Ako zadať objednávku v QuickBooks Online

Firmy, ktoré objednávajú veľa vecí od predajcov, často používajú objednávky na sledovanie položiek na objednávke. Objednávky v službe QuickBooks Online (QBO) neovplyvňujú žiadny z vašich účtov; namiesto toho vám jednoducho pomôžu sledovať, čo si objednáte. A keď príde objednávka, môžete porovnať tovar, ktorý prichádza vo dverách, s tovarom uvedeným v objednávke, aby ste sa uistili, že sa zhodujú.

Ak plánujete používať nákupné objednávky, proces objednávania zvyčajne prebieha nasledovným spôsobom:

• Zadáte objednávku predajcovi a do QBO zadáte nákupnú objednávku, ktorá sa zhoduje s objednávkou, ktorú ste zadali.

• Dostanete položky, ktoré ste si objednali, zvyčajne spolu s účtom za položky; potom priradíte položky, ktoré dostanete, k nákupnej objednávke a zadáte faktúru za položky. Všimnite si, že niekedy dostanete účet bez položiek alebo položky bez účtu.

• Platíte účet predajcu.

Objednávku zadáte pomocou okna transakcie nákupnej objednávky; toto okno môžete otvoriť buď zo stránky Výdavkové transakcie alebo z ponuky Vytvoriť (znamienko plus). Typická nákupná objednávka vyzerá ako tu zobrazená a všimnete si, že okno sa veľmi podobá oknu Kontrola.

Okno Objednávka.

Keď vyplníte okno transakcie nákupnej objednávky, QBO priradí nákupnej objednávke stav Otvorená; stav sa zobrazí hneď pod menom predajcu v ľavom hornom rohu okna transakcie.

Keď dostanete tovar, účet predajcu alebo oboje, zaznamenáte účet alebo šek, výdavkovú transakciu alebo poplatok z kreditnej karty s uvedením toho, čo ste zaplatili (alebo čo dlhujete) predajcovi.

Keď vyberiete dodávateľa, ktorý má otvorené nákupné objednávky pre ktorýkoľvek z týchto typov transakcií, na pravej strane okna sa zobrazí tabla s dostupnými nákupnými objednávkami. Objednávku pridáte k transakcii rovnakým spôsobom, ako ste pridali faktúru k transakcii šeku: kliknutím na tlačidlo Pridať. Tu bola otvorená transakcia šeku a je vybratý dodávateľ, ktorý má otvorené objednávky.

Okno Kontrola s vybratým dodávateľom, ktorý má otvorené objednávky.

Keď kliknete na Pridať, aby ste pridali nákupnú objednávku do transakcie, QBO pridá riadky nákupnej objednávky do prvého dostupného riadku v časti Podrobnosti o položke transakcie kontroly. QBO tiež uvádza pod názvom predajcu, že transakcia šeku má jednu prepojenú transakciu.

Kontrolná transakcia po pridaní objednávky.

Ak uložíte transakciu kontroly a potom znova otvoríte nákupnú objednávku, spoločnosť QBO zmenila stav nákupných objednávok z otvorených na uzavreté, aby ste náhodou nepridali objednávku do inej transakcie.

Ak do transakcie pridáte nesprávnu nákupnú objednávku, môžete odstrániť riadok nákupnej objednávky v časti Podrobnosti položky kliknutím na ikonu koša na pravom okraji riadku.

QBO nemôže do transakcie pridať iba časť objednávky. Ak teda dostanete iba časť objednávky, pridajte objednávku do svojej transakcie a potom zaznamenajte platbu za časť objednávky, ktorú ste dostali, vymazaním riadkov zo šeku pre položky, ktoré ste nedostali. Ak chcete pokračovať v sledovaní nevybavenej časti nákupnej objednávky, môžete manuálne zatvoriť pôvodnú nákupnú objednávku a vytvoriť novú nákupnú objednávku, ktorá obsahuje zostávajúce nevybavené položky; keď vytvoríte druhú nákupnú objednávku – v podstate spätnú objednávku – skúste jej priradiť číslo, ktoré vám pomôže sledovať ju vo vzťahu k pôvodnej nákupnej objednávke.

Môžete použiť svoje vlastné čísla nákupných objednávok, ak vyberiete Gear→ Nastavenia spoločnosti→ Náklady. Potom kliknite na ceruzku vedľa nákupných objednávok a upravte nastavenia nákupných objednávok, začiarknite políčko Vlastné čísla transakcií a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Ak potrebujete identifikovať otvorené objednávky, použite zostavu Zoznam otvorených nákupných objednávok.