Ako zaznamenať splatné transakcie

V rámci QuickBooks 2012 máte možnosť pracovať s účtom alebo bez neho. Ak chcete, môžete pri vypisovaní šekov evidovať výdavky. To znamená, že aby ste mali úplný zoznam všetkých svojich výdavkov, musíte mať zaznamenané šeky, ktoré platia všetky vaše výdavky. Tento prístup funguje dobre.

QuickBooks tiež podporuje presnejší prístup k zaznamenávaniu výdavkov. Odpovedaním na niekoľko otázok počas procesu nastavenia QuickBooks si môžete nastaviť účet záväzkov, čo je len účet, ktorý sleduje sumy, ktoré dlhujete svojim predajcom a iným dodávateľom.

Ako zaznamenať faktúru

Keď používate účet záväzkov, zadávate účty, ktoré dostanete od predajcov, keď ich dostanete.

Nasledujúca tabuľka ukazuje spôsob zaznamenávania tejto transakcie. Zápis do denníka 5 automaticky odpočítava náklady na kancelárske potreby vo výške 1 000 USD a pripisuje splatné účty vo výške 1 000 USD. Toto je zápis do denníka, ktorý by QuickBooks zaznamenal, ak by ste si zakúpili kancelárske potreby v hodnote 1 000 USD a potom zadali tento účet do systému QuickBooks.

Zápis do denníka 5: Zaznamenanie nákupu kreditu

Ako zaplatiť účet

Keď neskôr zaplatíte tento účet, QuickBooks zaznamená Denník 6. V Denníku 6, QuickBooks odpíše účty splatné vo výške 1 000 USD a pripíše hotovosť vo výške 1 000 USD. Čistý vplyv na záväzky v spojení s nákupom a platbou je nulový.

To dáva zmysel, však? Prístup uvedený v Denníkových záznamoch 5 a 6 počíta sumu, ktorú dlhujete niektorému predajcovi alebo dodávateľovi, ako záväzok, splatné účty, iba kým dlhujete peniaze.

Zápis do denníka 6: Zaznamenanie platby dodávateľovi

Keď zaznamenáte položku denníka 6 v QuickBooks, musíte zadať názov účtu, ktorý bude zaťažený. QuickBooks očividne vie, na ktorý účet sa má pripísať úver – na účet splatných účtov. QuickBooks však musí poznať aj nákladový alebo majetkový účet, ktorý má zaúčtovať.

QuickBooks potrebuje vedieť, na ktorý hotovostný účet sa má pripísať, keď platíte splatnú sumu. Identifikujete to, keď vypisujete šek na zaplatenie účtu.

Niektoré ďalšie ukazovatele týkajúce sa záväzkov

Tu je niekoľko ďalších bodov o Denníkových záznamoch 5 a 6:

• Metóda vyúčtovania je presnejšia. Metóda splatných záväzkov, čo je to, čo ukazujú záznamy v denníku 5 a 6, je najlepší spôsob, ako zaznamenať svoje účty. Spôsob účtovania znamená, že výdavky evidujete vtedy, keď k výdavkom skutočne dôjde.

  Ako ste už možno zistili, metóda účtovania je skutočne zrkadlovým obrazom prístupu pohľadávok. Veľkou výhodou metódy účtovania záväzkov, ako možno tušíte, je to, že sleduje sumy, ktoré dlhujete predajcom a dodávateľom, a rozpoznáva výdavky tak, ako vzniknú, a nie až keď ich zaplatíte (čo môže byť o nejaký čas neskôr).

• Nie každý debet je na výdavok. Záznam denníka 5 zobrazuje debet idúci na účet výdavkov na kancelárske potreby. Mnohé zo záväzkov, ktoré evidujete, sú dlžné sumy za výdavky.

  Nie každá účtovná transakcia však pramení z vynaloženia nejakých nákladov. Možno budete musieť zaznamenať aj nákup aktíva – napríklad zariadenia. V tomto prípade ide debet nie na nákladový účet, ale na majetkový účet. Okrem tejto menšej zmeny však transakcia funguje rovnakým spôsobom.

Dokážete uhádnuť, ako sa zaznamená výdavok alebo nákup dlhodobého majetku, ak nepoužívate účet záväzkov? V prípade, že ste za kancelárske potreby zaplatili 1 000 USD, QuickBooks odpíše náklady na kancelárske potreby vo výške 1 000 USD a pripíše hotovosť vo výške 1 000 USD, keď vypíšete šek v hodnote 1 000 USD. V rámci vypisovania šeku identifikujete, ktorý nákladový účet sa má zaúčtovať.

Ak kupujete zariadenie v hodnote 1 000 USD, zápis do denníka vyzerá a funguje približne rovnako. Keď nákup zaznamenáte, QuickBooks odpíše z účtu aktív 1 000 USD a pripíše hotovosť vo výške 1 000 USD. Táto transakcia sa opäť zaznamená, keď vypíšete šek na zaplatenie aktíva.