Ako zhustiť dátový súbor QuickBooks 2012

Príkaz QuickBooks 2012 Condense vytvorí trvalú kópiu, nazývanú archívna kópia, dátového súboru QuickBooks. Archívna kópia súboru spoločnosti predstavuje snímku súboru spoločnosti tak, ako existuje v určitom časovom bode.

Ak má niekto neskôr otázku – možno váš účtovník alebo federálny či štátny audítor – môžete použiť archívnu kópiu súboru s údajmi, aby ste ukázali, ako súbor spoločnosti vyzeral v určitom časovom okamihu.

Keď pochopíte, o čom je archivácia, je to celkom jednoduché. Ak chcete zhustiť súbor spoločnosti QuickBooks, postupujte takto:

Vyberte príkaz Súbor → Pomôcky → Zhustiť údaje.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Condense Data, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Vyberte prepínač Transakcie pred konkrétnym dátumom.

Táto možnosť povie QuickBooks, že chcete urobiť dve veci: Vytvorte archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks a zmenšite veľkosť pracovného súboru spoločnosti, aby nebol taký veľký. QuickBooks zmenšuje veľkosť pracovnej verzie súboru údajov spoločnosti odstránením starých uzavretých transakcií, ak sa v kroku 3 rozhodnete transakcie odstrániť.

Zadajte dátum Odstrániť transakcie pred.

Ak chcete určiť dátum, pred ktorým sa majú uzavreté transakcie odstrániť, zadajte dátum do príslušného poľa dátumu. Ak chcete súbor zhustiť odstránením transakcií napríklad 31. decembra 2009 alebo skôr, do poľa dátumu zadajte 31. 12. 2009 .

Všimnite si však, že sa nemusíte nutkavo odstraňovať veľa uzavretých transakcií. Uzavreté transakcie odstránite iba vtedy, ak sa váš súbor spoločnosti QuickBooks príliš zväčší. Môžete jednoducho pracovať so súborom spoločnosti QuickBooks, ktorý má veľkosť 25, 50 alebo dokonca 100 MB (megabajtov).

Po dokončení zadávania transakcií, ktoré má aplikácia QuickBooks odstrániť, kliknite na tlačidlo Ďalej. QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Condense Data, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

Zadajte, ako a či má QuickBooks zhrnúť transakcie, ktoré odstráni.

Pomocou druhého dialógového okna Condense Data uveďte, ako by mal QuickBooks zhrnúť transakcie, ktoré odstráni. Môžete nechať QuickBooks sumarizovať transakcie pomocou jedného účtovného zápisu alebo mesačného účtovného zápisu – výber, ktorý urobíte pomocou príslušného tlačidla voľby.

Alebo môžete vybrať tlačidlo voľby Nevytvárať súhrn, aby ste označili, že nechcete, aby aplikácia QuickBooks vytvorila súhrnný účtovný záznam na nahradenie transakcií, ktoré odstráni. Po dokončení kliknite na Ďalej. QuickBooks zobrazí tretie dialógové okno Condense Data (nezobrazené), ktoré sa pýta, ako by mali byť transakcie zásob zhustené.

Zadajte, ako sa majú transakcie zásob zhustiť.

Ak váš súbor QuickBooks obsahuje transakcie zásob, QuickBooks odporúča, aby ste odstránili staré transakcie zásob. Keď QuickBooks zobrazí tretie dialógové okno Condense Data, môžete QuickBooks povedať, aby to urobil výberom tlačidla možnosti Odstrániť transakcie zásob. Kliknite na Ďalej, aby ste pokračovali do štvrtého dialógového okna Condence Data (nezobrazené), ktoré sa pýta, ktoré transakcie by sa mali považovať za uzavreté.

Uveďte, ktoré transakcie sa majú považovať za uzavreté.

Keď kliknete na Ďalej, aby ste sa presunuli za dialógové okno Condense Data, ktoré sa pýta na transakcie zásob, QuickBooks požiada o trochu viac informácií o tom, čo presne predstavuje „uzavretú“ alebo „starú“ transakciu, ktorá by sa mala odstrániť.

Začiarknutím políčok určíte, či sa majú transakcie pred dátumom odstránenia odstrániť, aj keď nie sú zúčtované, označené na vytlačenie, označené ako na odoslanie atď. Potom kliknutím na tlačidlo Ďalej prejdete do piateho dialógového okna Condense Data.

Zadajte akékoľvek vyčistenie zoznamu, ku ktorému by malo dôjsť.

Použite štvrté dialógové okno Condense Data a povedzte QuickBooks, že by mal tiež vyčistiť niektoré zoznamy. Môžete začiarknuť políčka v dialógovom okne Kondenzovať údaje. Vyčistením zoznamu odstránením nepoužitých položiek zoznamu nielen zmenšite veľkosť súboru spoločnosti, ale aj ľuďom uľahčíte prácu so zoznamom.

Kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí piatu stranu dialógového okna Condense Data, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

Potvrďte svoju operáciu kondenzácie a archivácie.

Potom, čo opíšete, ako chcete, aby QuickBooks archivoval a kondenzoval súbor spoločnosti, QuickBooks zobrazí piate dialógové okno Condense Data. Toto dialógové okno vás požiada o potvrdenie vášho rozhodnutia archivovať a zhustiť dátový súbor. Toto dialógové okno použite na potvrdenie skutočnosti, že chcete údaje archivovať a zhustiť.

Kliknite na položku Začať kondenzovať.

QuickBooks začína proces kondenzácie dátového súboru.

Po zobrazení výzvy zálohujte dátový súbor.

Na samom začiatku procesu kondenzácie vás QuickBooks vyzve na zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks. Zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks ako súčasť operácie kondenzácie funguje rovnako ako zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks kedykoľvek inokedy.

Po zálohovaní súboru spoločnosti QuickBooks uloží QuickBooks archívnu kópiu súboru spoločnosti a potom vyčistí pracovnú verziu súboru spoločnosti pomocou vašich pokynov. Opäť, ako bolo uvedené v predchádzajúcich krokoch, proces čistenia môže trvať len niekoľko minút alebo môže trvať niekoľko hodín, ak je váš súbor veľmi veľký.