Ako zadávať transakcie kreditnou kartou v QuickBooks 2015

Ak vyberiete príkaz Bankovníctvo → Použiť register a vyberiete účet kreditnej karty, QuickBooks zobrazí register kreditných kariet. Register kreditných kariet funguje ako bežné registračné okno, ktoré používate pre bežný účet. Transakcie zadávate do riadkov registra. Keď zaznamenáte poplatok, QuickBooks aktualizuje zostatok na kreditnej karte a zostávajúci kreditný limit.

Zaznamenanie poplatku z kreditnej karty

Zaznamenávanie poplatku z kreditnej karty je podobné zaznamenávaniu šeku alebo výberu z bankového účtu. Pre ilustráciu predpokladajme, že ste svojej obľúbenej mexickej reštaurácii La Cantina účtovali burritá a margarity v hodnote 50,00 USD. Tento poplatok zaznamenáte takto:

Vyberte Bankovníctvo → Zadať poplatky za kreditnú kartu.

Zobrazí sa okno Zadať poplatky za kreditnú kartu.

Z rozbaľovacieho zoznamu Kreditná karta vyberte kreditnú kartu, z ktorej ste účtovali výdavok.

Kliknite na šípku nadol vedľa zoznamu kreditných kariet a potom vyberte kartu z rozbaľovacieho zoznamu.

Do poľa Zakúpené od uveďte názov podniku, ktorý ste zaplatili kreditnou kartou.

Presuňte kurzor na riadok Zakúpené od a kliknite na šípku nadol. Zobrazí sa zoznam mien. Vyberte jednu zo zoznamu.

Ak ste ešte nikdy nejedli v tomto skvelom podniku, vyberte Pridať nové. Potom pridajte názov firmy.

Vyberte príslušné tlačidlo voľby, aby ste označili, či je transakcia nákupom alebo kreditom.

Ak chcete zaznamenať nákup (čo je to, čo robíte väčšinou a čo vám ukazuje tento príklad), vyberte možnosť Nákup/Nabíjanie. Ak chcete na svojom účte zaznamenať kredit (ak ste napríklad niečo vrátili), vyberte možnosť Refund/Credit.

Do poľa Dátum zadajte dátum účtovania.

Presuňte kurzor na riadok Dátum a zadajte dátum vo formáte MM/DD/RRRR. Zadajte napríklad 06302015 alebo 30. 6. 2015 pre 30. jún 2015. Ak zadávate tento poplatok dva alebo tri dni po skutočnosti, zadajte dátum, kedy bol poplatok zaúčtovaný. Použitie tohto dátumu zjednodušuje zosúladenie vašich záznamov so záznamami vašej kreditnej karty, keď dostanete svoj mesačný výpis.

Do poľa Čiastka zadajte sumu poplatku.

Presuňte kurzor na riadok Čiastka a zadajte celkovú účtovanú čiastku. Poznámka: Nepíšte znak dolára, ale zadajte bodku na označenie desatinného miesta.

(Voliteľné) Do textového poľa Poznámka zadajte popis poznámky.

Presuňte kurzor do textového poľa Poznámka a zadajte konkrétny dôvod, pre ktorý položku účtujete. V tomto prípade môžete zadať výraz Dôležité obchodné stretnutie alebo niečo podobné.

Toto pole s popisom poznámky je dobrým miestom na zdokumentovanie obchodného účelu za poplatok, ktorý je požiadavkou daňového zákona, ak zaznamenávate cestovné, stravovacie alebo zábavné obchodné poplatky na kreditnú kartu.

Vyplňte záložku Výdavky.

Záložku Výdavky používate na evidenciu obchodných výdavkov.

Prejdite do stĺpca Účet na karte Výdavky, kliknite na šípku nadol a zo zoznamu vyberte účet Výdavky (najpravdepodobnejšie Travel & Ent:Meals, ak išlo o pracovný obed). Ak tu zadáte meno, ktoré QuickBooks ešte nepozná, požiada vás o nastavenie nákladového účtu.

QuickBooks automaticky vyplní stĺpec Suma, keď zadáte sumu do poľa Suma. Napíšte niečo do stĺpca Memo a ak chcete, priraďte tento výdavok k Zákazníkovi:Job a triede. Ak chcete výdavok priradiť triede, musíte zapnúť sledovanie triedy.

Vyplňte záložku Položky.

Keďže tento poplatok je za jedlo v reštaurácii, poplatok neuvádzate. Ak by ste však účtovali položky inventára, ako je rezivo, zásoby papiera atď., Vyplnili by ste kartu Položky.

Ak máte evidovanú nákupnú objednávku (PO) u dodávateľa, ktorého ste zadali do riadku Zakúpené od, QuickBooks vám to oznámi. Kliknutím na tlačidlo Vybrať objednávku zobrazíte zoznam svojich nevybavených nákupných objednávok u dodávateľa.

Zaznamenajte poplatok kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový alebo Uložiť a zatvoriť.

Poplatok je zaznamenaný v registri kreditných kariet.

Zmena poplatkov, ktoré ste už zadali

Možno si zaznamenáte poplatok z kreditnej karty a potom si uvedomíte, že ste ho zaznamenali nesprávne. Alebo ste to možno nemali zaznamenávať vôbec, pretože ste nezaplatili za pracovný obed.

Musíte prejsť do registra kreditných kariet a poplatok upraviť alebo odstrániť podľa týchto krokov:

Vyberte Zoznamy → Účtovná osnova.

Zobrazí sa okno Účtovná osnova.

Dvakrát kliknite na účet kreditnej karty, kde je chybný poplatok.

Ako kúzlo sa na obrazovke objaví register kreditných kariet.

Vyberte transakciu kreditnou kartou, ktorú chcete odstrániť alebo zmeniť.

To je ľahké. Stačí presunúť kurzor na transakciu.

Zrušenie, odstránenie alebo úprava transakcie:

• Ak chcete zrušiť transakciu kreditnou kartou, vyberte Upraviť → Zrušiť platbu kreditnou kartou a potom kliknite na OK.

• Ak chcete odstrániť transakciu, vyberte Upraviť → Odstrániť poplatok z kreditnej karty. QuickBooks zobrazí okno so správou s otázkou, či naozaj chcete odstrániť transakciu. Kliknite na tlačidlo OK.

• Ak chcete upraviť transakciu, kliknite na tlačidlo Upraviť transakciu v hornej časti okna. Vrátite sa do okna Zadať poplatky za kreditnú kartu. Vykonajte zmeny tam a potom kliknite na položku Uložiť a nové alebo Uložiť a zavrieť. Zmeny môžete vykonať aj v registri kreditných kariet a po dokončení kliknite na položku Zaznamenať.