Ako vytvoriť prispôsobený formulár faktúry v QuickBooks 2010

Aj keď si pre svoje faktúry môžete vybrať preddefinovanú šablónu formulára faktúry, QuickBooks 2010 vám poskytuje väčšiu flexibilitu. Môžete si tiež vytvoriť vlastné šablóny formulára faktúry a navrhnúť tak faktúru, ktorá bude vyzerať presne tak, ako chcete.

1Vyberte Zákazníci→Vytvoriť faktúry.

Zobrazí sa okno Vytvoriť faktúry.

2 Kliknite na tlačidlo Prispôsobiť.

QuickBooks zobrazí okno Customize QuickBooks Forms.

3 Kliknite na tlačidlo Prispôsobiť rozloženie údajov.

Ak kliknete na tlačidlo Prispôsobiť rozloženie údajov, QuickBooks by mal zobraziť dialógové okno Základné prispôsobenie.

Prípadne kliknite na tlačidlo Vytvoriť nový dizajn a prejdite na webovú lokalitu, ktorá vás prevedie reláciou plnohodnotného grafického návrhu formulára faktúry. Jednoducho postupujte podľa pokynov webovej lokality, ktoré sa zobrazujú na webových stránkach.

4 Kliknite na tlačidlo Spravovať šablóny.

Zobrazí sa dialógové okno Spravovať šablóny.

5 Vyberte šablónu faktúry, ktorú chcete prispôsobiť.

QuickBooks na začiatku dodáva vlastnú šablónu faktúry a šablónu finančného poplatku, ktorú si môžete prispôsobiť.

Prípadne môžete vybrať jednu z existujúcich šablón a potom kliknúť na tlačidlo Kopírovať, čím vytvoríte a potom prispôsobíte jednu z týchto šablón, pričom ponecháte originál.

6 Kliknite na tlačidlo OK.

QuickBooks zatvorí dialógové okno Manage Templates a vráti vás do dialógového okna Basic Customization.

7Ak chcete na svoje faktúry pridať logo, začiarknite políčko Použiť logo.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Select Image.

8V dialógovom okne Select Image vyberte súbor s grafickým obrázkom, ktorý zobrazuje vaše logo.

Dialógové okno Vybrať obrázok funguje ako štandardné dialógové okno na otvorenie súboru v systéme Windows.

9Ak chcete do svojich faktúr pridať farbu, vyberte farebnú schému, ktorú chcete použiť, z rozbaľovacieho zoznamu Vybrať farebnú schému a potom kliknite na tlačidlo Použiť farebnú schému.

Farbu pridajte iba vtedy, ak máte farebnú tlačiareň a je vám jedno, či miniete malé imanie na farebný atrament.

10Ak chcete zmeniť písmo, vyberte požadovaný kúsok textu zo zoznamu Zmeniť písmo pre a kliknite na tlačidlo Zmeniť písmo.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Príklad.

11Použite možnosti Písmo, Štýl písma a Veľkosť v dialógovom okne Príklad, aby ste určili, ako má vyzerať vybraný kúsok textu.

Dialógové okno Príklad obsahuje pole Ukážka, ktoré ukazuje, ako vyzerajú zmeny vášho písma.

12 Keď dokončíte špecifikáciu písma, kliknite na tlačidlo OK.

Dialógové okno Príklad sa zatvorí.

13V časti Informácie o spoločnosti a transakcii dialógového okna Základné prispôsobenie začiarknite políčka, ktoré zodpovedajú informáciám, ktoré chcete zahrnúť.

Ak chcete, aby sa názov spoločnosti objavil na formulári faktúry – to znamená, že nepoužívate hlavičkový papier ani predtlačené formuláre faktúry – začiarknite políčko Názov spoločnosti.

14 (Voliteľné) Kliknite na tlačidlo Ďalšie prispôsobenie.

