Ako vyvážiť bankový účet v QuickBooks 2021

Vyváženie bankového účtu je v QuickBooks pozoruhodne jednoduché. V skutočnosti pôjdem tak ďaleko, že poviem, že ak máte nejaké problémy, pramenia z . . . no, nedbalé vedenie záznamov, ktoré predchádzalo vášmu použitiu QuickBooks .

Dosť bolo tohto blábolenia. Začnem popisom spôsobu zosúlaďovania účtu.

Poskytnite informácie QuickBooks z bankového výpisu

Pri odsúhlasovaní, ako asi viete, porovnávate svoje záznamy o bankovom účte s bankovými záznamami toho istého účtu. Mali by ste byť schopní vysvetliť akýkoľvek rozdiel medzi týmito dvoma účtami – zvyčajne poukázaním na kontroly, ktoré ste napísali a ktoré ešte neboli vymazané. (Niekedy vklady patria do rovnakej kategórie; zaznamenáte vklad a pošlete ho poštou, ale banka vám ešte nepripísala prostriedky.)

Prvým krokom je teda poskytnutie informácií o bankovom účte do QuickBooks. Tieto informácie získate z mesačného výpisu. Dajte QuickBooks čísla, ktoré potrebuje, a to nasledovne:

1. Vyberte Bankovníctvo → Zladiť alebo kliknite na ikonu Zladiť na domovskej obrazovke.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Begin Reconciliation, ako je znázornené.

Ak máte niekoľko bankových účtov, možno si budete musieť vybrať účet, ktorý chcete zosúladiť.

Dialógové okno Začať vyrovnanie

2. Ak zobrazený bankový účet nie je ten, ktorý chcete zosúladiť, otvorte rozbaľovaciu ponuku Účet a vyberte správny účet.

3. Do textového poľa Dátum výpisu zadajte dátum výpisu z účtu.

Pomocou tlačidiel plus (+) a mínus (–) môžete upraviť dátum po jednom dni. Môžete tiež kliknúť na tlačidlo Kalendár na pravom konci textového poľa Dátum výpisu a vybrať dátum z kalendára.

Pozrite si online Cheat Sheet pre zoznam ďalších tajných trikov na úpravu dátumu.

4. Overte počiatočný zostatok bankového výpisu.

QuickBooks zobrazuje sumu v časti Počiatočný zostatok na obrazovke.

5. Do textového poľa Konečný zostatok zadajte konečný zostatok z bankového výpisu.

6. Zadajte servisný poplatok banky.

Ak je na výpise z účtu uvedený servisný poplatok a vy ste ho ešte nezadali, presuňte kurzor do textového poľa Servisný poplatok a zadajte sumu. (Zadajte napríklad 10 pre servisný poplatok 10 USD.)

7. Zadajte dátum transakcie pre transakciu servisného poplatku.

QuickBooks pridá jeden mesiac k dátumu servisného poplatku od posledného vyrovnania. Ak tento dátum nie je správny, zadajte správny.

8. Priraďte poplatok za služby banky k účtu.

Do prvého textového poľa Účet – vedľa textového poľa Dátum zadajte nákladový účet, ku ktorému priraďujete poplatky za bankové služby. Kliknutím na šípku nadol aktivujte rozbaľovaciu ponuku, zvýraznite kategóriu pomocou klávesov so šípkami a potom stlačte kláves Enter. Stavím sa o čokoľvek, že tieto poplatky zaznamenáte na účet Poplatky za bankové služby, ktorý QuickBooks predvolene nastaví.

Ak ste povedali QuickBooks, že chcete sledovať aj sumy príjmov a výdavkov pomocou tried, QuickBooks pridá do dialógového okna Begin Reconciliation textové polia Triedy, aby ste mohli zhromažďovať tieto informácie.

9. Zadajte úrokový výnos účtu.

Ak bol účet za daný mesiac úročený a túto hodnotu ste ešte nezadali, zadajte sumu do textového poľa Získaný úrok.

10. Zadajte dátum transakcie pre transakciu úrokového výnosu.

Už viete, ako zadávať dátumy. Nebudem vás nudiť ďalším vysvetľovaním (ale ak máte problémy, pozrite si krok 3).

11. Priraďte úrok k účtu.

Do druhého textového poľa Účet zadajte účet, ku ktorému má byť priradený úrok z tohto účtu. Stavím sa, že to zaznamenáte pod účtom úrokových príjmov, ktorý sa nachádza v spodnej časti rozbaľovacej ponuky Účet. Ak chcete vybrať kategóriu z ponuky Účet, aktivujte ponuku kliknutím na šípku nadol, zvýraznite kategóriu a potom stlačte kláves Enter.

