Ako zaznamenať a vytlačiť šeky z QuickBooks

Je zrejmé, že každá firma vypisuje šeky, aby zaplatila účty a zaplatila zamestnancom. QuickBooks obsahuje príkaz a okno špeciálne na účely zaznamenávania a prípadnej tlače šekov.

Ak chcete zaznamenať alebo vytlačiť šeky, postupujte podľa týchto krokov:

1Vyberte príkaz Bankovníctvo→Zapisovanie šekov.

Keď QuickBooks zobrazí okno Vypísať šeky, použite rozbaľovací zoznam Bankový účet na výber správneho účtu, na ktorý chcete vypísať šek.

2Na identifikáciu čísla šeku použite pole No. (kontrolné číslo).

Ak ešte nepoznáte číslo šeku, pretože ste šek nevytlačili, ponechajte pole Číslo prázdne. Potom začiarknite políčko Vytlačiť neskôr, ktoré sa zobrazí na karte Hlavné v okne Kontroly zápisu.

Keď začiarknete políčko Print Later, QuickBooks zobrazí frázu To Print v poli No.

3Pole Dátum použite na zaznamenanie dátumu, kedy je alebo bude vypísaný šek.

Dátum kontroly môžete zadať vo formáte mm/dd/rrrr. Môžete tiež zadať dátumy ako jednoducho mmdd alebo m/dd a QuickBooks ich transformuje na mm/dd/rrrr. Takže 17. 3., 0317 a 17. 3. 2014 sú všetky platné spôsoby zadania rovnakého dátumu, ak je aktuálny rok 2014.

Prípadne môžete kliknúť na malé tlačidlo kalendára, ktoré sa zobrazí napravo od poľa Dátum. Keď kliknete na tlačidlo kalendára, QuickBooks zobrazí kontextový kalendár. Ak chcete vybrať deň zobrazený v kalendári, kliknite na deň. Vyskakovací kalendár obsahuje aj dvojicu tlačidiel, na ktoré môžete kliknúť a posúvať sa tam a späť po mesiacoch.

4Pole Pay to the Order Of použite na identifikáciu jednotlivca alebo firmy, ktorej platíte šekom.

Ak je šek, ktorý zaznamenávate, prvým šekom, ktorý ste kedy vystavili príjemcovi platby, musíte zadať meno príjemcu do poľa Zaplatiť podľa objednávky.

Ak ste už príjemcovi platby zaplatili, môžete kliknúť na tlačidlo so šípkou na pravom konci poľa Zaplatiť podľa objednávky. Keď tak urobíte, QuickBooks zobrazí zoznam predchádzajúcich príjemcov. Kliknutím na meno si môžete vybrať príjemcu z tohto zoznamu.

5Presuňte výberový kurzor do poľa Dolárov (alebo čiastka) a zadajte sumu šeku.

QuickBooks vypíše sumu šeku v riadku pod poľom Pay to Order Of.

6 (Voliteľné) Zadajte adresu.

Ak chcete, môžete použiť blok adresy na poskytnutie adresy príjemcu platby. Upozorňujeme, že QuickBooks zapíše meno príjemcu platby na prvý riadok bloku adresy, keď vyplníte pole Pay to the Order Of. Ostatné riadky môžete do bloku adresy pridať manuálne.

7 (Voliteľné) Zadajte popis poznámky.

Pole Poznámka môžete použiť na poskytnutie alebo zaznamenanie dodatočných informácií. Ak sa chystáte vytlačiť napríklad šek, môžete použiť pole Poznámka na identifikáciu čísla svojho účtu alebo čísla faktúry, ktorú šek zaplatí.

8 (Voliteľné) Začiarknite políčko Platiť online na karte Poznámka.

Takže tu je dohoda: Ak ste svojej banke povedali, že chcete vykonať online bankovníctvo, a postupovali ste podľa jej pokynov na nastavenie, môžete začiarknuť políčko Platiť online (ktoré sa zobrazí po nastavení online bankovníctva). Toto nastavenie povie spoločnosti QuickBooks, aby odoslala tieto informácie o šeku do vašej banky spolu s pokynmi pre banku na uskutočnenie platby.

9 Rozdeľte sumu šeku na príslušné účty nákladov alebo majetku.

Ak šek zaplatí konkrétny výdavok alebo kúpi konkrétny majetok, kliknite na kartu Výdavky. Potom pomocou riadkov alebo riadkov na karte Výdavky identifikujte účet a sumu, ktorú šek zaplatí. Ak kategorizujete výdavok ako výdavok vynaložený na konkrétneho zákazníka alebo zákazku, môžete použiť Fakturovateľné? označte, či má byť táto položka zákazníkovi fakturovaná neskôr.

10Popíšte položky, ktoré šek kupuje.

Na obrázku je znázornená karta Položky v okne Kontroly zápisu. Kartu Položky použijete, keď vypíšete šek na nákup položiek zobrazených a popísaných vo vašom zozname položiek. Ak napríklad vypíšete šek v hodnote 1 000 USD na nákup 1 000 položiek v hodnote 1 USD za inventár, použijete kartu Položky. Ak chcete použiť kartu Položky, identifikujte kupovanú položku zadaním kódu alebo názvu položky do stĺpca Položka.

11Ak chcete vytlačiť šek, kliknite na tlačidlo Tlačiť.

Prípadne, ak chcete vytlačiť šeky v dávke, po zaznamenaní úplne posledného šeku, ktorý chcete vytlačiť, kliknite na šípku nadol pod tlačidlom Tlačiť. Keď QuickBooks zobrazí ponuku Tlačiť, vyberte príkaz Tlačiť dávku. QuickBooks zobrazí dialógové okno Select Checks to Print.

Kliknutím na šeky, ktoré chcete vytlačiť, vyberte. Pomocou poľa Prvé kontrolné číslo identifikujte číslo prvého kontrolného formulára, ktorý sa má použiť na tlač.

12 Kliknite na tlačidlo OK.

Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Tlač šekov, použite oblasť Štýl kontroly na identifikáciu typu formulárov šekov, na ktoré tlačíte. Ak používate štandardné šeky alebo šeky v štýle peňaženky, musíte uviesť aj počet šekov. Potom kliknite na tlačidlo Tlačiť.

13Po tom, ako opíšete šek a dôvody jeho vypísania, kliknite buď na tlačidlo Uložiť a zatvoriť alebo Uložiť a nový.

Tlačidlo Uložiť a zavrieť uloží šek a tiež zatvorí okno Zápis šekov. Kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový šek uložíte a potom znova zobrazíte okno Zápis šekov, aby ste mohli zaznamenať ďalšiu kontrolu. Ak šek nechcete uložiť, kliknite na tlačidlo Vymazať.