Čo robí kondenzácia súborov spoločnosti QuickBooks?

Proces kondenzácie súborov QuickBooks robí dve veci. Príkaz QuickBooks Condense vytvorí trvalú kópiu dátového súboru QuickBooks. (Táto kópia sa nazýva archívna kópia súboru.) Proces kondenzácie súborov tiež zmenšuje dátový súbor zhrnutím mnohých starých uzavretých, podrobných transakcií, ktoré používajú monštrá žurnálové záznamy.

Archívne kópie súboru firmy činí snímku súboru spoločnosti, ktorý existoval v určitom časovom okamihu. Ak má niekto neskôr otázku – možno váš účtovník alebo federálny či štátny audítor – môžete použiť archívnu kópiu súboru s údajmi, aby ste ukázali, ako súbor spoločnosti vyzeral v konkrétnom čase.

Tu je to, čo QuickBooks zvyčajne robí počas procesu:

• Uloží archívnu kópiu vašich firemných súborov: Keď zhustíte firemný súbor QuickBooks, QuickBooks uloží archívnu kópiu tohto súboru.
• Odstraňuje uzavreté transakcie: Ako súčasť procesu kondenzácie vám QuickBooks dáva možnosť odstrániť staré uzavreté transakcie z aktuálnej, pracovnej verzie súboru spoločnosti QuickBooks. Nezabudnite, že archiváciou sa vytvorí archívna kópia súboru spoločnosti QuickBooks. Stále však máte pracovnú verziu súboru spoločnosti QuickBooks a práve táto aktuálna pracovná verzia súboru spoločnosti QuickBooks sa vyčistí alebo zhustí odstránením starých uzavretých transakcií.

Uzavreté transakcie sú transakcie, ktoré QuickBooks už nemusí podrobne sledovať. Stará zákaznícka faktúra – po jej zaplatení – je uzavretá transakcia. Starý šek napísaný nejakému predajcovi – po jeho zúčtovaní v banke – je uzavretá transakcia.

• Sumarizuje uzavreté transakcie: Pretože staré, uzavreté transakcie sú odstránené z dátového súboru QuickBooks, kondenzácia zvyčajne vytvára súhrnné mesačné účtovné záznamy pre staré uzavreté transakcie a umiestňuje tieto súhrnné transakcie do aktuálnej, pracovnej verzie dátového súboru QuickBooks. Tieto súhrnné mesačné účtovné zápisy vám umožňujú pokračovať v príprave mesačných účtovných závierok. Aj keď archivácia odstráni všetky staré, uzavreté transakcie napríklad z januára 2020, stále môžete vytvárať účtovné závierky za január 2020 v roku 2021. Na vytvorenie mesačných účtovných závierok za január 2020 používa QuickBooks súhrnné mesačné účtovné zápisy.
• Vymaže záznam auditu: QuickBooks udržiava záznam auditu, ktorý ukazuje, kto zadal aké transakcie. Jeden takmer skrytý efekt čistenia dátových súborov QuickBooks sa týka audit trailu. Ak vyčistíte súbor spoločnosti a označíte, že súbor spoločnosti by mal byť zhustený, QuickBooks vymaže kontrolný záznam pred dátumom „odstránené uzavreté transakcie v deň alebo skôr“. Inými slovami, počas časového obdobia, v ktorom QuickBooks odstraňuje staré, uzavreté transakcie, odstraňuje aj auditnú stopu týchto transakcií.

Proces kondenzovaného súboru zvyčajne znamená vytvorenie kópie dátového súboru QuickBooks, ktorý niekam odložíte, a potom vytvorenie zmenšenej verzie súboru pracovnej spoločnosti. Príkaz, ktorý používate na kondenzáciu súboru spoločnosti QuickBooks, vám však tiež umožňuje vytvárať takmer prázdne súbory spoločnosti. Väčšina ľudí túto možnosť nikdy nemusí využiť. Napadá ma len jedna kategória používateľov QuickBooks, ktorí môžu chcieť vytvoriť takmer prázdne firemné súbory: CPA a konzultanti (ktorí chcú opätovne použiť firemný súbor pre inú obchodnú jednotku alebo klienta) môžu chcieť použiť tento príkaz na vytvorenie firemných dátových súborov. ktoré už majú veľa zoznamov nastavených. Nebudem zachádzať do ďalších podrobností o vytváraní takmer prázdneho firemného súboru pomocou príkazu archivácia, ale mali by ste vedieť, že tam je.

Základy čistenia

Keď pochopíte, o čom je archivácia, proces je celkom jednoduchý. Ak chcete zhustiť súbor spoločnosti QuickBooks, postupujte takto:

1. Vyberte Súbor → Nástroje → Zhustiť údaje.

QuickBooks zobrazí prvé zobrazené dialógové okno Condense Data.

Dialógové okno Zhustiť súbor vašej spoločnosti

2. Vyberte prepínač s názvom Odstrániť transakcie, ktoré vyberiete zo súboru vašej spoločnosti a potom kliknite na Ďalej.

