Ako zdieľať súbory QuickBooks 2020

Dobre, tu je skvelá ponuka: V rámci QuickBooks môžete nastaviť používateľské povolenia, ktoré vám umožnia určiť, kto má prístup ku ktorým oblastiam vašich súborov QuickBooks. V skutočnosti môžete so súborom QuickBooks pracovať aj v sieti a v prostredí s viacerými používateľmi pomocou výkonnej funkcie nazývanej uzamykanie záznamov.

Ak pracujete v sieti a potrebujete použiť alebo sa len chcete dozvedieť o funkciách siete QuickBooks, prečítajte si tento článok. Ak ste jediný, kto používa QuickBooks, môžete tento článok preskočiť.

Zdieľanie súboru QuickBooks v sieti

Schopnosť siete pre viacerých používateľov QuickBooks poháňajú dve dôležité funkcie: používateľské oprávnenia a uzamykanie záznamov. Funkcia používateľských povolení poskytuje viacerým používateľom súboru QuickBooks jedinečné nastavenia povolení na prístup k rôznym oblastiam QuickBooks. Uzamykanie záznamov, druhá funkcia, umožňuje viac ako jednej osobe súčasne sa prihlásiť a pracovať so súborom QuickBooks.

Používateľské oprávnenia

QuickBooks vám umožňuje nastaviť používateľské oprávnenia, aby ste mohli rôznym používateľom QuickBooks udeliť rôzne privilégiá. Jane Owner môže byť schopná robiť čokoľvek, čo chce, pretože, metaforicky povedané, je Da Man. Joe Clerk však môže byť schopný zadávať iba účty. Joe, pokorný úradník s možno pochybným úsudkom a diskrétnosťou, možno nemá schopnosť prezerať si výkaz ziskov a strát spoločnosti, tlačiť šeky alebo zaznamenávať platby zákazníkov. Táto myšlienka dáva zmysel na praktickej úrovni, však? V situácii, keď k súboru QuickBooks pristupuje množstvo ľudí, sa chcete uistiť, že dôverné informácie zostanú dôverné.

Tiež sa chcete uistiť, že ľudia nemôžu úmyselne alebo neúmyselne poškodiť vaše finančné záznamy. Nechcete, aby niekto zadal nesprávne údaje (možno preto, že sa dostal do nejakej oblasti programu QuickBooks, kde nemá čo robiť). A nechcete, aby niekto podvodne zaznamenával transakcie – napríklad falošné šeky – aby mohla ísť hotovosť.

Myslím, že ak sa zamyslíte nad týmito vecami s používateľskými povoleniami, uvedomíte si, že „Hej, áno, to dáva zmysel!“ Takže o tom nebudem viac hovoriť. Dovoľte mi na záver uviesť niekoľko všeobecných postrehov o tom, ako sa rozhodujete, ktoré používateľské povolenia sú vhodné:

• Dôvernosť údajov: Tento problém pravdepodobne najviac súvisí s vašou filozofiou riadenia. Čím otvorenejší ste k veciam, tým menej sa pravdepodobne budete musieť obávať toho, že ľudia niečo šmýkajú. Chcem však upozorniť, že mzdy sú vždy citlivou témou. Ak každý vie, čo sú všetci ostatní platení, dôjde k zaujímavým diskusiám – ale to ste už vedeli.
• Poškodenie údajov: Pokiaľ ide o poškodenie údajov, musíte vedieť, že ľudia zvyčajne uplatňujú dve všeobecné pravidlá:
  • Neposkytujte ľuďom prístup k nástrojom, ktoré nevedia používať. To si pýta len problémy.
  • Uistite sa, že nikto nemôže bez dozoru makať v niektorej oblasti účtovného systému – najmä ak táto osoba eviduje hotovosť alebo s ňou manipuluje.

Ak je to možné, použite systém kamarátov, v ktorom ľudia robia veci spoločne, aby ľudia vždy dvakrát kontrolovali prácu iných ľudí – aj keď len nepriamo. Možno, že Joe zaznamená účet, ale Jane vždy preškrtne šek, aby účet zaplatila. Možno Raul zaznamenáva zákaznícke faktúry, ale Chang ich posiela. Možno Saul zaznamenáva hotovostné príjmy, ale Beth ich ukladá. Vidíš ten vzorec, však? Ak dvaja ľudia riešia konkrétnu ekonomickú udalosť – opäť, najmä tú, ktorá zahŕňa hotovosť – je naozaj dobrý nápad, aby sa Joe a Jane, Raul a Chang a Saul a Beth pozerali jeden druhému cez plece.

