Ako zaznamenať svoje účty pomocou QuickBooks 2015 spôsobom splatných účtov

Keď príde účet, prvá vec, ktorú musíte urobiť, je zaznamenať ho v aplikácii QuickBooks 2015. Účty môžete zaznamenať cez okno Zadať účty alebo v registri Záväzky. Ak plánujete sledovať účty podľa nákladov a položiek, musíte použiť okno Zadať účty.

Ak chcete zaznamenať účet cez okno Zadať účty, postupujte takto:

Vyberte Dodávatelia → Zadať faktúry.

Prípadne kliknite na ikonu Zadať účty v oblasti Dodávatelia na domovskej stránke. Nepochybne si všimnete, že horná polovica tohto okna vyzerá do značnej miery ako šek, a to preto, že veľa informácií, ktoré sem vložíte, skončí na šeku, ktorý vypíšete na zaplatenie účtu.

Vyberte meno predajcu, ktorému platíte.

Ak chcete zaplatiť tento účet predajcovi, ktorý je už na zozname dodávateľov, kliknite na šípku nadol na konci riadku dodávateľa a vyberte dodávateľa. Ak je tento dodávateľ nový, QuickBooks vás požiada o rýchle pridanie alebo nastavenie niektorých informácií o predajcovi: adresu, úverový limit, platobné podmienky atď.

Ak máte jednu alebo viac nevybavených nákupných objednávok u dodávateľa, ktorého si vyberiete, QuickBooks sa vás opýta, či chcete prijať za nákupnú objednávku. Ak sa rozhodnete prijímať oproti nákupnej objednávke, QuickBooks zobrazí dialógové okno Otvoriť nákupné objednávky. Uvádza zoznam otvorených nákupných objednávok, ktoré ste zaznamenali.

Ak chcete vytvoriť nákupnú objednávku, ktorá je záznamom položiek, ktoré si objednáte od dodávateľov, vyberte Dodávatelia→Vytvoriť objednávky. Keď QuickBooks zobrazí okno Create Purchase Orders, opíšte svoju objednávku. Mimochodom, nákupné objednávky tlačíte a upravujete rovnakým spôsobom, ako tlačíte faktúry a dobropisy.

Vyberte platobné podmienky popisujúce splatnosť faktúry.

V riadku Podmienky otvorte rozbaľovací zoznam a vyberte platobné podmienky.

(Voliteľné) Zadajte referenčné číslo predajcu.

Ak zadáte referenčné číslo predajcu pre účet – pravdepodobne je to len číslo faktúry alebo číslo vášho účtu – referenčné číslo sa vytlačí na poukážke, ktorá je súčasťou vytlačeného šeku.

(Voliteľné) Zadajte poznámku na popis účtu.

Do textového poľa Poznámka môžete zadať poznámku. Poznámka, ktorú zadáte, sa zobrazí v registri A/P.

Presuňte kurzor nadol do stĺpca Účet na karte Výdavky a zadajte názov nákladového účtu.

Je veľká šanca, že chcete zadať názov nákladového účtu, ktorý už je v účtovej osnove. Ak je to tak, kliknutím na šípku nadol zobrazíte zoznam všetkých svojich účtov. Ak sa chcete dostať k nákladovým účtom, pravdepodobne budete musieť rolovať v zozname nadol. Kliknite na účet, ktorý predstavuje táto faktúra.

Ak potrebujete vytvoriť novú kategóriu nákladového účtu pre túto faktúru, vyberte Pridať nový z hornej časti zoznamu. Zobrazí sa dialógové okno Nový účet. Vyplňte informácie a kliknite na tlačidlo OK.

Čo ak sa peniaze, ktoré platíte kvôli tomuto účtu, dajú rozdeliť medzi dva, tri alebo štyri výdavkové účty? Stačí kliknúť pod účet, ktorý ste práve zadali. Zobrazí sa šípka nadol. Kliknutím naň zadajte ďalší nákladový účet a ďalší a ďalší, ak potrebujete.

V prípade potreby prejdite na stĺpec Čiastka a zmeňte čísla.

Ak rozdeľujete tento účet medzi niekoľko účtov, uistite sa, že čísla v stĺpci Čiastka sa pripočítavajú k celkovej sume účtu.

(Voliteľné) Do stĺpca Poznámka zadajte slová vysvetlenia alebo múdrosti.

(Voliteľné) Priraďte výdavok zákazníkovi: Práca.

Ak plánujete, že vám budú tieto výdavky preplatené, alebo ak chcete len sledovať svoje výdavky podľa zamestnania, zadajte zákazníka, ktorý vám ich preplatí. V prípade potreby zadajte sumu pre každý účet. Pomocou šípky nadol môžete nájsť zákazníkov a potom na nich kliknúť.

(Voliteľné) Priraďte výdavok triede.

Môžete tiež sledovať výdavky podľa triedy zadaním položiek v stĺpci Trieda. Všimnite si obvyklú šípku nadol a kliknutím na ňu zobrazíte zoznam tried.

Ak chcete, aby QuickBooks sledoval výdavky podľa triedy, môžete si to nastaviť. Ak chcete nastaviť QuickBooks na sledovanie výdavkov, vyberte Upraviť → Predvoľby. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Predvoľby, kliknite na ikonu Účtovníctvo, kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti a potom začiarknite políčko Použiť sledovanie tried.

Ak chcete, kliknite na tlačidlo Prepočítať a spočítajte výdavky.

Pomocou karty Položky môžete zaznamenať rôzne položky, ktoré účet predstavuje.

Kliknite na kartu Položky. Zadajte položky, ktoré ste si kúpili, a ceny, ktoré ste za ne zaplatili.

Z rozbaľovacieho zoznamu Dodávateľ vyberte meno dodávateľa, ktorý vám poslal faktúru. V zozname otvorených objednávok kliknite na stĺpec vľavo a začiarknite políčko vedľa objednávky, za ktorú platíte. Dosť ľahké? Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

Presuňte sa do stĺpca Položka a zadajte názov položky.

Všimnite si šípku nadol v tomto stĺpci. Kliknutím naň zobrazíte zoznam položiek. Zobrazuje sa položka, za ktorú platíte, v tomto zozname? Ak áno, kliknite na danú položku. Ak nie, vyberte Pridať nový z hornej časti zoznamu a vyplňte okno Nová položka.

Vyplňte zvyšné riadky položiek na karte Položky.

Tu môžete zadať všetky položky, ktoré kupujete. Uistite sa, že karta Položky presne zobrazuje položky, ktoré kupujete, ich náklady a množstvá. Ak chcete, kliknite na tlačidlo Prepočítať a spočítajte položky.

Uložiť účet.

Kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový uložte svoj záznam o účte a potom zadajte ďalší účet. Alebo kliknite na Uložiť a zavrieť, aby ste zaznamenali svoj účet, ale nezadávali ďalší účet.