Ako zhustiť dátový súbor QuickBooks 2013

Príkaz QuickBooks 2013 Condense vytvorí trvalú kópiu, nazývanú archívna kópia , dátového súboru QuickBooks. Archívna kópia súboru spoločnosti predstavuje snímku súboru spoločnosti tak, ako existuje v určitom časovom bode.

Ak má niekto neskôr otázku – možno váš účtovník alebo federálny či štátny audítor – môžete použiť archívnu kópiu súboru s údajmi, aby ste ukázali, ako súbor spoločnosti vyzeral v konkrétnom čase.

Keď pochopíte, o čom je archivácia, je to celkom jednoduché. Ak chcete zhustiť súbor spoločnosti QuickBooks, postupujte takto:

Vyberte príkaz Súbor → Pomôcky → Zhustiť údaje.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Condense Data, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Vyberte prepínač Transakcie pred konkrétnym dátumom.

Táto možnosť povie QuickBooks, že chcete urobiť dve veci: vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks a zmenšiť veľkosť pracovného súboru spoločnosti, aby nebol taký veľký. QuickBooks zmenšuje veľkosť pracovnej verzie súboru údajov spoločnosti odstránením starých uzavretých transakcií, ak sa v kroku 3 rozhodnete transakcie odstrániť.

Zadajte dátum Odstrániť transakcie pred.

Ak chcete určiť dátum, pred ktorým sa majú uzavreté transakcie odstrániť, zadajte dátum do príslušného poľa dátumu. Ak chcete súbor zhustiť odstránením transakcií napríklad do 31. decembra 2010, zadajte do poľa dátumu 1. 1. 2011 .

Všimnite si však, že sa nemusíte nutkavo odstraňovať veľa uzavretých transakcií. Uzavreté transakcie odstránite iba vtedy, ak sa váš súbor spoločnosti QuickBooks príliš zväčší. Môžete jednoducho pracovať so súborom spoločnosti QuickBooks, ktorý má veľkosť 25 MB, 50 MB alebo dokonca 100 MB (megabajtov).

Po dokončení zadávania transakcií, ktoré má aplikácia QuickBooks odstrániť, kliknite na tlačidlo Ďalej. QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Condense Data, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

Špecifikujte, ako sa majú transakcie zásob zhustiť.

Ak váš súbor QuickBooks obsahuje transakcie zásob, QuickBooks odporúča, aby ste odstránili staré transakcie zásob. Keď QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Condense Data, môžete QuickBooks povedať, aby to urobil výberom tlačidla možnosti Odstrániť transakcie zásob. (Ak nechcete odstrániť staré transakcie, vyberte tlačidlo Zachovať všetky transakcie zásob.) Kliknutím na tlačidlo Ďalej pokračujte do tretieho dialógového okna Kondenzovať údaje (nezobrazené), ktoré sa pýta, ktoré transakcie by sa mali považovať za uzavreté.

Uveďte, ktoré transakcie sa majú považovať za uzavreté.

Keď kliknete na Ďalej, QuickBooks požiada o trochu viac informácií o tom, čo presne predstavuje uzavretú alebo starú transakciu, ktorá by sa mala odstrániť. Začiarknutím políčok určíte, či sa majú transakcie pred dátumom odstránenia odstrániť, aj keď nie sú zúčtované, označené na vytlačenie, označené ako na odoslanie atď. Potom kliknutím na tlačidlo Ďalej prejdete na štvrté dialógové okno Kondenzovať údaje.

Zadajte akékoľvek vyčistenie zoznamu, ku ktorému by malo dôjsť.

Použite štvrté dialógové okno Condense Data a povedzte QuickBooks, že by mal tiež vyčistiť niektoré zoznamy. Môžete začiarknuť políčka napríklad v dialógovom okne Condense Data.

Vyčistením zoznamu odstránením nepoužitých položiek zoznamu nielen zmenšite veľkosť súboru spoločnosti, ale aj ľuďom uľahčíte prácu so zoznamom.

Kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí piatu stranu dialógového okna Condense Data, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

Potvrďte svoju operáciu kondenzácie a archivácie.

Potom, čo opíšete, ako chcete, aby QuickBooks archivoval a kondenzoval súbor spoločnosti, QuickBooks zobrazí piate dialógové okno Condense Data. Toto dialógové okno vás požiada o potvrdenie vášho rozhodnutia archivovať a zhustiť dátový súbor. Toto dialógové okno použite na potvrdenie skutočnosti, že chcete údaje archivovať a zhustiť.

Kliknite na položku Začať kondenzovať.

QuickBooks začína proces kondenzácie dátového súboru.

Po zobrazení výzvy zálohujte dátový súbor.

Na samom začiatku procesu kondenzácie vás QuickBooks vyzve na zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks. Zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks ako súčasť operácie kondenzácie funguje rovnako ako zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks kedykoľvek inokedy.

Po zálohovaní súboru spoločnosti QuickBooks uloží QuickBooks archívnu kópiu súboru spoločnosti a potom vyčistí pracovnú verziu súboru spoločnosti pomocou vašich pokynov. Opäť, ako bolo uvedené v predchádzajúcich krokoch, proces čistenia môže trvať len niekoľko minút alebo môže trvať niekoľko hodín, ak je váš súbor veľmi veľký.