Uzamknutie záznamu

Najjednoduchší spôsob, ako pochopiť uzamykanie záznamov, je porovnať ho s iným typom uzamykania: uzamykaním súborov. Väčšina ostatných programov používa zamykanie súborov. Uzamknutie súboruznamená, že ak má jedna osoba v sieti, povedzme, otvorený dokument na spracovanie textu, nikto iný v sieti nemôže tento dokument otvoriť a potom upraviť. Iní môžu byť schopní otvoriť kópiu dokumentu, ktorú si môžu uložiť na svojich počítačoch, ale nemôžu upravovať pôvodný dokument. Operačný systém uzamkne pôvodný dokument (súbor) tak, aby sa so súborom mohla hrať vždy len jedna osoba. Toto uzamknutie zaisťuje integritu údajov a zmeny, ktoré ľudia v údajoch vykonajú. (Ak sa vám táto záležitosť týkajúca sa zabezpečenia integrity zdá čudná, zamyslite sa nad problémami zabezpečiť, aby sa zmeny od oboch ľudí dostali do dokumentu na spracovanie textu, ktorý obaja ľudia upravujú súčasne.)

Zamykanie záznamov funguje inak. Vďaka uzamknutiu záznamov môže viacero osôb v sieti naraz otvárať a upravovať rovnaký súbor, ale s konkrétnym záznamom môže pracovať iba jedna osoba.

Záznam je súčasťou súboru. Napríklad v súbore faktúr, ktoré dlhujete predajcom, je súborom celá zbierka faktúr. Jednotlivé zmenky sú záznamy v súbore a súbor zmeniek môže otvoriť viac osôb. Jednotlivé účty - jednotlivé záznamy, ktoré tvoria súbor - sú však uzamknuté, keď osoba vezme záznam.

Tieto informácie môžu znieť ako príliš veľa zmätku, ale rozlišovanie medzi súbormi a záznamami v súbore umožňuje zdieľanie súborov. Napríklad v QuickBooks, ak Jane zadáva jeden účet pre spoločnosť Alpha do súboru, Joe môže upraviť účet pre spoločnosť Beta, pretože tieto dva účty sú odlišné záznamy. Kvôli uzamknutiu záznamov sa však Jane nemôže poblázniť s účtom Beta Corporation, ktorý Joe upravuje. A Joe – opäť kvôli uzamknutiu záznamov – sa nemôže hrať s účtom spoločnosti Alpha, do ktorého vstupuje Jane.

Všeobecnejšie povedané, žiadni dvaja ľudia nemôžu upravovať rovnaký záznam v súbore súčasne. Uzamykanie záznamov umožňuje zamestnancom používať súbor vo viacužívateľskom prostredí, pretože umožňuje pracovať so súborom viacerým osobám.

Inštalácia QuickBooks pre sieťové použitie

Ak chcete nainštalovať QuickBooks na sieťové použitie, musíte najprv nainštalovať QuickBooks na všetky počítače v sieti, ktoré potrebujú prístup a prácu so súborom QuickBooks. Táto úloha nie je náročná. Aby ste mohli zdieľať súbory QuickBooks, nemusíte inštalovať QuickBooks žiadnym vymysleným spôsobom.

Pre každý počítač, na ktorom bude program spustený, si musíte zakúpiť kópiu QuickBooks. Ak máte tri počítače, na ktorých chcete používať QuickBooks, musíte si kúpiť tri kópie QuickBooks. Alebo si môžete kúpiť špeciálnu licenčnú verziu QuickBooks pre viac miest. Ak sa pokúsite nainštalovať jednu kópiu QuickBooks (s jedným kľúčovým kódom) na viacero počítačov, QuickBooks nedovolí dvom počítačom používajúcim rovnaký kľúčový kód zdieľať súbor v režime pre viacerých používateľov.

Keď vytvoríte súbor, ktorý chcete zdieľať, musíte sa uistiť, že súbor uložíte na miesto, kde k nemu budú mať prístup ostatní používatelia QuickBooks. To znamená, že možno budete musieť uložiť súbor na server. Súbor môžete uložiť aj na klientskom počítači, ak určíte povolenia na zdieľanie pre priečinok alebo jednotku, na ktorú uložíte súbor QuickBooks.

Ďalšia dôležitá vec: Ten, kto vytvorí súbor QuickBooks, sa automaticky stáva správcom súboru. Správca súboru má prístup ku všetkým oblastiam súboru a nastavuje ostatných používateľov súboru, takže nechcete, aby súbor QuickBooks nastavoval len niekto. Na túto prácu sa hodí buď majiteľ firmy, alebo vedúci účtovníctva. V každom prípade by osoba, ktorá zakladá súbor, mala byť dôveryhodným pravidelným pracovníkom v kancelárii, ktorý je ľahko dostupný v prípade akýchkoľvek otázok alebo problémov, ktoré sa vyskytnú. Táto osoba by tiež pravdepodobne mala mať silné vzdelanie v oblasti účtovníctva. Ďalšie podrobnosti nájdete v nasledujúcej časti.

