Ako vytvoriť skutočnú objednávku v QuickBooks 2012

Objednávka slúži jednoduchému účelu: Informuje niektorého dodávateľa, že chcete kúpiť nejakú položku. V skutočnosti, objednávka je zmluva o kúpe. Ak chcete použiť QuickBooks 2012 na vytváranie nákupných objednávok, postupujte takto:

Povedzte QuickBooks, že chcete vytvoriť nákupnú objednávku výberom Dodávatelia→Vytvoriť objednávky.

Ak ponuka Dodávatelia neposkytuje príkaz Vytvoriť nákupné objednávky, QuickBooks nevie, že chcete vytvoriť nákupné objednávky.

Použite rozbaľovací zoznam Dodávateľ na identifikáciu dodávateľa, od ktorého chcete tovar kúpiť.

V rozbaľovacom zozname Dodávateľ je uvedený zoznam všetkých dodávateľov vo vašom zozname dodávateľov.

(Voliteľné) Klasifikujte nákup pomocou rozbaľovacieho zoznamu Trieda.

(Voliteľné) V rozbaľovacom zozname Doručiť zadajte inú adresu dodania.

V rozbaľovacom zozname Odoslať do sa zobrazí zoznam všetkých vašich zákazníkov, predajcov a zamestnancov. Adresu dodania vyberiete výberom jedného z týchto ďalších mien. Po výbere položky zo zoznamu Ship To, QuickBooks vyplní pole Ship To address príslušnými informáciami.

Okno Vytvoriť nákupné objednávky obsahuje niektoré štandardné a známe tlačidlá a polia: Predchádzajúca, Ďalšia, Tlačiť, Hľadať, Pravopis, História a Šablóna.

Potvrďte dátum objednávky.

Na začiatku QuickBooks vloží aktuálny systémový dátum do poľa Dátum. Mali by ste však potvrdiť, že dátum, ktorý QuickBooks zadá ako dátum nákupnej objednávky, je správny. Toto je dátum zmluvy. Dátum často určuje zmluvné podmienky – napríklad počet dní, v rámci ktorých má byť položka odoslaná.

Potvrďte číslo objednávky.

Číslo nákupnej objednávky alebo číslo objednávky jednoznačne identifikuje doklad nákupnej objednávky. QuickBooks za vás sekvenčne čísluje objednávky a umiestňuje príslušné číslo do poľa č. objednávky. Odhad, ktorý QuickBooks robí o správnom čísle objednávky, je zvyčajne správny. Ak nie je správne, môžete zadať náhradné číslo.

Potvrďte informácie o predajcovi a odoslaní.

Blok Predajca a Blok Doručiť identifikujú predajcu, od ktorého tovar kupujete, a adresu, na ktorú chcete, aby mu predajca poslal zásielku. Tieto informácie by mali byť správne, ak je váš zoznam dodávateľov aktuálny a ak ste správne použili rozbaľovací zoznam Odoslať na, ak je to potrebné, na identifikáciu alternatívnej adresy dodania.

Napriek tomu sa uistite, že informácie zobrazené v týchto dvoch blokoch adries sú správne. Ak informácie nie sú správne, samozrejme, opravte to. Informácie o bloku adresy môžete upraviť výberom nesprávnych informácií a následným prepísaním toho, čo sa má zobraziť.

Popíšte každú položku, ktorú si chcete objednať.

Stĺpce okna Vytvoriť nákupné objednávky môžete použiť na podrobný popis každej položky, ktorú chcete objednať v rámci nákupu. Každá položka ide na svoj vlastný riadok. Ak chcete opísať položku, ktorú chcete kúpiť od predajcu, uveďte nasledujúce informácie:

• Položka: V stĺpci Položka zaznamenáte jedinečné číslo položky pre položku, ktorú chcete kúpiť. Pamätajte, že položky je potrebné zadať alebo popísať v zozname položiek. Hlavná vec, ktorú by ste mali vedieť o zozname položiek, je, že všetko, čo chcete zobraziť na faktúre – alebo v tomto prípade na nákupnej objednávke – musí byť popísané v súbore položiek.

• Popis: V stĺpci Popis opíšete položku, ktorú vyberiete. Môžete tiež upraviť pole Popis tak, aby dávalo zmysel zákazníkom alebo dodávateľom.

• Množstvo: Stĺpec Množstvo určuje množstvo položky, ktoré chcete. Do tohto poľa samozrejme zadáte počet položiek, ktoré chcete.

• Sadzba: Stĺpec Sadzba určuje cenu za jednotku alebo sadzbu za jednotku pre položku. Všimnite si, že QuickBooks používa rôzne označenia pre tento stĺpec v závislosti od typu podnikania, ktoré ste nastavili.

• Zákazník: Stĺpec Zákazník identifikuje zákazníka, pre ktorého sa tovar kupuje.

• Suma: Stĺpec Suma zobrazuje celkovú sumu vynaloženú na položku. QuickBooks vypočíta sumu za vás vynásobením množstva sadzbou (alebo cenou). Môžete tiež upraviť množstvo stĺpca. V tomto prípade QuickBooks upraví sadzbu (alebo cenu) tak, že množstvo krát sadzba sa vždy rovná sume.

• Trieda: V stĺpci Trieda klasifikujete položky nákupnej objednávky na úrovni položky a nie na úrovni nákupnej objednávky.

Zadáte popis každej položky, ktorá by mala byť súčasťou objednávky. To napríklad znamená, že ak si chcete objednať šesť položiek od predajcu, vaša nákupná objednávka by mala obsahovať šesť riadkov informácií.

Vytlačte objednávku.

Účelom zaznamenania objednávky do QuickBooks je vytvoriť formálny záznam o nákupe. Takmer vždy chcete preniesť túto nákupnú objednávku predajcovi. Objednávka povie predajcovi presne to, čo chcete kúpiť, a cenu, ktorú ste ochotní zaplatiť. Ak chcete objednávku vytlačiť, kliknite na tlačidlo Tlačiť. Objednávky môžete vytlačiť aj neskôr v dávke; Ak to chcete urobiť, uložte všetky nákupné objednávky, ktoré chcete vytvoriť, a potom vyberte príkaz Súbor->Tlačiť formuláre→Objednávky.

Uložte objednávku.

Ak chcete objednávku uložiť, kliknite buď na tlačidlo Uložiť a zavrieť, alebo na tlačidlo Uložiť a nové. Ak kliknete na tlačidlo Save & New, QuickBooks uloží danú nákupnú objednávku a znova zobrazí prázdnu verziu okna Create Purchase Orders, aby ste mohli zaznamenať ďalšiu nákupnú objednávku.