Ako zálohovať dátový súbor QuickBooks

Kriticky dôležitou úlohou, ktorú musíte vy alebo niektorý z vašich spolupracovníkov dokončiť, je záloha dátového súboru QuickBooks. Len málo položiek uložených na pevnom disku vášho počítača si zaslúži takú starostlivosť ako dátový súbor QuickBooks. Dátový súbor QuickBooks doslova popisuje finančné záležitosti vašej firmy.

Rozhodne nechcete stratiť dátový súbor. Strata súboru s údajmi môže znamenať, že neviete, koľko peňazí máte, neviete, či zarábate alebo strácate peniaze, a nebudete môcť jednoducho a presne pripraviť svoje ročné daňové priznania.

Základy zálohovania

Našťastie je zálohovanie dátového súboru QuickBooks pomerne jednoduché. Musíte dokončiť iba deväť krokov:

1. Vyberte príkaz Súbor→Vytvoriť kópiu.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu (pozri nasledujúci obrázok), ktoré poskytuje tri možnosti: možnosť uložiť záložnú kópiu súboru QuickBooks, možnosť vytvoriť prenosný súbor spoločnosti a možnosť vytvoriť súbor účtovníka. kopírovať.

Prvé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu

2. Ak chcete uložiť záložnú kópiu, vyberte tlačidlo voľby Záložná kópia; potom pokračujte kliknutím na Ďalej.

Pri kopírovaní súboru QuickBooks môžete vytvoriť buď úplný záložný súbor, alebo prenosný súbor spoločnosti. Prenosný súbor spoločnosti je menší ako záložný súbor, takže je pohodlnejšie sa pohybovať. Jednoduchšie môžete poslať e-mailom napríklad prenosný firemný súbor. Problém s prenosnými firemnými súbormi je tento: QuickBooks musí tvrdo pracovať, aby prenosný firemný súbor scvrkol na malú veľkosť. QuickBooks tiež musí urobiť viac práce, aby súbor rozbalil neskôr, keď s ním budete chcieť pracovať.

Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí druhé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Druhé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu

Môžete prejsť priamo do dialógového okna Uložiť kópiu alebo zálohu výberom príkazu Súbor→Vytvoriť zálohu.

3. Označte, či chcete uložiť záložný súbor QuickBooks na počítač vašej spoločnosti alebo do externého dátového centra QuickBooks.

Zvoľte Local Backup, aby ste označili, že chcete uložiť záložnú kópiu súboru na pevný disk vášho počítača alebo nejaké vymeniteľné úložné zariadenie, ako napríklad USB flash disk.

4. Kliknite na tlačidlo Možnosti a vyberte umiestnenie zálohy.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Možnosti zálohovania, ako je znázornené.

Dialógové okno Možnosti zálohovania

5. Zadajte priečinok alebo umiestnenie jednotky, do ktorej sa má zálohovať súbor spoločnosti.

Zadajte cestu priamo do textového poľa, aby ste QuickBooks informovali, kam uložiť záložné kópie.

Ak neviete, ako zadať názov cesty, kliknite na tlačidlo Prehľadávať. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Prehľadávať priečinok, použite jeho zoznam priečinkov na výber jednotky alebo priečinka, ktorý chcete použiť na zálohy QuickBooks.

6. (Voliteľné) Vyberte možnosti zálohovania.

Môžete tiež použiť dialógové okno Možnosti zálohovania, aby ste určili, kedy vám má QuickBooks pripomenúť, aby ste zálohovali a ako má QuickBooks zálohovať:

• Pridávanie časových pečiatok: Ak chcete k názvu súboru zálohy pridať dátum a čas operácie zálohovania, začiarknite políčko Pridať dátum a čas zálohy k názvu súboru (odporúča sa).
• Obmedzenie záložných kópií: Ak chcete povedať QuickBooks, aby sa zbavili starých záložných kópií, začiarknite políčko s názvom Obmedziť počet záložných kópií v tomto priečinku na X a potom pomocou priľahlého textového poľa zadajte, koľko záložných kópií si chcete ponechať.
• Nastavenie pripomienok zálohovania: Označte začiarkavacie políčko s názvom Pripomenúť mi zálohovať, keď zatvorím súbor mojej spoločnosti každých X- krát, aby ste určili, že chcete byť upozornení na zálohovanie súboru QuickBooks, keď zatvoríte QuickBooks. Možnosti intervalu zahŕňajú zakaždým, každý druhý raz, každý tretí raz atď.
• Povolenie overenia údajov: Pomocou tlačidiel overenia povedzte softvéru QuickBooks, že by mal pri zálohovaní údajov skontrolovať integritu údajov. Vyberte prepínač Complete Verification (Recommended) pre najlepšie a najkomplexnejšie overenie QuickBooks. Ak ste niekto, kto nemá čas na tých pár sekúnd, aby ste si overili údaje navyše, určite vyberte prepínač Rýchlejšie overenie. Ešte lepšie je, ak opatrnosť úplne zahodíte – opatrnosť je aj tak pre bábätká – a vyberte prepínač Bez overenia.

7. Po dokončení zadávania umiestnenia zálohy a možností kliknite na tlačidlo OK a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí dialógové okno (pozri nasledujúci obrázok), ktoré sa vás opýta, kedy chcete zálohovať.

V dialógovom okne Uložiť kópiu alebo zálohu sa zobrazí otázka, kedy chcete zálohovať.

