Ako zaznamenať predaj alebo platbu

Aby ste mohli používať QuickBooks 2012, musíte pochopiť, ako zaznamenávať platby. Účtovné zásady stanovujú, že výnosy z predaja musia byť vykázané pri predaji. A že predaj sa uskutočňuje vtedy, keď podnik poskytuje tovar alebo služby zákazníkovi.

Táto požiadavka na zaznamenávanie výnosov z predaja v čase poskytovania tovaru alebo služieb znamená, že účtovanie výnosov z predaja je o niečo komplikovanejšie, ako ste si možno na prvý pohľad mysleli. Tu je zobrazená prvá transakcia, napríklad transakcia, ktorá zaznamenáva predaj.

Zápis do denníka 1: Zaznamenanie úverového predaja

Záznam denníka 1 ukazuje, ako možno zaznamenať predaj v hodnote 1 000 USD. Zápis do denníka zobrazuje debet vo výške 1 000 USD na pohľadávkach a kredit 1 000 USD na výnosy z predaja. Ak chcete nahráva $ 1,000 predaj - úver na predaj - potreby položku denníka ukazujú aj zvýšenie $ 1,000 na účtoch pohľadávok a zvýšenie $ 1,000 v tržby.

Keď podnik dostane platbu od zákazníka za pohľadávku vo výške 1 000 USD, podnik zaznamená zápis do denníka, ako je znázornený.

Zápis do denníka 2: Zaznamenanie platby zákazníka

Položka denníka 2 zobrazuje debet 1 000 USD v hotovosti, čo je zvýšenie o 1 000 USD na hotovostnom účte, ku ktorému dochádza, pretože zákazník vám práve zaplatil 1 000 USD. Záznam denníka 2 tiež zobrazuje pripísanie 1 000 USD na pohľadávky. Tento kredit na účte pohľadávok znižuje stav pohľadávok.

V momente, keď zaznamenáte zápis do denníka 1 aj zápis do denníka 2, čistý efekt je debet vo výške 1 000 $ z hotovosti (čo ukazuje, že hotovosť sa zvýšila o 1 000 $) a kredit 1 000 $ do výnosov z predaja (čo ukazuje, že výnosy z predaja sa zvýšili o 1 000 $ ). Debet vo výške 1 000 USD voči pohľadávkam a kredit vo výške 1 000 USD voči pohľadávkam sa rovná nule.

Ak sa nad týmto biznisom s pohľadávkami trochu zamyslíte, mali by ste si uvedomiť, že to má zmysel. Hoci účet pohľadávok obsahuje zostatok pohľadávok vo výške 1 000 USD, znamená to len, že vám zákazník dlhuje 1 000 USD. Ale keď zákazník konečne zaplatí 1 000 dolárovú bankovku, musíte túto pohľadávku vynulovať.

QuickBooks, mimochodom, automaticky zaznamená záznam denníka 1 a záznam denníka 2 za vás. Záznam denníka 1 sa zaznamená vždy, keď vystavíte alebo vytvoríte zákaznícku faktúru.

Preto sa nemusíte starať o debety a kredity zobrazené v položke denníka 1 s výnimkou jednej špeciálnej príležitosti: Keď nastavíte položky QuickBooks a QuickBooks ( položky sú veci, ktoré sú zahrnuté na faktúrach), určíte, ktorý účet by mali byť pripísané na sledovanie výnosov z predaja.

Takže aj keď sa možno nebudete musieť veľmi obávať o mechaniku žurnálového záznamu 1, mali by ste pochopiť, ako tento žurnálový záznam funguje, aby ste mohli správne nastaviť QuickBooks.

Zápis do denníka 2 sa tiež automaticky zaznamenáva pomocou aplikácie QuickBooks. QuickBooks zaznamená záznam denníka 2 za vás vždy, keď zaznamenáte platbu v hotovosti od zákazníka. Nemusíte sa teda obávať o debety a kredity potrebné na zaznamenávanie platieb zákazníkov. Je užitočné pochopiť, ako funguje tento záznam v denníku a ako QuickBooks zaznamenáva túto platobnú transakciu zákazníka.