Ak sa tlačidlo Ďalšie prispôsobenie nezobrazí v spodnej časti dialógového okna Základné prispôsobenie – a v niektorých verziách aplikácie QuickBooks sa nezobrazí – kliknite na tlačidlo Zrušiť.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Ďalšie prispôsobenie. Dialógové okno Ďalšie prispôsobenie nemôžete použiť, ak pracujete s jednou z predvolených šablón faktúr – iba ak pracujete s kópiou. V súlade s tým vás QuickBooks môže vyzvať, aby ste si vytvorili kópiu šablóny faktúry.

15Na karte Hlavička zadajte informácie, ktoré sa majú zobrazovať v hornej časti okna Vytvoriť faktúry a v hornej časti aktuálneho vytlačeného formulára faktúry.

Tieto informácie poskytujú číslo faktúry, dátum faktúry a informácie o fakturácii a dodaní.

16Pomocou začiarkavacích políčok Predvolený názov špecifikujte, či sa má názov formulára objaviť vo verzii faktúry na obrazovke a v tlačenej verzii faktúry.

Verzia obrazovky sa zobrazí v okne Vytvoriť faktúry.

17Do textového poľa Predvolený názov zadajte názov formulára.

Zadajte akúkoľvek popisnú frázu, ktorá sa má zobrazovať v hornej časti faktúr.

18Pomocou začiarkavacích políčok Dátum zadajte, či sa má dátum zobraziť na obrazovke a či sa má faktúra vytlačiť.

Uveďte tiež, aký štítok by sa mal použiť na popis dátumu faktúry.

19 Kliknite na kartu Stĺpce v dialógovom okne Ďalšie prispôsobenie.

Otvorí sa karta Stĺpce.

20Začiarknutím políčok a zadaním popisných štítkov do textových polí Názov zadajte, ktoré stĺpce sa majú zobraziť.

Pomocou začiarkavacích políčok Obrazovka a Tlač označte, či sa má konkrétny údaj na úrovni stĺpca zobraziť ako stĺpec v okne Vytvoriť faktúry alebo na skutočne vytvorenej faktúre.

21 Umiestnite stĺpce v požadovanom poradí zadaním hodnôt do textových polí Poradie položiek.

Ak sa má číslo alebo kód položky objaviť napríklad v prvom stĺpci vľavo, do textového poľa Objednávka položky zadáte hodnotu 1.

22 (Voliteľné) Kliknite na kartu Prog Cols.

Na tejto karte môžete pridávať a odstraňovať informácie, ako je napríklad objednaná suma, predtým fakturovaná suma a všetky doobjednané sumy.

23 Kliknite na kartu Päta.

Na tejto karte môžete určiť, aké informácie sa zobrazia v okne Vytvoriť faktúry pod oblasťou stĺpcov a na skutočnej vytlačenej faktúre pod oblasťou stĺpcov.

24Ak chcete, aby sa v päte zobrazili nejaké informácie, začiarknite políčka Obrazovka a Tlačiť; ak chcete zmeniť časť textu, ktorú QuickBooks používa, upravte obsah textového poľa Title.

Informácie v päte obsahujú správu pre zákazníka, celkovú sumu faktúry, informácie o platbách a kredite, pole so splatným zostatkom a (voliteľne) dlhšie textové pole.

25 Kliknite na kartu Tlačiť.

Na tejto karte môžete ovládať, ako QuickBooks tlačí faktúry, ktoré používajú šablónu, ktorú ste si prispôsobili.

26Vyberte prepínač v hornej časti karty.

Prepínače v hornej časti karty vám umožňujú určiť, že pri tlači tejto konkrétnej šablóny faktúry má aplikácia QuickBooks použiť bežné nastavenia tlačiarne starých faktúr alebo iné špeciálne nastavenia tlače.

27 Kliknite na tlačidlo OK.

QuickBooks uloží vaše zmeny a zatvorí dialógové okno Ďalšie prispôsobenie.