Cheat Sheet QuickBooks 2008 pre LuckyTemplates

Medzi vaše obchodné aktíva môže patriť vaša schopnosť pracovať s účtovným softvérom QuickBooks. Tento praktický Cheat Sheet vám pomôže vybudovať si know-how v oblasti účtovníctva – od správy dátových súborov až po prípravu miezd, zostavenie zoznamu položiek až po sledovanie nákupných objednávok pomocou QuickBooks 2008.

Ako nastaviť dátum uzávierky a heslo v QuickBooks

QuickBooks od vás nevyžaduje, ani vás nenechá „uzavrieť“ mesiace a roky, ako to robili staré manuálne účtovné systémy. (Keď ste „uzavreli“ staré účtovné obdobie, v skutočnosti ste vynulovali výnosové a nákladové účty a previedli čistú sumu na majetkové účty vlastníka.)

QuickBooks vám však umožňuje použiť dátum uzávierky a heslo. Dátum uzávierky akosi bráni niekomu zadávať transakcie skôr, ako je zadaný dátum. Ak napríklad nastavíte heslo na uzavretie, niekto musí zadať toto heslo pred zadaním transakcie alebo zmenou transakcie s dátumom pred dátumom uzávierky. Ak nenastavíte uzatváracie heslo, niekto, kto sa pokúša zadať alebo zmeniť transakciu s dátumom pred dátumom uzávierky, bude upozornený, no stále môže položku vytvoriť alebo zmeniť.

Ak chcete nastaviť dátum uzávierky, vyberte Upraviť → Predvoľby, kliknite na ikonu Účtovníctvo, kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti a potom zadajte dátum uzávierky (pravdepodobne koniec posledného ukončeného roka) do poľa Dátum, cez ktorý sa uzatvárajú knihy. Ak chcete použiť uzatváracie heslo, kliknite na tlačidlo Nastaviť heslo a pomocou dialógového okna, ktoré zobrazí aplikácia QuickBooks, vytvorte heslo na ukončenie.

Pripravte sa na spracovanie miezd s QuickBooks 2008

Ak chcete využiť jednu z možností služby QuickBooks Payroll, pretože chcete ušetriť peniaze, nebojíte sa trocha papierovania, alebo možno chcete extra flexibilitu, ktorá prichádza s tým, že si to urobíte sami, musíte sa zaregistrovať primeranú chuť obsluhy.

Ak chcete nastaviť mzdovú službu, pripravte sa na internet. Nasleduj tieto kroky:

V QuickBooks vyberte Zamestnanci → Mzdy → Objednať mzdovú službu.

QuickBooks sa pripája na internet a zobrazuje prvú stránku viacstranového webového formulára, ktorý vám umožňuje podpísať a nastaviť službu QuickBooks Payroll.

Postupujte podľa pokynov na obrazovke.

Poznámka: Nastavenie služby QuickBooks Payroll vyžaduje, aby ste mali presné informácie o platoch od začiatku roka k dátumu pre všetkých svojich zamestnancov, ako aj informácie o štátnej zrážkovej sadzbe. Než začnete, budete chcieť zhromaždiť všetky tieto informácie. Proces nastavenia miezd – za predpokladu, že máte informácie po ruke a máte len hŕstku zamestnancov – by nemal trvať oveľa viac ako pol hodiny.

Naplánujte si výplatnú pásku.

Po prihlásení (a nepriamom nastavení) služby QuickBooks Payroll si musíte naplánovať svoje nadchádzajúce mzdové aktivity. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz Zamestnanci →Pridať alebo upraviť rozvrhy miezd.

Keď QuickBooks zobrazí okno Zoznam miezd, kliknite na tlačidlo Rozvrh miezd a potom na Nový. Keď vás QuickBooks vyzve, opíšte mzdovú agendu, ktorú plánujete. Ak si napríklad zakladáte týždennú výplatnú pásku, pomenujte výplatnú pásku ako piatková výplata. Ďalej opíšte frekvenciu ako týždennú, dvojtýždennú, polmesačnú atď.

