Ako zálohovať dátový súbor QuickBooks 2011

Kriticky dôležitou úlohou, ktorú musíte vy alebo niektorý z vašich spolupracovníkov dokončiť, je zálohovanie dátového súboru QuickBooks. Len málo položiek uložených na pevnom disku vášho počítača si zaslúži takú starostlivosť ako dátový súbor QuickBooks. Dátový súbor QuickBooks doslova popisuje finančné záležitosti vašej firmy. Rozhodne nechcete stratiť dátový súbor.

Našťastie je zálohovanie dátového súboru QuickBooks pomerne jednoduché. Musíte vykonať iba tri kroky:

Vyberte Súbor → Vytvoriť kópiu.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu, ktoré poskytuje tri možnosti:

• Uložte si záložnú kópiu súboru QuickBooks

• Vytvorte prenosný súbor spoločnosti

• Vytvorte kópiu účtovníka

Ak chcete uložiť záložnú kópiu, kliknite na tlačidlo možnosti Záložná kópia a kliknite na Ďalej.

Pri kopírovaní súboru QuickBooks môžete vytvoriť buď úplný záložný súbor, alebo prenosný súbor spoločnosti. Prenosný súbor spoločnosti je menší ako záložný súbor, takže je pohodlnejšie sa pohybovať. Môžete napríklad jednoduchšie poslať e-mailom prenosný firemný súbor. Problém s prenosnými firemnými súbormi je tento: QuickBooks musí tvrdo pracovať, aby prenosný firemný súbor scvrkol na malú veľkosť. QuickBooks tiež musí urobiť viac práce, aby neskôr zrušil rozbalenie súboru, keď s ním budete chcieť pracovať.

Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Uveďte, či chcete uložiť svoj záložný súbor QuickBooks na lokálny firemný server alebo do dátového centra QuickBooks mimo lokality.

Kliknite na Local Backup, aby ste označili, že chcete uložiť záložnú kópiu súboru na pevný disk vášho počítača.

Kliknite na tlačidlo Možnosti a vyberte umiestnenie zálohy.

Zadajte, do ktorého priečinka alebo umiestnenia na disku sa má zálohovať súbor spoločnosti.

(Voliteľné) Vyberte možnosti zálohovania.

Môžete tiež použiť dialógové okno Možnosti zálohovania, aby ste určili, kedy vám má QuickBooks pripomenúť, aby ste zálohovali a ako má QuickBooks zálohovať:

• Časové pečiatky: Ak chcete k názvu súboru zálohy pridať dátum a čas operácie zálohovania, začiarknite políčko Pridať dátum a čas zálohy k názvu súboru.

• Obmedzenie záložných kópií: Ak chcete aplikácii QuickBooks povedať, že by sa mala zbaviť starých záložných kópií, začiarknite políčko Obmedziť počet záložných kópií v tomto priečinku a potom pomocou priľahlého textového poľa zadajte, koľko záložných kópií si chcete ponechať.

• Pripomienky zálohovania: Začiarknite políčko Pripomenúť mi zálohovať, keď zatvorím súbor mojej spoločnosti a priľahlé textové políčko, aby ste určili, že chcete, aby vám bolo pripomenuté zálohovať súbor QuickBooks zakaždým, zakaždým, každý tretí raz atď. ďalej, že zatvoríte QuickBooks.

• Overenie údajov: Pomocou tlačidiel overenia povedzte softvéru QuickBooks, že by mal pri zálohovaní údajov skontrolovať integritu údajov.

Po dokončení zadávania umiestnenia zálohy a možností kliknite na Ďalej.

QuickBooks zobrazí dialógové okno s otázkou, kedy chcete zálohovať.

Rozhodnite sa, kedy chcete zálohovať.

Zvyčajne chcete zálohovať, keď vyberiete príkaz Uložiť kópiu alebo Zálohovať. A v tomto prípade, keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu s otázkou „kedy“, kliknite na tlačidlo Uložiť teraz. Môžete však tiež povedať QuickBooks, aby pravidelne plánovali zálohy podľa nejakej šikovnej schémy výberom tlačidiel Save It Now a Schedule Future Backups alebo výberom tlačidla Only Schedule Future Backups.

Kliknutím na tlačidlo Dokončiť zatvorte dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Keď určíte, ako má operácia zálohovania fungovať, kliknite na tlačidlo Dokončiť. QuickBooks zálohuje aktuálny súbor spoločnosti QuickBooks a uloží túto novú kópiu súboru na miesto zálohy.