Ako zaznamenať naakumulované záväzky s QuickBooks 2012

Podnik veľmi často dlhuje peniaze za niektoré tovary alebo služby alebo dane, ktoré musia byť zaznamenané v účtovnom systéme; QuickBooks 2012 vám v tom môže pomôcť. Napríklad, ak na konci účtovného obdobia – povedzme na konci roka – dlhujete 1 200 USD na úrokoch z nejakého úveru, skutočne musíte zaznamenať tieto úrokové náklady vo svojom účtovnom systéme.

Napríklad chcete zaznamenať skutočnosť, že hoci zostatok úveru môže vo vašich účtovných záznamoch vykazovať 10 000 USD, pravdepodobne skutočne dlhujete 11 200 USD, pretože dlhujete 10 000 USD istiny a 1 200 USD naakumulovaného úroku.

Ak chcete nahromadiť záväzok, použite účtovný zápis, ako je ten, ktorý je zobrazený. Tento zápis do denníka zobrazuje časové rozlíšenie 1 200 USD úrokových nákladov na splatnú pôžičku.

Účtovný zápis 16: Vznik záväzku

Záznam v denníku ukazuje debet vo výške 1 200 USD na náklady na úroky z pôžičky a 1 200 USD na splatný úrok z pôžičky. Tento účtovný zápis zaznamenáva sumy, ktoré dlžíte ku koncu účtovného obdobia, ktoré sa nezaznamenávajú iným spôsobom.

Musíte byť opatrní pri používaní účtovných zápisov, ako je ten, ktorý je uvedený v účtovnom zápise 16. Zvyčajne chcete takéto účtovné zápisy použiť, keď je veľmi dôležité spočítať všetky vaše výdavky a presne zmerať všetky vaše záväzky.

Bežnou situáciou, keď chcete byť obzvlášť opatrní pri vytváraní takéhoto časového rozlíšenia, je predaj vašej firmy. Každý potenciálny kupujúci chce mať nielen veľmi dobrý odhad vašich skutočných nákladov za účtovné obdobie, ale kupujúci chce aj veľmi presný odhad záväzkov v čase, keď sa podnik hodnotí.

Časové rozlíšenie záväzku, ako je uvedené vo vestníku 16, však predstavuje pre účtovníka alebo účtovníka problém. Aby sme sa vrátili k príkladu naakumulovaného úroku zobrazeného v účtovnom zázname 16, predpokladajme, že neskôr podnik uskutoční platbu 3 000 USD, ktorá zahŕňa úrok naakumulovaný v účtovnom zázname 16.

Keď účtovník alebo účtovník neskôr zaznamená túto splátku úveru, musí si zapamätať alebo rozpoznať predchádzajúci účtovný zápis. Nechcete, aby účtovník alebo účtovník dvakrát započítal úrokový náklad opätovným zaznamenaním rovnakého úroku. Toto dáva zmysel, však?

Pretože účtovníci a účtovníci si nemôžu spoľahlivo zapamätať tieto druhy položiek časového rozlíšenia – možno si ich budú musieť vybaviť o niekoľko mesiacov neskôr – zvyčajne od prvého dňa nového účtovného obdobia odložia účinok časového rozlíšenia.

Napríklad, ak bol účtovný zápis 16 zaznamenaný na konci roka 1, aby sa presne odhadol úrokový náklad a zostatky záväzkov, účtovník alebo účtovník by mohol v prvý deň roka 2 zadať stornovací účtovný zápis.

Tento reverzný zápis v denníku by pripísal náklady na úroky z pôžičky vo výške 1 200 USD a debetoval úrok z pôžičky splatný vo výške 1 200 USD. Inými slovami, tento stornovací účtovný zápis stornuje predchádzajúce časové rozlíšenie. Vzhľadom na to, že časové rozlíšenie je stále v roku 1, odhady úrokových nákladov a zostatkov na účte pasív z roku 1 sú stále správne.

Nasledujúca tabuľka ukazuje, ako vyzerá cúvanie. Opäť si všimnite, že je to jednoducho zrkadlový obraz záznamu denníka 16. Debety a kredity sú prevrátené.

Účtovný zápis 17: Stornovanie časového rozlíšenia

Keď sa uskutoční skutočná platba úrokov z pôžičky, zápis do denníka sa javí, ako keby nikdy neexistovalo žiadne časové rozlíšenie ani stornovanie. Ukazuje to nasledujúca tabuľka. Predpokladajme napríklad, že niekedy v druhom roku podnik zaplatí 1 800 USD na úrokoch tak, že vykoná platbu v hotovosti. Záznam denníka 18 ukazuje, ako sa táto transakcia zaznamená.

Zápis v denníku 18: „Skutočná“ platba úrokov z pôžičky

• Zápis do denníka 16 vám umožňuje preukázať, že na konci 1. roka podnik dlhuje 1 200 USD na úrokoch z pôžičky – aj keď tieto úroky ešte neboli zaplatené. Denník 16 tiež ukazuje, že aj keď peniaze neboli zaplatené, vznikli úrokové náklady na pôžičku vo výške 1 200 USD.

• Záznamy denníka 17 a 18 je potrebné skombinovať, aby boli pochopené. Napríklad zápis do denníka 17 znižuje splatný úrok z úveru na nulu. Pamätajte, že splatný úrok z úveru by bol súvahový účet pasív.

  Kombinácia debetu a kreditu vo výške 1 200 USD nuluje tento účet. Úrok vo výške 1 200 USD na úrokové náklady z pôžičky v zázname denníka 17 sa musí skombinovať s debetom vo výške 1 800 USD na úrokové náklady na pôžičku v zázname v denníku 18. Zdá sa to smiešne, pretože napokon naozaj neplatíte úrok vo výške 1 800 USD? To je pravda.

  Ale keď sa pozriete späť na Journal Entry 16, môžete vidieť, že ste už zaznamenali 1 200 USD nákladov na úroky z pôžičky. Tieto úrokové náklady boli v tomto príklade zaznamenané za rok 1. Ak máte celkom 1 800 USD z úrokov z úveru, to, čo vám zostane na rok 2, je zvyšných 600 USD.

  Kombinácia úrokových nákladov z úveru na úver vo výške 1 200 USD a úrokových nákladov z úveru na debet vo výške 1 800 USD vytvára tieto náklady na úroky z úveru vo výške 600 USD. Jedinou ďalšou zložkou týchto dvoch účtovných zápisov je hotovostný kredit vo výške 1 800 USD. Tento pripis v hotovosti predstavuje iba skutočnú hotovostnú platbu, ktorá sa uskutoční na zaplatenie sumy úrokov z úveru.