Elektronická fakturácia v Sage Timeslips

Niektoré spoločnosti – predovšetkým právnici, ktorí spolupracujú s poisťovňami – musia audítorským firmám predkladať elektronické účty za poskytnuté služby. Pomocou doplnku Sage Timeslips Electronic Billing, ktorý podporuje rôzne formáty elektronickej fakturácie, ktoré používa väčšina veľkých audítorských firiem, môžete sledovať svoj čas, pripraviť faktúru v správnom elektronickom formáte a potom ju exportovať do auditu. firma.

Navštívte webovú stránku Sage Timeslips a prečítajte si o formátoch elektronického doručovania faktúr, ktoré Timeslips podporuje.

Nastavenie elektronickej fakturácie

Ak chcete použiť doplnok Sage Timeslips Electronic Billing, musíte ho nastaviť podľa pokynov dodaných s doplnkom. Potom môžete vytvoriť účty v správnom formáte pre audítorskú spoločnosť, s ktorou spolupracujete. Pamätajte, že každá audítorská firma má jedinečné nastavenia a formáty súborov.

Okrem toho musíte identifikovať klientov, pre ktorých elektronické doručovanie využívate. Začnite výberom Mená → Informácie o klientovi. V zobrazenom okne Zoznam klientov dvakrát kliknite na klienta, pre ktorého platí elektronické doručovanie. Potom kliknite na kartu Usporiadanie 2 v okne Informácie o klientovi a nastavte pole Elektronické doručenie na príslušnú audítorskú firmu.

Vo väčšine prípadov je tiež potrebné pridať vlastné polia a priradiť ich klientom, ktorí využívajú firmu príjemcu.

Doplnok Electronic Billing vám šetrí čas a umožňuje vám pridávať preddefinované sady vlastných polí spojených s konkrétnymi audítorskými spoločnosťami.

V prípade niektorých audítorských firiem musíte na identifikáciu úloh, výdavkov a referencií použiť súbor kódexu súdnych sporov Americkej advokátskej komory (ABA) alebo jednotný systém riadenia založený na úlohách. Ak ste svoju databázu Timeslips vytvorili pomocou databázového štýlu Legal with ABA Litigation Codes, tieto kódy už vo vašej databáze existujú. Ak ste na vytvorenie databázy Timeslips použili akúkoľvek inú šablónu, musíte zadať kódy pre úlohy, výdavky a referencie do poľa Prezývka 2 úlohy, výdavku a referenčnej prezývky a použiť pole Prezývka 1 na zadanie popisného meno, ktoré ľahko spoznáte pri vytváraní lístkov.

V sade Americkej advokátskej komory Task Litigation Code a Uniform Task-Based Management System začínajú kódy písmenami A, E alebo L. Priraďte kódy, ktoré začínajú na A, k úlohám, kódy, ktoré začínajú na E, k výdavkom a kódy, ktoré začnite s L k referenciám.

Skúmanie procesu elektronickej fakturácie

Proces elektronického doručovania faktúr v Sage Timeslips je podobný procesu generovania iných faktúr. Na začiatku stále umiestnite svoje účty do fázy dôkazu a potom ich skontrolujete a vykonáte zmeny. Ale keď ste pripravení poslať účty, exportujete ich a odošlete súbory audítorskej firme na kontrolu.

V spodnej časti ponuky Účty vyberte príslušnú spoločnosť na doručovanie elektronických faktúr alebo audítorskú firmu a potom kliknite na položku Exportovať. Timeslips vás vyzve na zadanie priečinka, do ktorého sa majú uložiť exportované účty. Po dokončení exportu môžete faktúry poslať audítorskej firme.

Vo väčšine prípadov, keď je export dokončený, Sage Timeslips presunie účty z fázy dôkazu do fázy auditu. Pre niektoré audítorské firmy však Timeslips schvaľuje účty.

Timeslips zaobchádza s účtami v štádiu auditu podobne ako s účtami v štádiu dôkazu: Timeslips uzamkne účty, kým ich audítorská firma preverí. Keď vás firma kontaktuje so svojím hodnotením, schválite účty, ktoré nevyžadujú žiadne zmeny, a účty, ktoré si vyžadujú zmeny, zúčtujete z fázy auditu pomocou okna Fázy fakturácie (vyberte Účty→Schváliť alebo Vymazať auditované účty→Schváliť alebo vymazať účty) a vykonaním potrebných zmien. Potom znova vytlačíte účty a proces zopakujete.

Ak Timeslips schváli faktúry, ktoré pošlete audítorskej firme, a audítorská firma požaduje zmeny, môžete vymazať vybrané faktúry na karte Nezmeniteľné v okne Fázy faktúr, upraviť ich, znova vytlačiť a zopakovať proces tlače a elektronického doručenia.

Je možné, že audítorská firma neposúdi vašu faktúru skôr, ako budete pripravení predložiť ďalšiu. V takom prípade schváľte účet, ktorý ste už predložili, a ak audítorská spoločnosť požaduje jeho zmeny, skúste to vrátiť späť. Ak faktúru nemôžete vrátiť späť, budete musieť zadať úverovú transakciu pohľadávok pre pôvodnú faktúru, znova zadať údaje, ktoré sa objavili na faktúre, a vygenerovať novú faktúru, ktorú odošlete audítorskej firme.

Rozdelenie elektronických účtov

Ak v Timeslips používate funkciu Split Bills, ktorá vám umožňuje stanoviť pravidlá na prideľovanie alebo rozdelenie poplatkov na účte medzi časomeračom, uvedomte si, že rôzne audítorské firmy riešia rozdelené účtovanie rôznymi spôsobmi. Niektorí to povoľujú, ale ignorujú, iní to umožňujú a používajú a ďalší to nepodporujú.