12. Kliknite na tlačidlo Pokračovať.

QuickBooks zobrazí okno Reconcile, ako je znázornené.

Okno Zosúladiť

Označte zúčtované šeky a vklady

V okne Zosúladiť poviete QuickBooks, ktoré vklady a šeky boli zúčtované v banke. (Tieto informácie nájdete vo svojom bankovom výpise.) Postupujte podľa týchto krokov:

1. Identifikujte prvý vklad, ktorý bol zúčtovaný.

Viete, ako to urobiť, som si istý. Stačí si prelistovať bankový výpis a nájsť uvedený prvý vklad.

2. Označte prvý zúčtovaný vklad ako zúčtovaný.

Prejdite cez transakcie uvedené v časti Vklady a iné kredity v okne Zosúladiť, nájdite vklad a potom naň kliknite. Prípadne môžete vklad zvýrazniť pomocou klávesov Tab alebo šípok a potom stlačením medzerníka. QuickBooks umiestni pred vklad začiarknutie, čím ho označí ako zúčtovaný a aktualizuje zostatok zúčtovaného výpisu.

Ak máte na zúčtovanie veľký počet vkladov a viete ich rýchlo identifikovať, kliknite na tlačidlo Označiť všetko a potom jednoducho zrušte označenie transakcií, ktoré nie sú na výpise z účtu. Ak chcete zrušiť označenie transakcie, kliknite na ňu. Značka začiarknutia zmizne.

3. Zaznamenajte všetky vymazané, ale chýbajúce vklady.

Ak nemôžete nájsť vklad v okne Zosúladiť, ešte ste ho nezadali do evidencie. Môžem len hádať, prečo ste ho nezadali. Možno si len zabudol. Zatvorte alebo deaktivujte okno Zosúladiť kliknutím na tlačidlo Opustiť. Teraz otvorte register a zadajte vklad do registra obvyklým spôsobom. Ak sa chcete vrátiť do okna Zosúladiť, znova ho otvorte alebo aktivujte. Alebo, ak chcete, vyberte Bankovníctvo → Uskutočňovať vklady a otvorte obrazovku vkladu priamo v hornej časti okna Zosúladiť. Zaznamenajte vklad a potom kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť. Keď znova otvoríte okno Zosúladiť, vklad sa zobrazí v oblasti Vklady a iné kredity.

4. Opakujte kroky 1–3 pre všetky vklady uvedené na výpise z účtu.

Uistite sa, že sa dátumy zhodujú a že sumy vkladov sú správne. Ak nie sú, vráťte sa k transakciám a opravte ich. Ak chcete prejsť na transakciu, kliknite na tlačidlo Prejsť na. Zobrazí sa okno Zapísať šeky alebo Vložiť, kde bola transakcia pôvodne zaznamenaná. Vykonajte opravy tam a potom kliknite na tlačidlo Uložiť a zatvoriť. Vrátite sa do okna Zosúladiť.

5. Identifikujte prvú kontrolu, ktorá bola zrušená.

Žiadny pot, však? Stačí nájsť prvý šek alebo výber uvedený na výpise z účtu.

QuickBooks vám umožňuje triediť transakcie uvedené v okne Zosúladiť kliknutím na hlavičky stĺpcov v časti Šeky a platby a v časti Vklady a iné úvery. Možno budete chcieť s touto praktickou funkciou trochu experimentovať. Triedenie a preraďovanie transakcií – najmä na bankových účtoch s vysokým objemom transakcií – často uľahčuje prácu pri zosúlaďovaní bankového účtu.

6. Označte prvý zrušený šek ako zrušený.

Prejdite cez transakcie uvedené v časti Šeky a platby v okne Zosúladiť; nájsť prvú kontrolu; a potom naň kliknite. Môžete ho tiež zvýrazniť stlačením klávesu Tab a klávesu so šípkou. Potom stlačte medzerník. QuickBooks vloží začiarknutie na označenie tejto transakcie ako zúčtované a aktualizuje zostatok zúčtovaného výpisu.

7. Zaznamenajte všetky chýbajúce, ale vymazané kontroly.

Ak nemôžete nájsť šek alebo výber v QuickBooks, hádajte čo? Ešte ste ho nezadali do registra. Zatvorte alebo deaktivujte okno Zosúladiť kliknutím na jeho tlačidlo Opustiť alebo aktivovaním iného okna. Potom zobrazte register a zadajte šek alebo výber. Ak sa chcete vrátiť do okna Zosúladiť, znova ho otvorte alebo aktivujte. Alebo môžete vybrať Bankovníctvo → Vypísať šeky, vytvoriť šek priamo v hornej časti okna Zosúladiť a potom kliknúť na tlačidlo Uložiť a zavrieť, aby ste sa vrátili na obrazovku Zosúladiť a pokračovať tam, kde ste prestali.

