Ak viete, že konkrétny platobný pokyn je nesprávny, kliknite naň a potom kliknite na tlačidlo Odstrániť.

4. Kliknutím na tlačidlo Odoslať/prijať odošlete pokyny k platbe a prevodu.

QuickBooks vás vyzve na zadanie kódu PIN v roztomilom dialógovom okne. Ak posielate pokyny k platbe a prevodu prvýkrát, QuickBooks vás pravdepodobne vyzve, aby ste zmenili svoj PIN. Ak nemáte žiadne transakcie na odoslanie, QuickBooks premenuje tlačidlo Receive Transactions.

5. Skontrolujte všetky transakcie, o ktorých vás banka informuje.

Keď QuickBooks vytvorí spojenie a odošle a prijme transakcie, QuickBooks aktualizuje informácie zobrazené v okne Online Banking Center. Viac informácií o mnohých uvedených položkách získate kliknutím na ne. Transakcie, ktoré QuickBooks stiahne z banky, ale ešte nie sú v registroch vašich bankových účtov, môžete pridať kliknutím na tlačidlo Pridať transakcie do QuickBooks, ktoré sa zobrazí v spodnej časti okna.

6. Kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Hej, keď skončíš, skončíš.

Sprava vo flasi

Robiť všetko svoje bankovníctvo elektronicky môže byť trochu znepokojujúce, keď začínate. Čo ak máte napríklad otázku? Jediné, čo musíte urobiť, je poslať e-mail do banky, v ktorom sa tamojších ľudí opýtate na akúkoľvek otázku, ktorú by ste normálne položili pri telefonáte alebo pri okienku pri prejazde autom. Ak to chcete urobiť, postupujte takto:

1. Vyberte Bankovníctvo → Bankové kanály → Vytvoriť správu online bankovníctva.

QuickBooks zobrazí okno Bank Feeds Message a vyplní názov banky (pokiaľ používate online bankové služby len s jednou bankou). Ak využívate služby online bankovníctva vo viacerých bankách, vyberte názov banky, do ktorej chcete poslať správu z rozbaľovacej ponuky Správa komu

2. Kliknite na textové pole Predmet a potom zadajte krátky popis predmetu správy.

I may be telling you something you already know, but most email programs simply display a list of messages that includes the sender, the message subject, and the date. Therefore, the message subject that you use is one of the first bits of message information that the bank folks see.

3. Select the online account that you’re going to discuss in the message.

4. Click the Message text box and then type your message.

You’re on your own here.

5. (Optional) Click the Print button to print a copy of your message.

6. Click OK.

When you click OK, you add the message to the list of stuff that’s ready to send the next time you go online with your bank.

Other online opportunities

Intuit provides several other small-business-type online services to QuickBooks users. The company has also arranged for a merchant credit card service, for example; you can apply for this service online and then use it online to receive payments and even get charge authorizations. QuickBooks automatically connects you to its online search marketing service. Some of QuickBooks’ payroll services are very online-ish.

If you have questions about the current state of any of these products or services, visit the QuickBooks website and search for the name of the service.