Ako vytvoriť účtovnú kópiu dátového súboru QuickBooks

Váš klient vytvorí účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks pomocou svojej verzie QuickBooks a skutočného dátového súboru a potom buď vytvorí súbor, ktorý vám pošle (napríklad poštou alebo e-mailom) alebo súbor Intuit , výrobca QuickBooks, vám posiela. Našťastie je proces v oboch smeroch veľmi jednoduchý.

Manuálna manipulácia s kópiou účtovníka

Tu je to, čo musí váš klient urobiť, ak sa klient postará o odoslanie súboru vám:

Vyberte príkaz Súbor → Vytvoriť kópiu.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu a pýta sa klienta, či chce

• Záložná kópia súboru, ktorá je druhou kópiou súboru QuickBooks, ktorý vytvoríte (zvyčajne), takže budete mať kópiu súboru pre prípad, že sa s pôvodným dátovým súborom QuickBooks stane niečo zlé.

• Prenosná kópia súboru, ktorá je skutočnou živou kópiou dátového súboru QuickBooks, ktorej veľkosť sa mierne zmenšila, takže sa v ňom dá ľahšie pohybovať (napríklad odoslaním súboru e-mailom ako príloha).

• Účtovná kópia spisu.

  

  Prvé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Vyberte Kópia účtovníka a potom pokračujte kliknutím na Ďalej.

Potvrďte, že naozaj chcete kópiu účtovníka.

QuickBooks potom zobrazí ďalšie dialógové okno, ktoré trvá na tom, že váš úbohý vystresovaný klient potvrdí, že naozaj chce kópiu účtovníka, a nie iba prenosnú kópiu súboru.

Druhé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Zadajte dátum rozdelenia.

Keď klient klikne na tlačidlo Ďalej, aby pokračoval vo vytváraní kópie účtovníka, QuickBooks ho požiada o dátum rozdelenia. Transakcie spadajúce pred tento dátum je možné upravovať iba v kópii účtovníka. Transakcie, ktoré spadajú po tomto dátume môžu byť upravené vnútri kopírovať obe na účtovníka a kópiu klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Objaví sa ďalšia správa oznamujúca klientovi, že QuickBooks musí zatvoriť všetky okná, aby vytvoril účtovníkovu kópiu.

Kliknite na tlačidlo OK.

QuickBooks zobrazí aktualizované dialógové okno Save Accountant's Copy, ktoré je zobrazené tu.

Aktualizované dialógové okno Uložiť kópiu účtovníka.

Pomenujte kópiu účtovníka.

Pomocou poľa Názov súboru v dialógovom okne Uložiť kópiu účtovníka pomenujte účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks. V prípade potreby môže klient použiť aj rozbaľovací zoznam Uložiť do na určenie, kam sa má uložiť účtovníkova kópia dátového súboru QuickBooks.

Klient si musí zapamätať, kde sa uloží kópia súboru účtovníka. Tento súbor sa odovzdá účtovníkovi – e-mailom, slimačou poštou alebo na disku – aby ho mohol použiť.

Vytvorte súbor.

Keď klient pomenuje účtovníkovu kópiu dátového súboru a v prípade potreby uvedie, kam sa má účtovníkova kópia uložiť, klikne na tlačidlo Uložiť. QuickBooks uloží účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks.

Tento dátový súbor potom klient odovzdá účtovníkovi . Inými slovami, klient musí súbor odoslať e-mailom alebo e-mailom.

Váš poskytovateľ e-mailu môže obmedziť veľkosť príloh (vrátane súborov QuickBooks), ktoré môžete posielať e-mailom. Ak vám nevyhovuje veľkosť, môžete súbor QuickBooks nahrať na webovú stránku Intuit výberom položky Súbor → Odoslať súbor spoločnosti → Kópia účtovníka → Aktivity klienta → Odoslať účtovníkovi. Intuit pošle účtovníčke správu s odkazom, na ktorý sa dá kliknúť a ktorý môže použiť na stiahnutie súboru.

Účtovné kópie používajú tri typy súborov. Prenosový súbor účtovníka (s príponou súboru .qbx) je to, čo klient vytvorí a odovzdá účtovníkovi. Skutočná kópia účtovníka (s príponou súboru .qba) je to, s čím účtovník pracuje po tom, ako otvorí súbor prevodu účtovníka. Nakoniec je tu Exportný súbor účtovníka (s príponou súboru .qby), ktorý obsahuje zmeny, ktoré sa vrátia klientovi.

Je zrejmé, že tieto kroky v skutočnosti nemusí byť váš klient; možno budete musieť urobiť špinavú prácu. V oboch prípadoch však tento proces funguje. Všimnite si však, že k úspore reálneho času pre účtovníka a k úspore nákladov pre klienta dochádza vtedy, keď môžete prinútiť klienta, aby si vybral príkaz a pracoval s dialógovým oknom. Potom si môžete účtovať účtovateľný čas za skutočnú prácu s údajmi QuickBooks a nie za hranie sa so súborom.

Elektronické zaslanie kópie účtovníka

Váš klient môže tiež poslať kópiu kópie účtovníka QuickBooks elektronicky pomocou služby prenosu súborov spoločnosti Intuit. Za týmto účelom klient vyberie Súbor→Odoslať firemný súbor→Kópia účtovníka→Aktivity klienta→Odoslať účtovníkovi. QuickBooks poskytuje na obrazovke pokyny na odoslanie alebo nahranie kópie účtovníka na server Intuit vrátane krokov na pridanie hesla na zabezpečenie nahraného súboru.

Po nahraní účtovníckej kópie server Intuit pošle účtovníkovi e-mailovú správu s odkazom, ktorý môže účtovník použiť na stiahnutie súboru účtovníckej kópie. Ako bolo uvedené, klient poskytuje heslo na obmedzenie prístupu k sťahovanému súboru, takže účtovník potrebuje toto heslo od klienta pred stiahnutím. Účtovník tiež potrebuje akékoľvek heslo QuickBooks na otvorenie stiahnutého súboru.

Chcete použiť príkaz Odoslať súbor spoločnosti alebo chcete, aby vaši klienti používali príkaz Odoslať súbor spoločnosti, ak je to možné. Príkaz Odoslať súbor spoločnosti vám ušetrí veľa nariekania a škrípania zubami. Poskytuje tiež vysoko bezpečný spôsob zdieľania účtovných kópií. Platnosť odkazu v e-mailovej správe, ktorú dostanete od spoločnosti Intuit, vyprší po niekoľkých dňoch. Preto, ak vám váš klient pošle súbor v prvý deň vašej dvojtýždňovej dovolenky, odkaz nebude fungovať, keď sa vrátite do kancelárie. Platnosť odkazu vyprší.