Nastavenie používateľských povolení

Počas inštalácie QuickBooks alebo neskôr môžete QuickBooks povedať, kto ďalší bude súbor používať, a nastaviť povolenia pre týchto ostatných ľudí.

Používateľské povolenia v Enterprise Solutions

Ak chcete nastaviť povolenia v Enterprise Solutions, postupujte takto:

1. Povedzte QuickBooks, že chcete nastaviť používateľské oprávnenia.

Vyberte príkaz Spoločnosť → Používatelia → Nastaviť používateľov a roly. QuickBooks zobrazí dialógové okno Používatelia a roly (nezobrazené).

2. Označte, že chcete nastaviť nového používateľa.

Kliknite na tlačidlo Nový, aby aplikácia QuickBooks zobrazila dialógové okno Nový používateľ (nezobrazené), v ktorom sú uvedené rôzne roly účtovníctva, ktoré môže používateľ aplikácie QuickBooks vyplniť. Tieto roly poskytujú používateľovi možnosť vykonávať príslušné účtovné úlohy pomocou programu QuickBooks. Pole Popis v spodnej časti dialógového okna sumarizuje úlohy, ktoré by mohol niekto v danej úlohe vykonávať.

3. Vyberte rolu, ktorá najlepšie zodpovedá používateľovi, ktorého popisujete, a potom kliknite na Pridať.

Mimochodom, vlastníci by mali mať rolu plného prístupu, aby mohli robiť čokoľvek, čo chcú. Upozorňujeme, že používateľovi môžete prideliť viac rolí.

Ak chcete zmeniť oprávnenia existujúceho používateľa, vyberte používateľa na karte Zoznam používateľov a potom kliknite na tlačidlo Upraviť. QuickBooks zobrazí dialógové okno Upraviť používateľa (nie je na obrázku), ktoré sa podobá dialógovému oknu Nový používateľ a umožňuje vám zmeniť rolu alebo roly používateľa.

4. Kliknutím na tlačidlo OK sa vrátite do dialógového okna Používatelia a roly.

Môžete si prezrieť povolenia (v podstate zoznam schopností, ktoré QuickBooks umožňuje) pre konkrétnu osobu alebo preddefinovanú rolu. Ak chcete zobraziť povolenia, ktoré má používateľ, vyberte kartu Zoznam používateľov v dialógovom okne Používatelia a roly, kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia, vyberte používateľa v zozname a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť. QuickBooks zobrazí veľké dialógové okno, ktoré špecificky identifikuje, čo môže používateľ robiť. Ak chcete zobraziť povolenia, ktoré má konkrétna rola, vyberte kartu Zoznam rolí v dialógovom okne Používatelia a roly, kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia, vyberte rolu a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť.

Používateľské povolenia v QuickBooks Pro a Premier

Ak chcete nastaviť povolenia v QuickBooks Pro alebo QuickBooks Premier, postupujte takto:

1. Vyberte príkaz Spoločnosť→Nastaviť používateľov a heslá→Nastaviť používateľov.

QuickBooks zobrazí dialógové okno User List (pozri obrázok).

Dialógové okno Zoznam používateľov

2. Kliknite na tlačidlo Pridať používateľa.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Nastaviť používateľské heslo a prístup, ktoré môžete použiť na pridávanie nových používateľov a zadávanie hesiel.

Dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu

3. Zadajte používateľské meno a heslo ďalšej osoby, ktorej chcete umožniť používanie súboru QuickBooks; potom znova zadajte heslo do textového poľa Potvrdiť heslo.

Opätovné zadanie hesla potvrdí, že ste na prvý raz zadali heslo správne.

Od tohto bodu, keď niekto otvorí súbor QuickBooks, QuickBooks požiada o používateľské meno a heslo. Aby teda iná osoba mala prístup k súboru QuickBooks, musí zadať používateľské meno a heslo, ktoré ste nastavili.

4. Zadajte prístup používateľa.

QuickBooks zobrazí dialógové okno s otázkou, či chcete, aby osoba mala prístup do všetkých oblastí súboru QuickBooks alebo len do niektorých oblastí.

