Ako zaznamenať a vytlačiť šeky v QuickBooks 2012

Je zrejmé, že každá firma vypisuje šeky – na zaplatenie účtov a na vyplatenie zamestnancov. QuickBooks 2012 obsahuje príkaz a okno špeciálne na účely zaznamenávania a prípadnej tlače šekov.

1Vyberte príkaz Bankovníctvo→Zapisovanie šekov.

QuickBooks zobrazí okno kontroly zápisu.

2Použite rozbaľovací zoznam Bankový účet.

Vyberte správny účet, na ktorý chcete vypísať šek.

3Na identifikáciu čísla šeku použite pole No. (kontrolné číslo).

Ak ešte nepoznáte číslo šeku, pretože ste šek nevytlačili, ponechajte pole Číslo prázdne. Potom začiarknite políčko Na vytlačenie, ktoré sa zobrazí približne v strede okna Kontroly zápisu.

4Pole Dátum použite na zaznamenanie dátumu, kedy je alebo bude vypísaný šek.

Dátum kontroly môžete zadať vo formáte mm/dd/rrrr. Môžete tiež zadať dátumy ako jednoducho mmdd alebo m/dd a QuickBooks ich transformuje na mm/dd/rrrr. Takže 17. 3., 0317 a 17. 3. 2012 sú všetky platné spôsoby na zadanie rovnakého dátumu, ak je aktuálny rok 2012.

Prípadne môžete kliknúť na malé tlačidlo kalendára, ktoré sa zobrazí napravo od poľa Dátum. Keď kliknete na tlačidlo kalendára, QuickBooks zobrazí kontextový kalendár. Ak chcete vybrať deň zobrazený v kalendári, kliknite na deň.

5Pole Pay to the Order Of použite na identifikáciu jednotlivca alebo firmy, ktorej platíte šekom.

Ak je šek, ktorý zaznamenávate, prvým šekom, ktorý ste kedy vystavili príjemcovi platby, musíte zadať meno príjemcu do poľa Zaplatiť podľa objednávky. Ak ste už predtým zaplatili príjemcovi platby, môžete kliknúť na tlačidlo so šípkou na pravom konci poľa Platba podľa objednávky.

Keď tak urobíte, QuickBooks zobrazí zoznam predchádzajúcich príjemcov. Kliknutím na meno si môžete vybrať príjemcu z tohto zoznamu.

6Presuňte výberový kurzor do poľa $ (alebo suma) a zadajte sumu šeku.

QuickBooks vypíše sumu šeku na riadok pod poľom Pay to the Order Of.

7 Rozdeľte sumu šeku na príslušné účty nákladov alebo majetku.

Ak šek zaplatí konkrétny výdavok alebo kúpi konkrétny majetok, kliknite na kartu Výdavky. Potom pomocou riadkov alebo riadkov na karte Výdavky identifikujte účet a sumu, ktorú šek zaplatí.

Ak kategorizujete výdavok ako výdavok vynaložený na konkrétneho zákazníka alebo zákazku, môžete použiť stĺpec Fakturovateľné (označený ikonou) na označenie, či sa má táto položka neskôr účtovať zákazníkovi.

8Popíšte položky, ktoré šek kupuje.

Tu je záložka Položky v okne Zápis kontrol. Kartu Položky použijete, keď vypíšete šek na nákup položiek zobrazených a popísaných vo vašom zozname položiek.

Ak chcete použiť kartu Položky, identifikujte kupovanú položku zadaním kódu alebo názvu položky do stĺpca Položka. Voliteľne upravte popis položky zobrazený v stĺpci Popis. Potom pomocou stĺpcov Množstvo, Cena a Množstvo opíšte počet položiek a celkovú cenu zakúpených položiek.

9Ak chcete vytlačiť šek, kliknite na tlačidlo Tlačiť.

Prípadne, ak chcete vytlačiť šeky v dávke, po zaznamenaní úplne poslednej kontroly, ktorú chcete vytlačiť, kliknite na šípku nadol napravo od tlačidla Tlačiť. Keď QuickBooks zobrazí ponuku Tlačiť, vyberte príkaz Tlačiť dávku. QuickBooks zobrazí dialógové okno Select Checks to Print.

10 Kliknutím na šeky, ktoré chcete vytlačiť, vyberte.

Pomocou poľa Prvé kontrolné číslo identifikujte číslo prvého kontrolného formulára, ktorý sa má použiť na tlač. Potom kliknite na tlačidlo OK. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Tlač šekov, použite oblasť Štýl kontroly na identifikáciu typu formulárov šekov, na ktoré tlačíte. Ak používate štandardné šeky alebo šeky v štýle peňaženky, musíte uviesť aj počet šekov. Potom kliknite na tlačidlo Tlačiť.

11Po tom, ako opíšete šek a dôvody jeho vypísania, kliknite buď na tlačidlo Uložiť a zatvoriť alebo Uložiť a nový.

Tlačidlo Uložiť a zavrieť uloží šek a tiež zatvorí okno Zápis šekov. Kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový šek uložíte a potom znova zobrazíte okno Zápis šekov, aby ste mohli zaznamenať ďalšiu kontrolu. Ak šek nechcete uložiť, kliknite na tlačidlo Vymazať.