Popíšte svojich zamestnancov.

Musíte opísať každého zo svojich zamestnancov a musíte určiť, do ktorého mzdového plánu patria. Vyberte Zamestnanci → Centrum zamestnancov. Kliknite na tlačidlo Nový zamestnanec. Potom použite karty okna, ktoré zobrazí QuickBooks, na poskytnutie mena zamestnanca, adresy, čísla sociálneho poistenia atď. Všimnite si, že záložku Mzdy a náhrady používate na zadanie mzdy alebo platu zamestnanca a na priradenie zamestnanca k plánovanej mzde.

Deaktivácia položiek zoznamu v QuickBooks 2008

Jednou z elegantných funkcií v QuickBooks je, že vám umožňuje zjednodušiť zoznamy skrytím položiek, ktoré už nie sú aktívne, vrátane tých, o ktorých očakávate, že budú neskôr znova aktívne. Ak máte sezónnych zamestnancov, môžete ich skryť zo zoznamu zamestnancov v obdobiach roka, keď nepracujú. Alebo ak predávate pamätné prívesky na kľúče len každých päť rokov, môžete im zabrániť, aby vám v posledných rokoch nepreplnili zoznam položiek. Môžete tiež deaktivovať zákazníkov a predajcov z ich príslušných zoznamov.

Ak chcete deaktivovať niečo zo zoznamu, všetko, čo musíte urobiť, je otvoriť zoznam a dvakrát kliknúť na položku. Keď QuickBooks otvorí položku, zamestnanca, zákazníka alebo dodávateľa, ktorého chcete deaktivovať, začiarknite políčko Položka je neaktívna. (Názov začiarkavacieho políčka sa mení v závislosti od toho, čo sa pokúšate deaktivovať.) Potom kliknite na tlačidlo OK. QuickBooks skryje tohto člena z vášho zoznamu. Pri ďalšom zobrazení zoznamu sa zobrazí pole Zahrnúť neaktívne.

Ak chcete zobraziť a upraviť skrytých členov zoznamu, stačí kliknúť na pole Zahrnúť neaktívne. Všetci neaktívni členovia sa zobrazia s X ikonami vedľa nich. Ak chcete člena znova aktivovať, stačí kliknúť na ikonu X a člen sa znova aktivuje.

QuickBooks sleduje nákupné objednávky

QuickBooks PO môžete vytvoriť aj vtedy, keď si tovar objednáte telefonicky alebo cez World Wide Web — teda vždy, keď tovar nepožiadate písomne. Vyplnenie nákupných objednávok vám umožňuje určiť, aké položky máte na objednávke a kedy vám položky dorazia. Všetko, čo musíte urobiť, je opýtať sa QuickBooks: "Čo je na objednávke a kedy to vlastne príde?" Už nikdy si nebudete musieť lámať hlavu, aby ste si spomenuli, či ste si objednali tie veci amajigs a doohickeys.

A keď príde vyúčtovanie, už ho budete mať rozpísané vo formulári objednávky. Po vypísaní všetkých položiek na objednávke nemusíte pri platbe faktúry vypĺňať kartu Položky na šeku. Alebo, ak platíte účty splatným spôsobom, nemusíte vypĺňať kartu Položky v okne Zadať účty. Keď položky dorazia, všetko, čo musíte urobiť, je oznámiť QuickBooks; položky sa okamžite pridajú do vášho zoznamu inventára.

Použite PO pre položky, ktoré si objednáte – teda pre položky, ktoré dostanete a zaplatíte za ne v budúcnosti. Ak kupujete položky cez pult alebo dostávate položky, ktoré ste si neobjednali, zjavne nepotrebujete PO. Čo musíte urobiť, je zaplatiť účet a inventarizovať položky, ktoré ste si práve kúpili.