Čo sa stane, keď zhustíte súbor spoločnosti QuickBooks

Proces kondenzácie súboru QuickBooks robí dve veci: Príkaz QuickBooks Condense vytvorí trvalú kópiu dátového súboru QuickBooks (nazývanú archívna kópia súboru); proces kondenzácie súborov robí dátový súbor menším zhrnutím mnohých starých uzavretých podrobných transakcií, ktoré používajú veľké netvorové položky denníka.

Pretože toto zhusťovanie a archivácia môže byť trochu mätúce, tu je rýchly súhrn toho, čo sa presne stane, keď zhustíte súbor spoločnosti QuickBooks. Tu je to, čo QuickBooks zvyčajne robí počas procesu:

• Uloží archívnu kópiu vašich firemných súborov: Keď zhustíte firemný súbor QuickBooks, QuickBooks uloží archívnu kópiu tohto súboru.

• Odstraňuje staré uzavreté transakcie: Ako súčasť procesu kondenzácie vám QuickBooks dáva možnosť odstrániť staré uzavreté transakcie z aktuálnej, pracovnej verzie súboru spoločnosti QuickBooks. Nezabudnite, že archiváciou sa vytvorí archívna kópia súboru spoločnosti QuickBooks.

  Stále však máte pracovnú verziu súboru spoločnosti QuickBooks a práve táto aktuálna pracovná verzia súboru spoločnosti QuickBooks sa vyčistí alebo zhustí odstránením starých uzavretých transakcií.

  Uzavreté transakcie sú transakcie, ktoré QuickBooks už nemusí podrobne sledovať. Napríklad stará zákaznícka faktúra – po jej zaplatení – je uzavretá transakcia. Starý šek napísaný nejakému predajcovi – po jeho zúčtovaní v banke – je uzavretá transakcia.

• Sumarizuje staré, uzavreté transakcie: Pretože staré, uzavreté transakcie sú odstránené z dátového súboru QuickBooks, kondenzácia zvyčajne vytvára súhrnné mesačné účtovné zápisy pre staré, uzavreté transakcie a umiestňuje tieto súhrnné transakcie do aktuálnej, pracovnej verzie dátového súboru QuickBooks.

  Tieto súhrnné mesačné účtovné zápisy vám umožňujú pokračovať v príprave mesačných účtovných závierok. Napríklad, aj keď archivácia odstráni všetky staré, uzavreté transakcie napríklad z januára 2011, stále môžete zostaviť účtovnú závierku za január 2011 v roku 2014. Na vytvorenie mesačných účtovných závierok za január 2011 používa QuickBooks súhrnné mesačné účtovné zápisy.

• Vymaže kontrolný záznam: QuickBooks udržiava auditný záznam, ktorý ukazuje, kto zadal aké transakcie. Jeden takmer skrytý efekt čistenia dátových súborov QuickBooks sa týka audit trailu. Ak vyčistíte súbor spoločnosti a označíte, že súbor spoločnosti by mal byť zhustený, QuickBooks vymaže kontrolný záznam pred dátumom „odstránené uzavreté transakcie v deň alebo skôr“.

  Inými slovami, počas časového obdobia, v ktorom QuickBooks odstraňuje staré, uzavreté transakcie, odstraňuje aj auditnú stopu týchto transakcií.

Proces kondenzovaného súboru zvyčajne znamená vytvorenie kópie dátového súboru QuickBooks, ktorý uložíte a odložíte niekam, a potom vytvoríte zmenšenú verziu súboru pracovnej spoločnosti. Príkaz, ktorý používate na kondenzáciu súboru spoločnosti QuickBooks, vám však tiež umožňuje vytvárať takmer prázdne súbory spoločnosti.

Väčšina ľudí túto možnosť nikdy nemusí využiť. Iba jedna kategória používateľov QuickBooks, ktorí môžu chcieť vytvoriť takmer prázdne firemné súbory: CPA a konzultanti (ktorí chcú opätovne použiť firemný súbor pre inú obchodnú jednotku alebo klienta) môžu chcieť použiť tento príkaz na vytvorenie firemných dátových súborov, ktoré majú veľa zoznamy sú už nastavené.