8. Opakujte kroky 5–7 pre všetky výbery uvedené na výpise z účtu.

Tieto kroky netrvajú príliš dlho. Vyrovnanie účtu mi každý mesiac trvá asi dve minúty. Nerobím si srandu ani nepreháňam. Tými dvoma minútami myslím naozaj dve minúty.

Ak sa rozdiel rovná nule

Po označení všetkých zúčtovaných šekov a vkladov by sa rozdiel medzi zúčtovaným zostatkom na účte a konečným zostatkom bankového výpisu mal rovnať nule. Všimnite si, že som povedal, že by som mal – nebude.Okno na pozadí na obrázku vyššie je okno zosúladenia, v ktorom je všetko hutné. Vidíte, že v pravom dolnom rohu okna Zosúladiť na obrázku vyššie je nulový rozdiel? To znamená, že váš bankový účet a súbor QuickBooks sú synchronizované. Ak je rozdiel malý, hľadajte malé rozdiely medzi sumami šekov v registri a skutočnými preplatenými šekmi vo výpise z účtu. Ak nájdete nezrovnalosť s konkrétnym šekom, kliknite na tlačidlo Prejsť na, aby ste prešli na šek a zmeňte sumu. Kliknutím na tlačidlo Uložiť a zatvoriť sa vrátite priamo do okna Zosúladiť.

Dialógové okno Vybrať správu o vyrovnaní

Ak sa rozdiel rovná nule, skončili ste. Kliknite na tlačidlo Zosúladiť teraz. QuickBooks zobrazí okno s blahoželaním (pozri obrázok vyššie), ktoré vám oznámi, že zmierenie je dokončené. Ako odmenu za to, že ste taký dobrý chlapec alebo dievča, sa v okne správy spýta, či chcete vytlačiť zadarmo súhrnný alebo podrobný súhrnný alebo podrobný súhrnný prehľad. Kliknite na Súhrn alebo Podrobnosti a potom kliknite na OK, ak chcete správu vytlačiť; v opačnom prípade stačí kliknúť na tlačidlo Zavrieť.

Neviete sa rozhodnúť, či chcete vytlačiť kontrolný výkaz? Ak nie ste obchodným účtovníkom alebo účtovníkom, ktorý zosúlaďuje bankový účet pre niekoho iného – napríklad vášho zamestnávateľa alebo klienta – nemusíte tlačiť správu o odsúhlasení. Všetko, čo tlač robí, je dokázať, že ste účet odsúhlasili. (Tento dôkaz je v podstate dôvodom, prečo by ste si mali vytlačiť správu, ak ste účtovník alebo účtovník. Osoba, pre ktorú robíte zosúlaďovanie účtov, bude vedieť, že ste svoju prácu vykonali, a bude mať k dispozícii kus papiera na neskôr s akýmikoľvek otázkami.) V prípade potreby sa tiež môžete kedykoľvek vrátiť a vytlačiť správu neskôr. Ak chcete získať prístup k správam o vyrovnaní, ktoré QuickBooks uložil, vyberte položku Správy→Bankovníctvo→Predchádzajúce vyrovnanie.

Teraz je každý vklad, výber a kontrola, ktoré ste zúčtovali, označený zaškrtnutím vo vašom registri. Ak mi neveríte, otvorte si register a dozviete sa.

Ak sa rozdiel nerovná nule

Ak sa rozdiel nerovná nule, máte problém. Ak kliknete na tlačidlo Zosúladiť teraz, aplikácia QuickBooks vám zobrazí dialógové okno Úprava zosúladenia, ktoré je zobrazené nižšie. Toto dialógové okno vám povie, do akej miery je váš účet nevyvážený, a opýta sa, či chcete upraviť svoj nesprávne nastavený účet.

Dialógové okno Úprava zosúladenia

Kliknite na tlačidlo Return to Reconcile, ak sa chcete vrátiť do okna Reconcile a začať hľadať chýbajúcu alebo nesprávne zadanú transakciu.

Ak chcete vynútiť súhlas týchto dvoch súm, kliknite na tlačidlo OK. Nútiť tieto dve sumy, aby sa dohodli, nie je veľmi dobrý nápad. Aby tak urobili, QuickBooks pridá zúčtovanú transakciu rovnajúcu sa rozdielu.

Odloženie vyrovnania (kliknutím na tlačidlo Opustiť vyrovnanie) a nezvolenie úpravy zostatku na bankovom účte je zvyčajne najlepší prístup, pretože problém môžete nájsť a opraviť neskôr, keď budete mať čerstvé oči. Potom môžete reštartovať zmierenie a dokončiť prácu. (Zrovnanie reštartujete rovnakým spôsobom, akým ho vytvárate.)