Otvorí sa dialógové okno Condense Data.

3. Vyberte prepínač Transakcie pred konkrétnym dátumom.

Táto možnosť (zobrazená tu) informuje QuickBooks, že chcete urobiť dve veci: vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks a zmenšiť pracovný súbor spoločnosti, aby nebol taký veľký. QuickBooks zmenšuje veľkosť pracovnej verzie súboru údajov spoločnosti odstránením starých uzavretých transakcií, ak sa v kroku 2 rozhodnete transakcie odstrániť.

Dialógové okno Kondenzovať údaje

4. Zadajte dátum Odstrániť transakcie pred.

Ak chcete určiť dátum, pred ktorým sa majú uzavreté transakcie odstrániť, zadajte dátum do poľa dátumu. Ak chcete súbor zhustiť odstránením transakcií napríklad 31. decembra 2020 alebo skôr, zadajte do poľa dátumu 1. 1. 2021 . Nemusíte sa však cítiť nutkavo pri odstraňovaní množstva uzavretých transakcií. Uzavreté transakcie odstránite iba vtedy, ak sa váš súbor spoločnosti QuickBooks príliš zväčší. Môžete jednoducho pracovať so súborom spoločnosti QuickBooks, ktorý má 25 MB, 50 MB alebo dokonca 100 MB (megabajtov).

Hoci súbor QuickBooks zvyčajne zhusťujete odstránením starých, uzavretých transakcií, príkaz Condense vytvorí aj súbory bez transakcií a súbory len s určeným rozsahom údajov transakcií. Ak chcete vytvoriť súbor, ktorý obsahuje zoznamy a preferencie, ale žiadne transakcie, vyberte prepínač Všetky transakcie. Mimochodom, môžete použiť možnosť Všetky transakcie na vytvorenie takmer prázdneho súboru, ktorý by ste mohli znova použiť (napríklad na školenie). Ak chcete vytvoriť súbor QuickBooks, ktorý obsahuje špecifikovaný rozsah transakcií, vyberte prepínač Transakcie mimo rozsahu dátumov a potom zadajte dátumy, ktoré uzatvárajú rozsah do polí Pred a Po.

5. Po dokončení zadávania transakcií, ktoré má QuickBooks odstrániť, kliknite na Ďalej.

QuickBooks zobrazí zobrazené dialógové okno Condense Data.

Tretie dialógové okno Kondenzovať údaje

6. Uveďte, ako by sa mali transakcie sumarizovať.

Ak chcete zhrnúť historické transakcie, QuickBooks používa tretie dialógové okno Condense Data, aby ste sa spýtali, ako by mal sumarizovať historické údaje: s jedným súhrnným denníkovým zápisom, s mesačnými súhrnnými zápismi do denníka alebo so žiadnym súhrnom. Vyberte prepínač, ktorý zodpovedá požadovanému spôsobu sumarizácie. (Zvyčajne vyberiete druhú možnosť – necháte QuickBooks vytvárať mesačné súhrnné zápisy do denníka – takže stále môžete vytvárať zmysluplné porovnávacie mesačné správy.)

7. Po dokončení zadávania, ako má QuickBooks sumarizovať transakcie, kliknite na Ďalej.

QuickBooks zobrazí štvrté dialógové okno Condense Data, ako je znázornené.

Štvrté dialógové okno Kondenzovať údaje

8. Zadajte, ako sa majú transakcie zásob zhustiť, a kliknite na Ďalej.

Ak váš súbor QuickBooks obsahuje transakcie zásob, QuickBooks odporúča, aby ste odstránili staré transakcie zásob. Keď QuickBooks zobrazí štvrté dialógové okno Condense Data, môžete QuickBooks prikázať, aby to urobil práve výberom prepínača Sumarize Inventory Transactions (Recommended). (Ak nechcete odstrániť staré transakcie, vyberte prepínač Ponechať podrobnosti transakcie zásob.)

Keď kliknete na Ďalej, budete pokračovať do piateho dialógového okna Kondenzovať údaje (nezobrazené), ktoré sa vás pýta, ktoré transakcie by sa mali považovať za uzavreté.

9. Zadajte, ktoré transakcie sa majú odstrániť, a kliknite na Ďalej.

QuickBooks žiada o trochu viac informácií o tom, čo presne predstavuje uzavretú alebo starú transakciu, ktorá by mala byť odstránená. Začiarknutím políčok určíte, či sa majú transakcie pred dátumom odstránenia odstrániť, aj keď nie sú zúčtované, označené na vytlačenie, označené ako na odoslanie atď.

Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa presuniete do šiesteho dialógového okna Kondenzovať údaje.

Šiesty dialógové okno Kondenzovať údaje

10. Zadajte akékoľvek vyčistenie zoznamu, ktoré sa má vykonať, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Pomocou šiesteho dialógového okna Condense Data informujte QuickBooks, že okrem odstránenia starých uzavretých transakcií by mal vyčistiť aj niektoré zoznamy. Môžete začiarknuť políčka, ktoré povedia QuickBooks, aby odstránili nepoužívané účty, nepoužívaných zákazníkov, nepoužívaných predajcov atď. Vyčistením zoznamu odstránením nepoužitých položiek zoznamu nielen zmenšite veľkosť súboru spoločnosti, ale aj ľuďom uľahčíte prácu so zoznamom.

