Ako vytvoriť objednávku v QuickBooks 2010

QuickBooks môžete použiť na vytvorenie objednávky pre vašu firmu. Nákupná objednávka informuje dodávateľa, že chcete kúpiť nejakú položku. Objednávka je v skutočnosti zmluvou o kúpe.

1Vyberte Dodávatelia→Vytvoriť objednávky.

QuickBooks zobrazí okno Vytvoriť nákupné objednávky.

2Z rozbaľovacieho zoznamu Dodávateľ vyberte dodávateľa, od ktorého chcete položku zakúpiť.

Rozbaľovací zoznam Dodávateľ obsahuje každého z dodávateľov vo vašom zozname dodávateľov.

3 (Voliteľné) Klasifikujte nákup pomocou rozbaľovacieho zoznamu Trieda.

Pomocou tried môžete určiť, na akú časť vášho podnikania sa nákup vzťahuje.

4 (Voliteľné) Zmeňte adresu výberom mena z rozbaľovacieho zoznamu Odoslať kam.

V rozbaľovacom zozname Odoslať do sa zobrazí zoznam všetkých vašich zákazníkov, predajcov a zamestnancov. Po výbere položky zo zoznamu Ship To, QuickBooks vyplní pole Ship To address príslušnými informáciami.

5Potvrďte dátum objednávky.

Na začiatku QuickBooks vloží aktuálny systémový dátum do poľa Dátum. Mali by ste však potvrdiť, že dátum, ktorý QuickBooks zadá ako dátum nákupnej objednávky, je správny.

6Potvrďte číslo objednávky.

Číslo nákupnej objednávky alebo objednávky jednoznačne identifikuje doklad nákupnej objednávky. QuickBooks za vás sekvenčne čísluje objednávky a umiestňuje príslušné číslo do poľa č. objednávky. Odhad, ktorý QuickBooks robí o správnom čísle objednávky, je zvyčajne správny. Ak nie je správne, môžete zadať náhradné číslo.

7Potvrďte predajcu a odošlite na informácie.

Blok Predajca a Blok Doručiť identifikujú predajcu, od ktorého tovar kupujete, a adresu, na ktorú chcete, aby mu predajca poslal zásielku. Ak informácie nie sú správne, samozrejme, opravte to. Informácie o bloku adresy môžete upraviť výberom nesprávnych informácií a následným prepísaním toho, čo sa má zobraziť.

8V stĺpci Položka si zapíšte jedinečné číslo položky pre položku, ktorú chcete kúpiť.

Pamätajte, že položky je potrebné zadať alebo popísať v zozname položiek. Hlavná vec, ktorú by ste mali vedieť o zozname položiek, je, že všetko, čo chcete zobraziť na faktúre – alebo v tomto prípade na nákupnej objednávke – musí byť popísané v súbore položiek.

9V stĺpci Popis zadajte niektoré podrobnosti o položke, ktorú vyberiete.

Môžete tiež upraviť pole Popis tak, aby dávalo zmysel zákazníkom alebo dodávateľom.

10V stĺpci Množstvo zadajte požadované množstvo položky.

Samozrejme, zadáte číslo konkrétnej položky, ktorú chcete.

11V stĺpci Sadzba zadajte cenu za jednotku alebo sadzbu za jednotku položky.

QuickBooks používa pre tento stĺpec rôzne označenia v závislosti od typu podnikania, ktoré ste nastavili.

12Do stĺpca Zákazník zadajte meno zákazníka.

V tomto formulári je zákazníkom osoba, pre ktorú sa tovar kupuje.

13 (Voliteľné) V stĺpci Čiastka upravte celkovú sumu vynaloženú na položku.

QuickBooks vypočíta hodnotu sumy za vás vynásobením množstva sadzbou (alebo cenou). Ak upravíte tento súčet, QuickBooks upraví sadzbu (alebo cenu) tak, aby sa množstvo krát sadzba vždy rovnalo sume.

14V stĺpci Trieda klasifikujte položky nákupnej objednávky na úrovni položky, a nie na úrovni nákupnej objednávky.

Zadáte popis každej položky, ktorá by mala byť súčasťou objednávky. Napríklad, ak si chcete objednať šesť položiek od predajcu, vaša nákupná objednávka by mala obsahovať šesť riadkov informácií.

15 Kliknutím na tlačidlo Tlač vytlačte objednávku.

Objednávky môžete vytlačiť aj neskôr v dávke; Ak to chcete urobiť, uložte všetky nákupné objednávky, ktoré chcete vytvoriť, a potom vyberte Súbor→Tlačiť formuláre→Objednávky.

16 Kliknite buď na tlačidlo Uložiť a zavrieť, alebo na tlačidlo Uložiť a nové.

Ak kliknete na tlačidlo Save & New, QuickBooks uloží danú nákupnú objednávku a znovu zobrazí prázdnu verziu okna Create Purchase Orders, aby ste mohli zaznamenať ďalšiu nákupnú objednávku.