Ako vytvoriť počiatočnú skúšobnú predvahu nastavenia QuickBooks 2013

Bez ohľadu na to, či používate verziu Express Start alebo verziu Advanced Setup/EasyStep Interview procesu inštalácie QuickBooks, v skutočnosti nezískate úplný skúšobný zostatok do súboru spoločnosti QuickBooks jednoduchým nastavením. Za predpokladu, že budete postupovať podľa pokynov a tipov uvedených v predchádzajúcich odsekoch, dostanete do QuickBooks iba svoj bankový účet, pohľadávky, zásoby a zostatky záväzkov.

Napriek tomu musíte do QuickBooks zadať všetky chýbajúce informácie o skúšobnom zostatku, aby ste mohli začať získavať dobré správy z QuickBooks a používať QuickBooks na poskytovanie finančných údajov do vašich daňových priznaní.

Ak chcete zaznamenať zvyšok svojho počiatočného skúšobného zostatku, zapíšte si zápis do denníka. Zápis do denníka zaznamenáva zostávajúce sumy skúšobného zostatku pre všetky vaše ostatné účty k dátumu konverzie alebo začiatku: účty iné ako vaše bankové účty, pohľadávky, záväzky a zásoby.

Ako jednoduchý príklad, ktorý vám ukáže, ako to funguje, predpokladajme, že máte skúšobnú váhu zobrazenú v nasledujúcej tabuľke.

Skúšobná bilancia

Upozorňujeme, že na bankovom účte sa nezaznamenáva žiadny zostatok, nezaznamenáva sa žiadny zostatok na účtoch (tento účet sa dokonca nezobrazuje v skúšobnom zostatku) a žiadne zostatky sa nezaznamenávajú pre zásoby alebo záväzky (pretože tieto účty majú nulu zostatky ku dňu konverzie).

Na účely tohto príkladu hotovostný zostatok nie je bankový účet, ale je to v skutočnosti hotovosť: zásuvka na stole plná použitých bankoviek nízkej nominálnej hodnoty s poradovými číslami, ktoré nie sú poradové.

Nasledujúci obrázok ukazuje, ako vyzerá okno Make General Journal Entries, keď zaznamená chýbajúce informácie o skúšobnej bilancii. Po zaznamenaní tohto účtovného zápisu je skúšobný predvaha správny k dátumu začiatku.

Vyberte príkaz Spoločnosť→ Vytvoriť záznam do denníka. Keď QuickBooks zobrazí okno Všeobecné položky denníka, použite stĺpce Účet, Debet a Kredit na zaznamenanie svojho denníka.

Ak vás predstava zápisu do denníka desí, možno sa ocitnete v troskách. Ak chcete založiť QuickBooks v inom čase ako začiatkom roka, musíte si osvojiť prácu s podvojným účtovníctvom.

To, žiaľ, znamená, že ak nastavujete QuickBooks niekedy v polovici roka, musíte zadať všeobecný záznam do denníka, aby ste napravili podivnosti, ktoré vytvára nastavenie QuickBooks. Ak neviete, ako funguje podvojné účtovníctvo – ak debetné a kreditné položky nie sú vašimi priateľmi – pravdepodobne budete potrebovať niekoho, kto vám pomôže.

Poznámka: Toto by nemal byť veľký projekt – pre prípad, že by ste sa rozhodli zavolať svoju CPA. Ak vaša CPA príde do vašej kancelárie a ak pre ňu máte pripravený skúšobný zostatok, zadanie potrebného všeobecného denníka by jej malo trvať len niekoľko minút. Možno jej kúpiš pekný obed a tým sa vyrovná skóre.

Príklad zo skutočného života na záver

Dobre, pravdivé priznania. Príklad, ktorý uvádzam v predchádzajúcich štyroch odsekoch? Pravdepodobne nebudete mať to šťastie, že zápis do denníka počiatočnej skúšobnej súvahy bude taký jednoduchý. Pravdepodobne budete musieť riešiť bankový účet a zostatky na účtoch pohľadávok, záväzkov alebo zásob. Preto vám teraz ukážem, ako to funguje.

Predpokladajme, že máte skúšobné váhy uvedené v tabuľke 1-2. Všimnite si, že v tomto príklade (na rozdiel od predchádzajúceho príkladu) je prvý zobrazený účet — ten s 5 000 USD — bankový účet.

Ďalšia skúšobná bilancia

Tu je zložitá časť zaznamenávania tejto skúšobnej bilancie. Všetky tieto informácie o skúšobnej bilancii nemusíte zaznamenávať prostredníctvom účtovného zápisu. Pretože bankový účet, pohľadávky, záväzky a časti zásob už boli zaznamenané, ak ste počas procesu nastavenia QuickBooks pridali informácie o zákazníkovi, predajcovi, položke a bankovom účte, stačí zadať zvyšok skúšobného zostatku.

Keďže však nebudete zaznamenávať celý skúšobný zostatok, váš záznam v denníku nielenže nebude zodpovedať vášmu skutočnému skúšobnému zostatku, ale nebude ani vyrovnaný. Aby to bolo v rovnováhe, vložíte rozdiel do účtu, ktorý QuickBooks poskytuje práve pre tento druh účtovníckeho šialenstva: účet Opening Balance Equity (pozri nasledujúci obrázok).