Keď kliknete na Ďalej, QuickBooks zobrazí siedme dialógové okno Condense Data, ako je znázornené tu. Dialógové okno vám povie, že proces archivácie začína tým, že QuickBooks vytvorí kópiu dátového súboru a že dokončenie operácie kondenzácie môže trvať niekoľko minút alebo dokonca niekoľko hodín.

Siedme a posledné dialógové okno Kondenzovať údaje

11. Kliknite na položku Begin Condense.

QuickBooks začína proces kondenzácie dátového súboru.

12. Po zobrazení výzvy zálohujte dátový súbor.

Na začiatku procesu kondenzácie vás QuickBooks vyzve na zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks. Zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks ako súčasť operácie kondenzácie funguje rovnako ako zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks kedykoľvek inokedy. Ak máte otázky týkajúce sa zálohovania súboru spoločnosti QuickBooks, pozrite si časť „Základy zálohovania“ vyššie v tejto kapitole.

Po zálohovaní súboru spoločnosti QuickBooks uloží QuickBooks archívnu kópiu súboru spoločnosti a potom vyčistí pracovnú verziu súboru spoločnosti podľa vašich pokynov. Opäť, ako bolo uvedené v predchádzajúcich krokoch, proces čistenia môže trvať len niekoľko minút alebo môže trvať niekoľko hodín, ak je váš súbor veľmi veľký.

Niektoré stratégie čistenia a archivácie

Rozhodnutie, kedy a ako chcete vyčistiť alebo archivovať súbor spoločnosti QuickBooks, je väčšinou vecou zdravého rozumu. Vašou prvou úvahou by malo byť, či vôbec potrebujete zhustiť firemný spis. Ak QuickBooks stále beží primeranou rýchlosťou, ak nemáte pocit, že sa zbláznite kvôli mnohým nepoužitým položkám v zoznamoch, alebo ak sa dátový súbor nezvýšil obludne (väčší ako 100 MB alebo tak), možno nebudete musieť kondenzovať. Upratovaním v mnohých prípadoch nedosiahnete žiadny úžitok. A tým, že neupratujete, máte stále na dosah ruky kompletné podrobné finančné záznamy.

Môj technický redaktor chce, aby som tu na niečo poukázal: Poznamenáva, že spustenie operácie čistenia nemusí nevyhnutne zmenšiť veľkosť dátového súboru QuickBooks čo najviac. Preto hovorí, že ak skutočne potrebujete menší dátový súbor, mali by ste najskôr spustiť operáciu čistenia a potom uložiť a obnoviť prenosný dátový súbor QuickBooks.

Tu je ďalší rozumný názor na čistenie a archiváciu súborov spoločnosti QuickBooks: Mali by ste vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks. V skutočnosti vám odporúčam, aby ste si vytvorili archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks na konci roka, keď vy alebo vaša CPA vykonáte posledné úpravy za daný rok. Je to skvelý nápad vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks, ktorý sa používa na prípravu vášho daňového priznania a akýchkoľvek finančných výkazov, pretože vždy môžete neskôr vysvetliť nejaké číslo v daňovom priznaní alebo finančnom výkaze tak, že sa pozriete na archívnu kópiu údajov. súbor.

Jedným z problémov pri používaní QuickBooks je, že ľudia môžu úmyselne alebo neúmyselne zmeniť staré transakcie. To, žiaľ, znamená, že niekto môže zmeniť transakcie v dátovom súbore QuickBooks v predchádzajúcom roku. Keď k tejto zmene dôjde, niekto, kto si neskôr pozrie dátový súbor QuickBooks, nemusí byť schopný vysvetliť číslo v daňovom priznaní alebo finančnom výkaze. Ak sa niekto vráti a zmení transakciu v predchádzajúcom roku a táto transakcia sa použije na výpočet celkových príjmov za rok, už nemôžete použiť údaje QuickBooks na vysvetlenie čísel vo vašom daňovom priznaní a vo finančných výkazoch pre celkové príjmy. To dáva zmysel, však?

Našťastie, ak máte archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks – dátového súboru QuickBooks, ktorý poskytol čísla do vášho daňového priznania a finančných výkazov – môžete vždy vidieť, ktoré transakcie QuickBooks podporujú konkrétne číslo daňového priznania alebo číslo finančného výkazu. Ak ste v tomto bode stále zmätení - a je to trochu zložité - opýtajte sa svojho daňového poradcu alebo svojho CPA na problém. Môže vám vysvetliť nebezpečenstvo zmeny údajov QuickBooks, ktoré boli použité na prípravu priznania alebo finančného výkazu po tom, čo bolo toto priznanie pripravené, alebo po zverejnení a distribúcii týchto finančných výkazov.