Ako vytvoriť účtovníkovú kópiu dátových súborov v QuickBooks 2011

QuickBooks uľahčuje účtovníkom prácu s klientskymi dátovými súbormi. Môžete požiadať klienta, aby v QuickBooks použil funkciu Accountant's Copy a jednoducho vám poslal e-mailom alebo slimákom e-mailom kópiu dátového súboru QuickBooks. Potom môžete skontrolovať kópiu dátového súboru tohto účtovníka, vykonať potrebné opravy alebo zmeny a potom odoslať zmeny, ktoré sa majú vykonať, späť klientovi. Klient potom môže tieto zmeny jednoducho importovať do svojho existujúceho súboru QuickBooks a vydať sa na svoju veselú cestu. Celkom pekné, však?

Váš klient vytvorí účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks pomocou svojej verzie QuickBooks a skutočného dátového súboru. Našťastie je tento proces veľmi jednoduchý. Tu je to, čo musí váš klient urobiť:

Vyberte Súbor → Kópia účtovníka → Aktivity klienta → Uložiť súbor.

QuickBooks najskôr zobrazí správu s otázkou, či chce klienta

• An accountant " s kopírovania súboru.

• Prenosná alebo záložnej kópie súboru.

Kópiu účtovníka môžete vytvoriť aj výberom položky Súbor → Vytvoriť kópiu a potom kliknutím na tlačidlo Kópia účtovníka.

Prenosný súbor je skutočné, živé kópie súboru QuickBooks dát, ktorá bola mierne scrunched čo do veľkosti, takže je ľahšie pohybovať (napríklad e-mailom súbor ako prílohu). Záložný súbor je záloha, druhá kópia QuickBooks súboru vytvoriť (obvykle), takže budete mať kópiu dátového súboru QuickBooks vo veci stane niečo zlé na pôvodnú QuickBooks dátového súboru.

Vyberte Kópia účtovníka a potom pokračujte kliknutím na Ďalej.

Zadajte dátum rozdelenia.

Transakcie spadajúce pred tento dátum je možné upravovať iba v kópii účtovníka. Transakcie, ktoré spadajú po týchto dát môžu byť upravené v oboch kópie tohto účtovného a kópiu klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Objaví sa ďalšia správa oznamujúca klientovi, že QuickBooks musí zatvoriť všetky okná, aby vytvoril účtovníkovu kópiu. QuickBooks môže klientovi tiež povedať, aby vložil disk.

Kliknite na tlačidlo OK a vložte disk (ak je to potrebné).

QuickBooks zobrazí dialógové okno Save Accountant's Copy.

Pomenujte kópiu účtovníka a vyberte, kam sa má uložiť.

Klient si musí zapamätať, kde sa uloží kópia súboru účtovníka. Tento súbor sa odovzdá účtovníkovi — e-mailom, slimákovým e-mailom alebo sa uloží na disk — aby ho účtovník mohol použiť.

Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Klient vám potom musí tento súbor dát.

Váš poskytovateľ e-mailu môže obmedziť veľkosť príloh (vrátane súborov QuickBooks), ktoré môžete odosielať alebo prijímať prostredníctvom e-mailu. Ak veľkosť nevyhovuje, môžete nahrať súbor QuickBooks na webovú stránku Intuit výberom položky Súbor → Kópia účtovníka → Aktivity klienta → Odoslať účtovníkovi. Intuit vám potom pošle správu s odkazom, na ktorý sa dá kliknúť a ktorý môžete použiť na stiahnutie súboru.

Je zrejmé, že tieto kroky v skutočnosti nemusí byť váš klient; možno budete musieť urobiť špinavú prácu. V oboch prípadoch však tento proces funguje. Všimnite si však, že k úspore reálneho času pre účtovníka a k úspore nákladov pre klienta dochádza vtedy, keď môžete prinútiť klienta, aby si vybral príkaz a pracoval s dialógovým oknom. Potom si môžete účtovať účtovateľný čas za skutočnú prácu s údajmi QuickBooks namiesto hrania sa so súborom.