Naplánujte si svoj nový systém QuickBooks 2012

Ak rozumiete niekoľkým všeobecným veciam – čo robí účtovníctvo a čo robia účtovné systémy – od samého začiatku, zistíte, že proces nastavenia QuickBooks 2012 dáva oveľa väčší zmysel.

Čo robí účtovníctvo

Zamyslite sa nad tým, čo robí účtovníctvo. Ľudia sa môžu hádať o malých detailoch, ale väčšina by súhlasila s tým, že účtovníctvo robí tieto štyri dôležité veci:

• Meria zisky a straty

• Správy o finančnej situácii firmy (jej aktíva, pasíva a čisté imanie)

• Poskytuje podrobné záznamy o majetku, záväzkoch a účtoch vlastného imania

• Poskytuje finančné informácie zainteresovaným stranám, najmä manažmentu

Čo robia účtovné systémy

Teraz sa stručne pozrite na to, čo účtovné systémy – alebo aspoň to, čo účtovné systémy pre malé podniky – zvyčajne robia:

• Vytvárajte finančné výkazy vrátane výkazov ziskov a strát, súvah a iných účtovných správ.

• Generujte obchodné formuláre vrátane šekov, výplatných pások, faktúr, výpisov zákazníkov atď.

• Uchovávajte podrobné záznamy o kľúčových účtoch vrátane hotovosti, pohľadávok (sumy, ktoré zákazníci dlhujú firme), záväzkov (sumy, ktoré firma dlhuje svojim predajcom), inventárnych položiek, dlhodobého majetku atď.

• Vykonávať špecializované funkcie správy informácií. Napríklad vo vydavateľskom priemysle vydavatelia kníh často platia autorom honoráre. Účtovanie licenčných poplatkov je teda úlohou, ktorú musia zvyčajne vykonávať účtovné systémy vydavateľov kníh.

Čo robí QuickBooks 2012

Dobre, keď pochopíte, čo robí účtovníctvo a čo účtovné systémy zvyčajne robia, môžete s určitou perspektívou vidieť, čo robí QuickBooks:

• Vytvára účtovnú závierku

• Generuje mnoho bežných obchodných formulárov vrátane šekov, výplat, zákazníckych faktúr, zákazníckych výpisov, dobropisov a nákupných objednávok

• Vedie podrobné záznamy o niekoľkých kľúčových účtoch: hotovosť, pohľadávky, záväzky a zásoby v jednoduchých nastaveniach

QuickBooks robí tri zo štyroch vecí, ktoré by ste od účtovného systému očakávali. QuickBooks neposkytuje špecializované účtovné veci. Napríklad QuickBooks nevykonáva licenčné poplatky.

Čo QuickBooks 2012 nedokáže

QuickBooks teda robí tri zo štyroch vecí, ktoré robia účtovné systémy, ale nerobí všetko. QuickBooks je často neúplné účtovné riešenie. Buďte preto opatrní pri nastavovaní svojich očakávaní. Zvyčajne tiež potrebujete nájsť riešenia pre niektoré z vašich špeciálnych účtovných požiadaviek.

QuickBooks poskytuje používateľom a podnikom veľkú flexibilitu. Ak sa teda vrátime k predchádzajúcemu príkladu, vydavateľ kníh môže urobiť veľa z toho, čo potrebuje na účtovanie licenčných poplatkov v QuickBooks. Táto práca na účtovaní licenčných poplatkov si jednoducho vyžaduje určité množstvo práce, pretože podnik zakladá QuickBooks.

QuickBooks (alebo aspoň najpopulárnejšie verzie QuickBooks) však trpia niekoľkými významnými slabinami:

• QuickBooks Pro neposkytuje dobrý spôsob, ako zvládnuť výrobu zásob. QuickBooks Premier a QuickBooks Enterprise Solutions však podporujú jednoduché výrobné účtovníctvo. (Tieto verzie QuickBooks vám pomôžu zohľadniť proces premeny surovín na hotové výrobky.)

• Len QuickBooks Enterprise Solutions rieši situáciu skladovania zásob na viacerých miestach. Inými slovami, QuickBooks Pro a QuickBooks Premier jednoducho ukazujú napríklad, že máte 3 000 miniaplikácií. Nedovolí vám sledovať skutočnosť, že máte 1 000 miniaplikácií v sklade, 500 miniaplikácií v obchode A a 1 500 miniaplikácií v obchode B.

Napriek skutočnosti, že QuickBooks môže byť neúplným riešením a nemusí zvládnuť inventár tak, ako chcete alebo potrebujete, QuickBooks je stále veľmi dobré riešenie. To, čo robí QuickBooks, robí veľmi dobre. Zvážte skutočnosť, že QuickBooks bude existovať ešte dlho, dlho.

Je oveľa pravdepodobnejšie, že napríklad produkt účtovného softvéru so 600 používateľmi bude ukončený skôr ako produkt ako QuickBooks, ktorý má 4 000 000 zákazníkov.