Import údajov do MYOB

Vedeli ste, že do MYOB môžete importovať údaje z iných aplikácií? Napríklad, možno máte zoznam mien a adries zákazníkov niekde inde vo svojom počítači (možno v súbore Word, databázovom súbore alebo v Exceli) a chcete tieto informácie importovať do MYOB. Tu je vysvetlené, ako bez mihnutia oka importovať podrobnosti o zákazníkovi alebo dodávateľovi.

Usporiadanie vašich údajov

Prvou fázou pri importovaní údajov je manipulácia so zoznamom zákazníkov alebo dodávateľov do formátu, ktorému MYOB rozumie.

Ak sú podrobnosti o vašom zákazníkovi alebo dodávateľovi momentálne v textovom procesore alebo databáze, pokúste sa získať tieto podrobnosti do tabuľky predtým, ako sa pokúsite importovať informácie do MYOB.

Napríklad, ak sú vaše údaje uložené v databáze, ako je napríklad Microsoft Access, zvyčajne môžete tieto údaje uložiť vo formáte, ktorý sa dá otvoriť v Exceli.

Pomocou tabuľkového softvéru, ako je Excel, usporiadajte informácie prehľadne do stĺpcov.

Urobte si poriadok v údajoch tak, aby všetky mená boli uvedené za sebou, všetky adresy boli uvedené za sebou a tak ďalej. Pomocou adries oddeľte ulicu, mesto, štát a PSČ do štyroch samostatných stĺpcov.

Vložte riadok na úplný začiatok zoznamu (ak ste tak ešte neurobili), ktorý označuje stĺpce.

Napríklad Meno, Telefón 1, Telefón 2, Kontakt atď. Tento riadok sa nazýva váš riadok hlavičky.

Uložte túto tabuľku ako súbor s hodnotami oddelenými tabulátormi.

Napríklad v Exceli prejdite do ponuky Súbor, kliknite na položku Uložiť ako a potom ako Typ súboru vyberte možnosť Oddelené tabulátorom. Formát súboru s oddelenými tabuľkami uľahčuje čítanie softvéru MYOB.

Import vašich údajov

Teraz, keď máte svoje údaje usporiadané, ste pripravení importovať tieto informácie do MYOB. Držte sa, tu je:

V ponuke Súbor v MYOB vyberte Asistent importu/exportu .

Vyberte položku Importovať údaje a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Ako typ údajov vyberte Karty a ako typ Karty buď Karty zákazníka alebo Karty dodávateľa.

Kliknite na Prehľadávať, prejdite do priečinka, do ktorého ste uložili údaje, a vyberte súbor, ktorý chcete importovať. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

Pohrajte sa s nastaveniami a kliknite na Ďalej.

V tomto bode sú veci dosť technické. Ale nikdy sa nebojte! Povedzte MYOB, že vaše údaje sú oddelené tabulátormi, že prvý riadok obsahuje hlavičky, že ak už údaje existujú, chcete ich aktualizovať a priradiť karty podľa priezviska. (Snímka obrazovky nižšie ukazuje, ako tieto nastavenia vyzerajú.)

Kliknite na Automatickú zhodu, aby sa MYOB automaticky zhodovali s poliami, a potom kliknite na Ďalej.

Prípadne môžete priradiť polia manuálne tak, že najprv zvýrazníte pole importu vľavo a potom kliknete na zodpovedajúce pole importu vpravo. Urobte to jeden po druhom, kým sa každé pole naľavo nezhoduje s poľom napravo.

Po zobrazení výzvy vytvorte zálohu súboru.

Prečo sa obťažovať zálohovaním? Ak import naozaj pokazíte (čo sa niekedy stane prvýkrát), môžete zálohu obnoviť a začať odznova.

Kliknite na Importovať a žasnite, keď zábava začína.

Niekedy import trvá bolestne dlho, niekedy len pár sekúnd. Import je však dokončený, keď sa objaví príjemná správa, ktorá vás informuje o vašom úspechu (alebo neúspechu). Ak import zlyhal, pozorne si prečítajte správu!

Riešenie problémov, ak sa niečo pokazí

Importovanie podrobností o karte do vášho firemného súboru MYOB by malo byť jednoduché, ale veľa gremlinov vám môže spôsobiť chybové hlásenie. Ak sa po importe údajov zobrazí hlásenie, že import obsahuje chyby alebo upozornenia, zobrazte si protokol chýb podľa pokynov.

• Ak import preskočil záznam, znamená to, že niečo bolo také zlé, že MYOB úplne ignoroval tohto zákazníka alebo dodávateľa.

• Ak dostanete varovnú správu, znamená to, že sa vyskytol menší problém a spoločnosť MYOB odmietla časť údajov o zákazníkovi alebo dodávateľovi (napríklad MYOB možno pridala meno zákazníka, ale nie adresu alebo telefónne číslo).

Protokol chýb zobrazuje zoznam každého záznamu, ktorý má problém, pričom na začiatku každého z nich sa zobrazuje chybový kód. Spočiatku tieto chybové kódy vyzerajú ako nezrozumiteľný žargón (napríklad chyba -7 pre nezasvätených veľa neznamená). V hornej časti tohto prehľadu je však uvedený zoznam toho, čo jednotlivé chybové hlásenia znamenajú.

Keď zistíte, ktoré záznamy sa neimportovali správne a prečo, môžete vykonať jeden z dvoch ťahov. Ak je ovplyvnených iba niekoľko kariet, otvorte súbor vašej spoločnosti a opravte tieto karty jednu po druhej. Na druhej strane, ak väčšina importu nefungovala, najlepším riešením je obnoviť zálohu, opraviť súbor importu a skúsiť to znova.