Ďalšie možnosti prispôsobenia pre faktúry QuickBooks 2014

Nástroje na prispôsobenie formulárov QuickBooks ľahko zmiasť nových používateľov QuickBooks. Ale zvyčajne je spôsob, ako začať akékoľvek prispôsobenie, pohrať sa s tým, čo QuickBooks nazýva ďalšie možnosti prispôsobenia.

1 Kliknite v okne Vytvoriť faktúru na kartu Formátovanie a potom kliknite na tlačidlo Prispôsobiť rozloženie údajov.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Ďalšie prispôsobenie. Toto dialógové okno vám poskytuje kontrolu nad informáciami, ktoré sa zobrazujú na vašich faktúrach, aj nad spôsobom tlače faktúr. Dialógové okno Ďalšie prispôsobenie nemôžete použiť, ak pracujete s jednou z predvolených šablón faktúr – iba ak pracujete s kópiou.

V súlade s tým vás aplikácia QuickBooks môže vyzvať na vytvorenie kópie šablóny faktúry, keď kliknete na tlačidlo Ďalšie prispôsobenie.

2Uveďte informácie v hlavičke.

Karta Hlavička v dialógovom okne Ďalšie prispôsobenie vám umožňuje určiť, aké informácie budú v hornej časti okna Vytvoriť faktúry a v hornej časti skutočného vytlačeného formulára faktúry. Tieto informácie, nazývané hlavička, poskytujú číslo faktúry, dátum faktúry a informácie o fakturácii a dodaní.

Môžete si tiež vybrať, ako budú informácie označené, vyplnením alebo úpravou obsahu textových polí. Napríklad začiarkavacie políčka Predvolený názov vám umožňujú určiť, či sa má názov formulára objaviť vo verzii faktúry na obrazovke (bolo by to v okne Vytvoriť faktúry) a v tlačenej verzii faktúry.

Textové pole Predvolený názov vám umožňuje určiť, aký by mal byť názov formulára. Podobným spôsobom vám začiarkavacie políčka Dátum umožňujú určiť, či sa má dátum zobraziť na obrazovke aj vo verzii pre tlač faktúry a aké označenie sa má použiť na popis dátumu faktúry. Na obrázku je ako názov formulára faktúry použitý šikovný popisný text Faktúra.

Keď vykonáte tieto prispôsobenia, QuickBooks aktualizuje pole Ukážka zobrazené v pravej polovici dialógového okna Ďalšie prispôsobenie, aby ste videli, ako vaše zmeny vyzerajú.

3 Zadajte informácie o stĺpcoch.

Stĺpcová časť faktúry podrobne popisuje položky, za ktoré sa faktúra účtuje. Napríklad stĺpce faktúry produktu popisujú konkrétne produkty vrátane ceny a množstva; popisujú aj položky, ktoré sa fakturujú. Stĺpce faktúry za služby popisujú konkrétne fakturované služby.

Ako môžete uhádnuť pri bližšom pohľade na obrázok, karta Stĺpce v dialógovom okne Ďalšie prispôsobenie vyzerá ako karta Hlavička. Pomocou začiarkavacích políčok Obrazovka a Tlač môžete určiť, či sa má konkrétny údaj na úrovni stĺpca zobraziť ako stĺpec v okne Vytvoriť faktúry alebo v skutočne vytvorenej faktúre.

Podobne môžete použiť textové polia Názov na poskytnutie popisných štítkov, ktoré QuickBooks používa v okne Vytvoriť faktúry a vo formulári tlačenej faktúry.

Jedinou nezvyčajnou možnosťou zobrazenou na karte Stĺpce sú textové polia Objednávka. Polia Objednávka vám umožňujú určiť poradie (zľava doprava), v ktorom sa majú stĺpce objaviť. Ak by sa číslo alebo kód položky mal objaviť napríklad v prvom stĺpci vľavo, zadajte hodnotu 1 do poľa Objednávka v riadku položky.

4 Zadajte informácie o stĺpcoch programu.

Časť faktúry s názvom „stĺpce prognostického obdobia“ poskytuje informácie relevantné pre situácie, v ktorých používate priebežné fakturácie. Môžete kliknúť na kartu Prog Cols v dialógovom okne Ďalšie prispôsobenie a pridať alebo odstrániť také informácie, ako je objednaná suma, predtým fakturovaná suma a akékoľvek spätne objednané sumy.

Karty Hlavička, Stĺpce a Prog Stĺpce vám umožňujú vykonávať zmeny vo formulároch faktúry, ale neznepokojujte sa tým, že urobíte dokonalé zmeny na prvýkrát. Pomocou poľa Náhľad (ak je váš zrak lepší ako môj) alebo kliknutím na tlačidlo OK a následným pozorným prezretím novej verzie okna Vytvoriť faktúry môžete jednoducho zistiť, ako presne vaše zmeny vyzerajú.

Ak si uvedomíte, že ste urobili chybu – možno ste použili nesprávny popisný text alebo ste nesprávne zoradili stĺpce – môžete svoju faktúru znova prispôsobiť a opraviť tak svoje predchádzajúce chyby.

5Uveďte informácie o päte.

Karta Päta v dialógovom okne Ďalšie prispôsobenie vám umožňuje určiť, aké informácie sa zobrazia v okne Vytvoriť faktúry pod oblasťou stĺpcov a v skutočnej tlačenej faktúre pod oblasťou stĺpcov.

Informácie v päte obsahujú správu pre zákazníka, celkovú sumu faktúry, informácie o platbách a kredite, pole so splatným zostatkom a (voliteľne) dlhšie textové pole. S kartou Päta pracujete rovnakým spôsobom ako s ostatnými kartami.

Ak chcete, aby sa zobrazili nejaké informácie, začiarknite políčka Obrazovka a Tlačiť. Ak chcete zmeniť kúsok textu, ktorý QuickBooks používa, upravte obsah textového poľa Názov.

6 Zadajte informácie o tlači.

Karta Tlač v dialógovom okne Ďalšie prispôsobenie vám umožňuje trochu kontrolovať, ako QuickBooks tlačí faktúry, ktoré používajú šablónu, ktorú ste si prispôsobili.

Napríklad prepínače v hornej časti karty vám umožňujú určiť, že pri tlači tejto konkrétnej šablóny faktúry má aplikácia QuickBooks použiť bežné nastavenia tlačiarne starých faktúr alebo iné špeciálne nastavenia tlače. Nastavenia tlače vám tiež umožňujú povedať QuickBooks, ako má číslovať strany viacstranovej faktúry.

Všetky prispôsobené nastavenia faktúr môžete vrátiť do predvoleného stavu kliknutím na tlačidlo Predvolené. Keď to však urobíte, odstránite všetky zmeny alebo prispôsobenia, ktoré ste vykonali.