Ak určíte, že chcete poskytnúť prístup len niektorým oblastiam – pravdepodobne bežný prípad – QuickBooks zobrazí sériu dialógových okien, ktoré vám umožňujú nastaviť povolenia pre každú oblasť. Vyberiete tlačidlo voľby No Access, aby ste pre používateľa zakázali určitú oblasť (napríklad bankové položky), vyberte tlačidlo voľby All Areas of QuickBooks, aby ste dali používateľovi povolenie na vytváranie a tlač transakcií a správ v danej oblasti, alebo vyberte tlačidlom voľby Selected Areas of QuickBooks, čím používateľovi poskytnete čiastočný prístup do oblasti. Ak vyberiete možnosť Vybrané oblasti, musíte špecifikovať obmedzený prístup tak, že prejdete stránkami sprievodcu a podrobne opíšete prístup, ktorý chcete, aby mal používateľ. Môžete tiež určiť, či iné aplikácie (napríklad TurboTax) získajú prístup k údajom QuickBooks.

Určenie, do ktorých oblastí má používateľ prístup

5. Skontrolujte prístup používateľa.

Po dokončení krokovania cez dialógové okná Nastaviť heslo používateľa a Prístup zobrazí QuickBooks súhrn povolení pre používateľa. Ak sa potrebujete vrátiť späť a zmeniť povolenia pre oblasť, kliknite na tlačidlo Späť, alebo kliknite na tlačidlo Dokončiť, čím potvrdíte, že ste skončili so zadávaním toho, čo môže konkrétny používateľ robiť. QuickBooks znova zobrazí dialógové okno Zoznam používateľov s pridaným novým používateľom. Kliknite na Pridať používateľa, ak chcete pridať ďalšieho nového používateľa, kliknite na Upraviť používateľa, ak chcete upraviť vybratého používateľa, alebo kliknite na Zavrieť, aby ste zatvorili dialógové okno.

Používateľ sa môže prihlásiť a otvoriť súbor QuickBooks z akéhokoľvek počítača v sieti, pokiaľ má počítač nainštalovaný QuickBooks a má sieťový prístup k súboru QuickBooks. Ak sa však osoba pokúsi otvoriť zakázanú oblasť alebo vykonať neoprávnenú akciu, aplikácia QuickBooks zobrazí okno s hlásením, že osoba nemá potrebné povolenia na vykonanie akcie.

Špecifikovanie a práca v režime pre viacerých používateľov

Aby so súborom QuickBooks mohlo pracovať viac osôb naraz, používatelia musia pracovať so súborom QuickBooks v režime pre viacerých používateľov. Prvá osoba, ktorá otvorí súbor, musí určiť režim pre viacerých používateľov, aby ostatní mohli súbor otvoriť. Ak chcete zadať režim pre viacerých používateľov, vyberte položku Súbor–>Prepnúť na režim viacerých používateľov. Môžete povedať, že pracujete v režime pre viacerých používateľov, pretože to naznačuje záhlavie QuickBooks. Keď iní ľudia otvoria súbor QuickBooks, automaticky sa otvorí v režime pre viacerých používateľov. Aby ďalší používateľ mohol pracovať v režime pre jedného používateľa, musia ostatní používatelia zatvoriť súbor QuickBooks a používateľ, ktorý chce pracovať v režime pre jedného používateľa, musí vybrať Súbor–>Prepnúť do režimu jedného používateľa.

Zdieľanie súboru QuickBooks cez sieť zahŕňa niekoľko trikov. Najprv sa musíte uistiť, že nikto, kto je v režime pre jedného používateľa, nepoužíva súbor, ktorý chcete otvoriť. Ak niekto používa súbor a vy sa ho pokúsite otvoriť, aplikácia QuickBooks zobrazí správu, že niekto používa súbor spoločnosti v režime pre jedného používateľa. Povedzte danej osobe, aby prešla do režimu pre viacerých používateľov, a potom kliknite na tlačidlo Skúsiť znova.

Hneď ako začnete vytvárať alebo upravovať transakciu, QuickBooks transakciu uzamkne. Týmto spôsobom nikto iný nemôže upravovať transakciu, kým na nej pracujete. To, či máte transakciu otvorenú v režime úprav, zistíte podľa toho, čo QuickBooks zobrazuje v záhlaví v hornej časti formulára: Úprava transakcie. Ostatní používatelia môžu otvoriť transakciu, keď ju upravujete v režime úprav, ale nemôžu v nej vykonávať zmeny, kým neskončíte.

Ak sa pokúsite upraviť transakciu, ktorú už má vaša spolupracovníčka Harriet otvorená v režime úprav, napríklad QuickBooks zobrazí správu s textom (a tu, parafrázujem): Prepáčte, Bubba. Harriet s touto transakciou pracuje. Musíte sa vrátiť neskôr.