Exportujte zmeny klienta z dátového súboru QuickBooks 2012

Keď použijete účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks 2012 na opravu transakcií alebo na zadanie nových transakcií, exportujete zmeny, aby ste ich mohli neskôr importovať do dátového súboru klienta. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz Súbor→Kópia účtovníka→Zobraziť/exportovať zmeny pre klienta.

QuickBooks najskôr zobrazí okno so zoznamom zmien, ktoré ste vykonali na kópii účtovníka. Upozorňujeme, že tento zoznam si môžete vytlačiť alebo z neho vytvoriť .pdf kliknutím na tlačidlo Tlačiť alebo Uložiť ako PDF.

Ak kliknete na tlačidlo Create Change File for Client, QuickBooks zobrazí dialógové okno Save Accountant's Export to (Uložiť účtovný export do). Toto dialógové okno funguje ako štandardné dialógové okno systému Windows na ukladanie súboru alebo dokumentu. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Uložiť do identifikujete umiestnenie súboru zmien.

Potom použite pole Názov súboru na pridelenie jedinečného názvu súboru. Keď kliknete na Uložiť, QuickBooks uloží zmeny, ktoré ste vykonali, do súboru. Tento súbor neskôr importujete alebo necháte klienta importovať tento súbor do dátového súboru QuickBooks.

Ak kliknete na tlačidlo Odoslať zmeny klientovi, QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť zmeny účtovníka. Toto dialógové okno zhromažďuje informácie potrebné na odoslanie e-mailu klientovi s pokynmi, ako importovať zmeny účtovníka, a odkaz, ktorý môže klient použiť na získanie skutočných zmien účtovníka. Jedna pekná vec na tejto možnosti je, že QuickBooks povie účtovníkovi, keď klient vezme zmeny.

Nenechávate si kópiu dátového súboru od svojho účtovníka. Inými slovami, účtovnícka kópia je len dočasnou kópiou dátového súboru, ktorý používate na identifikáciu a vytvorenie súboru zmien potrebných na aktualizáciu alebo opravu záznamov klienta. Po vykonaní zmien exportujete zmeny do súboru zmien. Potom klient importuje tieto zmeny.

Ak v blízkej budúcnosti znova vykonáte zmeny, požiadate klienta, aby vytvoril novú — úplne novú — účtovníkovu kópiu.

Ak chcete identifikovať, kedy pracujete s kópiou účtovníka, QuickBooks zobrazuje frázu v zátvorkách (Accountant's Copy) v hornej časti okna programu QuickBooks. QuickBooks tiež identifikuje bežné dátové súbory QuickBooks, pre ktoré boli vytvorené účtovnícke kópie pridaním frázy v zátvorkách (Accountant's Copy Exists).

Táto fráza sa objavuje iba v záhlaví okna programu QuickBooks od bodu, keď klient vytvorí účtovníkovu kópiu, až po bod, kedy klient importuje zmeny z účtovnej kópie.