8. Zadajte, kedy chcete zálohovať.

Zvyčajne chcete zálohovať, keď vyberiete príkaz Uložiť kópiu alebo Zálohovať. V tomto prípade, keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu s otázkou „kedy“, kliknite na prepínač Uložiť teraz. Prípadne môžete povedať QuickBooks, aby naplánovalo pravidelné zálohovanie dátového súboru QuickBooks podľa nejakej šikovnej schémy – keď QuickBooks položí otázku „kedy“ – kliknutím na prepínač Uložiť teraz a naplánovať budúce zálohy alebo kliknutím na Iba plánovať budúce zálohy tlačítko na Rádiu. Ak poviete QuickBooks, že chcete naplánovať zálohy, QuickBooks zobrazí niekoľko dialógových okien, ktoré použijete na vytvorenie nového plánu zálohovania, a to pomenovaním plánu a nastavením dní a časov, kedy by sa mali zálohy naplánovať.

9. Kliknutím na tlačidlo Dokončiť zatvorte dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Keď určíte, ako má operácia zálohovania fungovať, kliknite na tlačidlo Dokončiť. QuickBooks zálohuje (alebo vytvorí kópiu) aktuálneho súboru spoločnosti QuickBooks a uloží túto novú kópiu súboru do záložného umiestnenia.

A čo online zálohovanie?

Ak ste všímaví, možno ste si všimli, že dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu obsahuje prepínač Online záloha. Ak sa chcete dozvedieť viac o zálohovaní dátového súboru spoločnosti QuickBooks online – čo znamená, že na uloženie zálohy použijete počítačovú sieť Intuit a nie počítač alebo nejaký vymeniteľný disk – môžete vybrať tento prepínač.

Dôrazne vám odporúčam, aby ste zvážili použitie metódy online zálohovania, a to z dvoch dôvodov:

• Primeraná cena: Online zálohovanie je mimoriadne rozumné (môže byť dokonca dostupné bez ďalších poplatkov, ak máte QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus alebo Enterprise), pričom ceny sú založené na časovej osi (mesačné predplatné bude stáť viac mesačne ako ročné predplatné) a na tom, či zálohujete iba QuickBooks alebo všetky súbory v počítači. Zálohovanie všetkých súborov s ročným predplatným sa javí ako najlepšia hodnota.
• Menej úsilia: Online zálohovanie môže zjednodušiť a zjednodušiť zálohovanie, ak máte spoľahlivé internetové pripojenie. Nemusíte si pamätať zálohovanie a potom si nezabudnite vziať zálohovací disk domov.

Dva krátke záverečné body: Áno, sám používam možnosť zálohovania QuickBooks online (a na zálohovanie všetkých mojich dôležitých súborov). Nie, Intuit mi neplatí nejakú tajnú províziu za ponúkanie produktu.

Záložné súbory môžete ukladať do priečinka, ktorý sa synchronizuje s cloudovou zálohou, ako je napríklad Dropbox, Disk Google alebo OneDrive od spoločnosti Microsoft. Každá z týchto služieb ponúka bezplatnú zálohu v cloude typu set-and-forget, ak využijete bezplatný úložný priestor, ktorý ponúka niektorá z nich. Tento typ služby je určite voľbou pre používateľov, ktorí majú obmedzený rozpočet alebo majú obmedzené zdroje.

Nejaká záložná taktika

Zálohovanie je väčšinou vecou zdravého rozumu. Dovoľte mi však uviesť niekoľko nápadov, ako, kedy a možno prečo by ste mali zálohovať:

• Uľahčite si to. Spomínam to vo svojom odporúčaní týkajúcom sa možnosti online zálohovania, ale tento bod si opäť zaslúži zmienku. Najdôležitejšia vec, ktorú môžete v súvislosti so zálohovaním dátových súborov QuickBooks urobiť, je toto: Uľahčite si zálohovanie. Pravdepodobne to znamená zvážiť možnosť online, ale ak idete lokálne, chcete mať vymeniteľné úložné zariadenie s vysokou hustotou, ktoré môžete použiť s počítačom, ktorý používate na spustenie aplikácie QuickBooks. Používam malý USB flash disk. Vyberte si, aké zariadenie vám najlepšie vyhovuje, no určite chcete nejaké podobne ľahko použiteľné úložné zariadenie. V tomto prípade jednoduché znamená, že k zálohovaniu dôjde s väčšou pravdepodobnosťou.
• Pravidelne zálohujte. Odporúčam vám zálohovať zakaždým, keď zadávate transakcie do dátového súboru QuickBooks. Je zrejmé, že ak zálohovanie predstavuje veľa práce, nebudete to chcieť robiť. Ak však máte jednoduchý spôsob zálohovania a pohodlné úložné zariadenie na zálohovanie, môžete – a mali by ste – pravidelne zálohovať. Denne nie je príliš často.
• Uložte si záložnú kópiu dátového súboru QuickBooks mimo lokality. Jeden dôležitý bod na záver, ktorý stojí za zmienku: Mnohé z udalostí, ktoré môžu zničiť alebo poškodiť váš dátový súbor, sú špecifické pre váš počítač, ako napríklad zlyhanie pevného disku, vírus, nehoda používateľa atď. Niektoré z udalostí, ktoré môžu poškodiť alebo zničiť váš dátový súbor QuickBooks, sú však špecifické pre dané miesto. Požiar, záplava alebo krádež môže spôsobiť stratu dátového súboru QuickBooks a jeho zálohy. Z tohto dôvodu chcete uložiť kópiu zálohy mimo lokality. Napríklad na konci týždňa možno budete chcieť strčiť flash disk do vrecka košele alebo kabelky a vziať si ho domov. Uistite sa, že ak niečo poškodí alebo zničí dátový súbor QuickBooks, to isté nezničí aj záložný dátový súbor QuickBooks.