Funkcia QuickBooks 2012 Condense File

Funkcia QuickBooks 2015 Condense robí niekoľko vecí. Najprv vytvorí archívnu kópiu dátového súboru a spracuje tento dátový súbor tak, aby bol menší. Ďalšie podrobnosti nájdete vo vysvetlení nižšie:

• Príkaz QuickBooks Condense vytvorí trvalú kópiu dátového súboru QuickBooks. (Toto sa nazýva archívna kópia súboru.) Archívna kópia súboru spoločnosti predstavuje snímku súboru spoločnosti tak, ako existuje v určitom časovom bode.

  Ak má niekto neskôr otázku – možno váš účtovník alebo federálny či štátny audítor – môžete použiť archívnu kópiu súboru s údajmi, aby ste ukázali, ako súbor spoločnosti vyzeral v konkrétnom čase.

• Proces súboru Condense zmenšuje dátový súbor zhrnutím mnohých starých uzavretých, podrobných transakcií pomocou veľkých príšerných žurnálových záznamov.

Pretože toto zhusťovanie a archivácia môže byť trochu mätúce, tu je rýchly súhrn toho, čo sa presne stane, keď zhustíte súbor spoločnosti QuickBooks. Tu je to, čo QuickBooks zvyčajne robí počas procesu:

• Uloží archívnu kópiu vašich firemných súborov : Keď zhustíte firemný súbor QuickBooks, QuickBooks uloží archívnu kópiu tohto súboru.

• Odstraňuje staré uzavreté transakcie : Ako súčasť procesu Condense vám QuickBooks dáva možnosť odstrániť staré uzavreté transakcie z aktuálnej, pracovnej verzie súboru spoločnosti QuickBooks.

  Nezabudnite, že archiváciou sa vytvorí archívna kópia súboru spoločnosti QuickBooks. Stále však máte pracovnú verziu súboru spoločnosti QuickBooks. Práve táto aktuálna pracovná verzia súboru spoločnosti QuickBooks sa vyčistí alebo zhustí odstránením starých uzavretých transakcií.

  Uzavreté transakcie sú transakcie, ktoré QuickBooks už nemusí podrobne sledovať. Napríklad stará zákaznícka faktúra – po jej zaplatení – je uzavretá transakcia. Starý šek napísaný nejakému predajcovi – po jeho zúčtovaní v banke – je uzavretá transakcia.

• Sumarizuje staré, uzavreté transakcie : Pretože staré, uzavreté transakcie sú odstránené z dátového súboru QuickBooks, kondenzácia zvyčajne vytvára súhrnné mesačné účtovné zápisy pre staré, uzavreté transakcie a umiestňuje tieto súhrnné transakcie do aktuálnej, pracovnej verzie dátového súboru QuickBooks.

  Tieto súhrnné mesačné účtovné zápisy vám umožňujú pokračovať v príprave mesačných účtovných závierok. Napríklad, aj keď archivácia odstráni všetky staré, uzavreté transakcie napríklad z januára 2010, stále môžete vytvárať mesačné finančné výkazy za január 2010 v roku 2013. Na vytvorenie mesačných finančných výkazov za január 2010 používa QuickBooks súhrn mesačné účtovné zápisy.

• Vymaže auditný záznam: Jeden takmer skrytý efekt čistenia dátových súborov QuickBooks sa týka auditného záznamu. Ak vyčistíte súbor spoločnosti a označíte, že súbor spoločnosti by mal byť kondenzovaný, QuickBooks vymaže auditnú stopu pred dátumom „odstránené uzavreté transakcie v deň alebo skôr“.

  Inými slovami, počas časového obdobia, v ktorom QuickBooks odstraňuje staré, uzavreté transakcie, odstraňuje aj auditnú stopu týchto transakcií.

Proces súboru Condense zvyčajne znamená vytvorenie kópie dátového súboru QuickBooks, ktorý uložíte a odložíte niekam, a vytvorenie zmenšenej verzie pracovného súboru spoločnosti. Príkaz, ktorý používate na kondenzáciu súboru spoločnosti QuickBooks, vám však tiež umožňuje vytvárať takmer prázdne súbory spoločnosti.

Väčšina ľudí by túto možnosť nikdy nemusela využiť. existuje len jedna kategória používateľov QuickBooks, ktorí môžu chcieť vytvárať takmer prázdne firemné súbory. CPA a konzultanti (ktorí chcú opätovne použiť firemný súbor pre inú obchodnú jednotku alebo klienta) môžu chcieť použiť tento príkaz na vytvorenie firemných dátových súborov, ktoré už majú nastavené mnohé zoznamy.